ب . التفات و عنايت مدير به گرفتاريها و مشكلات حاد كاركنان و در مواردى ، تلاش در جهت رفع مشكلات ، تاثير بسزايى بر روى انگيزش كاركنان دارد و آنان را وا مى دارد تا از صميم دل ، نسبت به انجام وظايف خود اقدام نمايند. عيادت از كاركنان بيمار، يا پرسش ‍ از بهبودى بيمارى كه متعلق به كاركنان است ، و... همه از مصاديق تفقد و دلجويى است .
همچنين تبريك و تهنيت به مناسبت ايام خوش و شادى كارمند و اجابت دعوت او به منظور شركت در مراسم جشن ، حاكى از توجه و اهميت دادن مدير به كاركنان است .
2 - 5. تمجيد
تمجيد و بر زبان جارى ساختن كارهاى مثبت كاركنان ، روش بسيار موثرى در انگيزش كاركنان است . هنگامى كه افراد سازمان ، وظايف محوله را به درستى انجام مى دهند و تلاش مى كنند تا با خلاقيت و ابداع روشهاى نوين ، عملكرد بهترى را از خود به نمايش ‍ گذارند تا در نهايت موجب افزايش بهره ورى در سازمان شود، ممكن است با دو گونه عكس العمل متفاوت از سوى مديران و سرپرستان مواجه گردند: اول آنكه مديران هيچ توجهى به آنان نشان ندهند و به گونه اى عادى با كاركنان برخورد نمايند كه گويا هيچ امر مهمى رخ نداده است . صورت دوم آن است كه مديران به تمجيد و تعريف كارهاى خوب كاركنان بپردازند و از آنان قدردانى نمايند. اين تعريف و تقدير، موجب ايجاد انگيزه در ديگر كاركنان مى شود و آنان را وا مى دارد تا به انجام كارهاى مثبت روى آورند؛ و از سوى ديگر، كاركنان شايسته را ترغيب مى كند تا بيش از پيش ، خود را در عرصه كار نشان دهند و عملكرد بهترى را از خود بروز نمايند خلاصه آنكه اهتمام مدير به بيان كارهاى مثبت و ناديده نگرفتن آنها، ابزار كار آمدى جهت انگيزش كاركنان مى باشد؛ ضمن آنكه فرهنگ سازمانى به وجود آمده در چنين فضايى ، مشوق انجام كارهاى شايسته و مثبت مى شود و موجب گسترش آن در سازمان مى گردد.
3 - 5. تشويق و پاداش
هنگامى كه يك مدير مى پرسد: (( چگونه مى توانم در كارمندانم ايجاد انگيزه كنم ؟ )) نخستين پاسخ ، معمولا به پاداش متوجه مى شود و مديران از راه پاداش ، در كاركنان ايجاد انگيزه مى كنند. در باره نوع پاداش بايد ديد كه چه عوامل تشويقى اى در اختيار مديريت قرار دارد؛ متداول ترين ابزار تشويق ، پيشنهاد ترفيع ، فوق العاده ، اضافه كار و... مى باشد.
هر مدير، متناسب با وضع خود، بايد روشى را براى تشويق كاركنان برگزيند و اين گزينش مبتنى بر دو چيز است :
1. شناسايى عوامل تشويقى موجود در سازمان ؛
2. شناخت نيازهاى كاركنان .
هر گاه مدير، به نيازمنديهاى گوناگون كاركنان خود واقف باشد، مى تواند دريابد كه كدام عامل تشويقى براى كارمند، حكم پاداش را دارد.
6. طراحى مناسب شغل
هر اندازه شغل ، متناسب با روحيات و نيازهاى كاركنان طراحى شده باشد، اثر مهمى در ايجاد انگيزش آنها خواهد داشت . براى اين منظور، تلاشهاى زير در مديريت صورت مى گيرد:
1. مهندسى شغل ؛
2. توسعه شغل ؛
3. چرخش شغل ؛
4. غنى سازى شغل ؛
5. مشاغل گروهى ؛
6. خصوصيات مطلوب شغلى .
1 - 6. مهندسى شغل
هدف از مهندسى شغل آن است كه از طريق مطالعه كار، زمان سنجى و روش سنجى ، نتوانيم بهترين راه انجام كار را به دست آوريم . به كمك مهندسى شغل ، فرد مى تواند با خستگى كمتر و سرعت بيشتر، كار كند و بازدهى بيشتر و دريافت بالاترى حاصل نمايد. مهندسى شغل از جهت انگيزشى متكى بر پاداشهاى مادى و كاهش خستگى در فرد مى باشد و در حال حاضر تحت عنوان (( تكنولوژى زيستى )) ⁽²⁹⁷⁾ مطرح گرديده است كه ضمن آن ، رابطه انسان و ماشين مورد بررسى قرار مى گيرد. ⁽²⁹⁸⁾
2 - 6. توسعه شغل
مشاغل تخصصى و جزء جزء شده ، پس از مدتى باعث كسالت و دلزدگى شاغلين مى شود و انگيزه كار را در آنان تضعيف مى كنند. براى جلوگيرى از اين وضعيت ، مى توان شغل را با افزودن وظايفى توسعه داد و از حالت يكنواختى و يكسانى خارج ساخت .
3 - 6. چرخش شغل
با جا به جا كردن افراد در مشاغل هم خانواده و همگونى كه با آنها آشنايى دارند، چرخش شغلى ايجاد مى شود. با اين كار، افراد نسبت به مشاغل بيشترى مهارت مى يابند و در كار خود، از تنوع و گوناگونى برخوردار گردند.
4 - 6. غنى سازى شغل
شغل بايد به گونه اى طراحى شود كه حتى المقدور نياز به توفيق ، شناخت ، مسئوليت پذيرى و رشد و كمال را در شاغلين ارضا كند؛ يعنى شغل مى بايست غنى ، با معنى و داراى اختيارات كافى باشد، به طورى كه شاغلين بتوانند در آن شغل ، با استقلال كار كنند، و زمينه رشد و خلاقيت داشته باشند.
5 - 6. مشاغل گروهى
در اين شيوه از طراحى شغل ، يك گروه را مامور انجام يك شغل مى كنند و به آنان استقلال مى دهند تا در امور داخلى گروه خود؛ تصميم گيرند و عمل نمايند. سهيم شدن افراد در تصميم گيرى ، موجب علاقه مندى بيشتر به كار و در نتيجه ، افزايش انگيزش در آنان مى شود.
6 - 6. خصوصيات مطلوب شغلى
در اين شيوه از طراحى شغل ، نظر بر اين است كه وجود خصوصياتى در شغل - مانند تنوع در وظايف ، استقلال و اختيار كافى در انجام شغل - مى تواند موجب انگيزش شاغلين گردد. در مطالعه ديگرى ، به خصوصياتى از قبيل احساس هويت در كار، وجود بازخور در شغل ، ارتباط كافى ، و صميمانه با سايرين ، تنوع در شغل ، و استقلال و اختيار، اشاره شده و وجود اين گونه از عوامل در شغل موجد انگيزش شناخته شده است . ⁽²⁹⁹⁾
توصيه هايى براى انگيزش كاركنان
1. با ايجاد و تقويت باورهاى دينى در افراد، بكوشيد آنها را از سطح انگيزه هاى مادى ، به انگيزه هاى تلفيقى و الهى ارتقا دهيد.
2. سازمان را به گونه اى طراحى و مديريت كنيد كه كاركنان ، احساس تبعيض و بى عدالتى نكنند.
3. با شناخت افراد و سطح نيازهاى آنها، در جهت تامين نيازها اقدام نماييد.
4. اهداف والا، جذاب ، روشن و عملى را براى كاركنان ترسيم كنيد.
5. از توجه به افراد و تشويق و تمجيد كاركنان شايسته غافل نشويد.
6. شغلها را به گونه اى طراحى كنيد كه با روحيات و نيازهاى كاركنان تناسب داشته باشد.
بخش پنجم : ارتباطات
فصل اول : مفاهيم و كليات
مقدمه
وجود ارتباطات موثر و صحيح در سازمان ، پيوسته يكى از عوامل موفقيت مديريت به حساب آمده است . اساسا وظايف مديريت - از قبيل : برنامه ريزى ، سازماندهى ، هماهنگى و كنترل - بدون وجود يك سيستم ارتباطى موثر در سازمان ، قابل تحقق نمى باشد و نبود چنين سيستمى ، امكان اداره سازمان وجود نخواهد داشت ؛ به همين جهت ، بيشتر وقت مديران صرف ايجاد ارتباط و انتقال اطلاعات مى گردد، بنابراين مى توان گفت كه (( ارتباط، تار پود سازمان را به هم پيوند مى دهد و موجب يكپارچگى و وحدت سازمانى مى گردد. ⁽³⁰⁰⁾ ))
از طرف ديگر، ارتباطات مى تواند در فرايند تصميم گيرى - كه در هر يك از وظايف مديريت حضور جدى دارد - نقش اساسى داشته باشد؛ از اين رو يكى از دانشمندان مديريت مى گويد:
ارتباطات براى فرايند تصميم گيرى ضرورى است . اطلاعات و همچنين مبادله آن ، براى تعريف و روشن كردن مشكلات ، ارائه راه حلها و ارزيابى آن ، اجراى تصميمات ، كنترل و ارزيابى نتايج ، لازم و ضرورى است . ⁽³⁰¹⁾
با توجه به اينكه مسئوليت ايجاد ارتباطات صحيح در سازمان به عهده مديريت ، در كليه سطوح مديريتى است ، مديران بايد از كم و كيف فرايند ارتباطى آگاه باشند و نحوه برقرارى ارتباطات موثر را بدانند. البته دانستن مهارتهاى ارتباطى و توانايى به كارگيرى آنها براى همه كاركنان ، لازم است و به طور كلى ، داشتن ارتباطات سالم در محل كار، در موفقيت همه ، چه مديران و چه كاركنان عادى ، تاثير دارد.
بر اين اساس ، در اين نوشتار تلاش شده است ضمن تبيين تعريف ، اهميت و فرايند ارتباطات ، به مباحث گوناگونى همچون (( موانع ارتباطات )) و (( ارتباطات اثربخش )) پرداخته شود. طبيعى است با توجه به هدف اصلى كتاب - تبيين ديدگاه اسلام در مديريت - توجه ويژه اى به نگرش اسلام و آموزه هاى آن شده است .
1. تعريف ارتباطات
اغلب افراد، برداشت روشن و واضحى از ارتباطات ندارند؛ گروهى ارتباطات را در سازمان ، منحصر به مكاتبات ادارى و ارسال و دريافت نامه ها مى دانند و آن را مترادف با (( مكاتبات ادارى )) در نظر مى گيرند؛ براى گروهى ديگر (( ارتباطات )) ، وسايل ارتباطى مثل تلفن ، تلگراف ، راديو و امثال آن را به ذهن تداعى مى شود؛ برخى افراد، ارتباطات را در مقابل ضوابط و مقررات قرار مى دهند و معتقدند كه روابط بايد جاى خود را به ضوابط بدهد؛ به گمان اينها ارتباطات همان روابط شخصى و غيرادارى است . به هر حال از ارتباطات ، معانى و برداشتهاى گوناگونى در ذهن افراد وجود دارد. با وجود اين تنوع برداشتها، به نظر مى رسد مراد از ارتباطات در مديريت ، انتقال اطلاعات ، مفاهيم و معانى بين افراد سازمان مى باشد.
بر همين اساس ، برخى از دانشمندان در تعريف ارتباطات ، چنين گفته اند: ارتباطات عبارت است از انتقال اطلاعات از طريق فرستنده به گيرنده ، به شرط اينكه گيرنده ، همان معنايى را كه فرستنده قصد كرده است ، درك كند. ⁽³⁰²⁾
و بعضى ديگر گفته اند: ارتباطات فرايند ارسال و دريافت نمادهايى است كه داراى معانى به هم پيوسته مى باشند. ⁽³⁰³⁾
2. اهميت ارتباطات
وجود سازمان ، وابسته به ارتباطات است و هر مديرى معمولا بيشتر وقت خود را صرف برقرار كردن ارتباطات مى كند. براى ايجاد هماهنگى بين عناصر مادى و انسانى سازمان ، به صورت يك شبكه كار موثر و كار آمد، برقرارى ارتباطات مطلوب ، ضرورى است ؛ زيرا وقتى ارتباطات بر قرار نشود، فعاليتهاى سازمان متوقف مى شود. در واقع مى توان گفت كه مديريت كارساز به برقرارى ارتباط موثر بستگى دارد.
موضوع ارتباطات در سازمان ، از چنان اهميتى برخوردار است كه مى توان گفت ؛ اولين وظيفه مدير اين است كه سيستم ارتباطات را در سازمان ، توسعه دهد. اطلاعات لازم (شامل واقعيتها، انديشه ها و احساسات ) بايد قبل از اينكه تصميمى اتخاذ شود، مورد توجه قرار گيرد؛ لذا چنانچه هدف سازمان ، دست يافتن به حداكثر بهره ورى باشد، سيستم ارتباطات بايد به گونه اى طرح ريزى شود كه در همه حال ، اطلاعات از مجارى مربوط، در اختيار اعضاى سازمان قرار گيرد. ⁽³⁰⁴⁾
سازمانى كه افراد آن ، برخورد نافذ و موثر با يكديگر با يكديگر نارند، توانمندى لازم را براى اجراى اهداف خود ندارند و انگيزه كار در آنها به چشم نمى خورد، بدون برقرارى ارتباط مناسب متناسب با شرايط محيط، مبادله اطلاعات نمى تواند به خوبى انجام شود.
با در نظر گرفتن اين مطلب كه اطلاعات ضرورى ، از مهم ترين ابزار اعمال مديريت است و عنايت به افزايش روز افزون حجم اطلاعات در زمينه هاى علمى و فنى - كه تقريبا در هر 5 سال 2 برابر مى شود - لزوم توجه دقيق به مقوله ارتباطات كه در حقيقت پايه و اساس و بسترى براى مبادله اطلاعات است ، مشخص مى شود. ⁽³⁰⁵⁾
از طرف ديگر، مى توان گفت كه ارتباطات ، فرايندى است كه فعاليتهاى فردى و گروهى براى افزايش اثر بخشى ، از طريق آن هماهنگ مى شود. برخى از دانشمندان مى گويند:
عجيب نيست اگر بگوييم ، اثر بخشى سازمان به معناى تحقق اهداف آن ، رابطه مستقيم و نزديك با اثر بخشى نظام ارتباطى آن دارد. ⁽³⁰⁶⁾
با توجه به مطالب فوق ، مى توان گفت كه وجود ارتباط صحيح و موثر در همه سازمانها، امرى حياتى است . ارتباطات همانند سيستم اعصاب انسان كه نسبت به محركها واكنش نشان مى دهد و با ارسال پيام به اعضاى مختلف بدن ، پاسخها را هماهنگ مى كند، فعاليتهاى بخشهاى گوناگون سازمان را هماهنگ مى كند. يك سازمان ، بدون وجود ارتباطات ، تبديل به مجموعه اى از افراد مى شود كه وظايف مجزايى را انجام مى دهند و بر اثر عدم هماهنگى ، چه بسا از اهداف سازمانى به اهداف فردى گرايش پيدا مى كنند. ⁽³⁰⁷⁾ بر اين اساس ‍ مى توان گفت ريشه بسيارى از مشكلات فردى ، سازمانى ، اجتماعى ، در كمبود ارتباطات صحيح ، نقص نظام ارتباطى يا سوء برداشت و تفسير از ارتباطات موجود است .
فصل دوم : فرايند ارتباطات
اگر چه هر شخصى ، بخش اعظم وقت روزانه خود را صرف ارتباطات مى كند، ولى اغلب افراد، آگاهى ندارند كه در فرايند ارتباطات دقيقا چه اتفاقى رخ مى دهد. در تمام مواردى كه ما با تلفن صحبت مى كنيم ، يادداشتى مى نويسيم ، يا در جلسه اى شركت مى كنيم ، در يك فرايند ارتباطى قرار مى گيريم .
فرايند كلى ارتباطات ، به طورى كه در شكل زير نشان داده شده است ، شامل پنج عنصر است كه عبارتند از: فرستنده ، پيام ، وسيله ، گيرنده و بازخور. اين فرايند را مى توان به اين صورت خلاصه كرد؛ چه كسى ... چه مى گويد... به چه طريق ... به چه كسى ... با چه تاثيرى .

براى درك هر يك از عناصر مذكور در فرايند ارتباطى ، بايد ديد كه ارتباط در سازمان به چه صورت برقرار مى شود. اكنون به تشريح هر كدام از اين عناصر پرداخته مى شود:
1. فرستنده پيام
اولين مرحله از فرايند ارتباطات ، مربوط به فرستنده پيام است كه به صورت شفاهى يا كتبى پيام خود را ارسال مى كند. يكى از عواملى كه مى تواند در اين مرحله ، نقش مهمى را ايفا كند، اعتبار و شخصيت فرستنده پيام است ؛ اگر فرستنده پيام از نظر دريافت كننده پيام ، اعتبار زيادى داشته باشد، پيام او جدى گرفته مى شود و مورد قبول قرار مى گيرد. به عبارت ديگر، وقتى دريافت كننده ، اعتماد، اطمينان و احترام براى فرستنده قائل باشد، كشف و تفسير پيام به معنا و مفهومى منجر مى شود كه هماهنگ با مقصود فرستنده است . برعكس ، چنانچه فرستنده پيام مورد اعتماد نباشد، دريافت كننده پيام ، آن را زير ذره بين مى گذارد و عملا معانى و مفاهيمى را دنبال مى كند كه مورد نظر گوينده نبوده است و با اين كار، سعى مى كند مقصود گوينده را لوث كند يا انجام آن را به تاخير اندازد.
بر اين اساس ، براى مديران سازمانها - كه معمولا در نقش فرستنده پيام قرار مى گيرند - ضرورى است ، باكسب ويژگيهاى لازم ، بر اعتبار و موقعيت خود بيفزايند. همچنين كسانى كه مديران را انتخاب يا انتصاب مى كنند، بايد با توجه به اين ويژگيها آنها را گزينش كنند. در ذيل به برخى از اين ويژگيها اشاره مى شود:
1 - 1. مهارتهاى علمى
يكى از عواملى كه اعتبار فرستنده پيام را فزايش مى دهد، مهارتهاى علمى و دانش كارى او است . انسان ، به طور طبيعى براى افرادى كه در حيطه كارى خود تخصص و دانش لازم را دارا هستند، احترام و اعتبار ويژه اى قائل است و سعى مى كند از نظر كارشناسى آنها در آن زمينه استفاده كند. ولى اگر فردى بخواهد در فضاهايى كه تخصص ندارد، اظهار نظر كند و آن را در قالب پيام ارسال كند، مخاطبين او، نه تنها به سخنان او ترتيب اثر نمى دهند، بلكه اعتماد آنها به او به گونه اى سلب مى شود كه حتى در مواردى كه در حيطه تخصصى او است ، آمادگى پذيرش سخنان او را ندارند.
در اين رابطه اميرالمؤ منين (عليه السلام ) مى فرمايد:
لا تقل ما لا تعلم ، فتتهم باءخبارك بما تعلم ؛ ⁽³⁰⁸⁾
چيزى را كه نمى دانى ، نگو؛ در غير اين صورت در گزارشهايت نسبت به آنچه مى دانى ، متهم مى شوى .
اگر انسان درباره موضوعى ، بدون دانش و اطلاع كافى ، سخن بگويد، اين كار سبب مى شود كه ديگران به سخنان او در ساير موارد نيز با ديد شك و ترديد بنگريد. از اين رو اگر مديرى بدون تخصص و مايه علمى لازم ، سخنى بگويد و بار كاركنان پيام بفرستد و با اين ويژگى ، در سازمان شناخته شود، بى شك اعتبار و جايگاه او در نظر آنها سست مى گردد، به نحوى كه چنانچه در مواردى سخنان كارشناسانه اى هم داشته باشد، از نظر كاركنان ، سخيف و بى ارزش جلوه مى كند؛ در نتيجه اقدامات مورد نظر مدير، به آن صورتى كه انتظار دارد، تحقق نمى يابد.
2 - 1. قدرت بيان
معمولا كسانى كه در ارائه و پرورش موضوع و متقاعد ساختن ديگران تبحر دارند، در ايجاد ارتباط موثر و مفيد موفق ترند. چه بسا دانشمندان فرزانه اى
كه توان بيان انديشه هاى خود را حتى در برابر جمعى محدود ندارند؛ و چه بسيار كسانى كه با مؤ ونه اندك علمى ، به خاطر قدرت بيان خود، مخاطبان زيادى را جذب كلام و بيان زيباى خود مى كنند.
نقش قدرت بيان در ارسال پيام ، آن قدر اهميت دارد كه هنگام بعثت حضرت موسى (عليه السلام ) به پيامبرى ، از خداوند تقاضاى داشتن بيان رسا و گويا مى كند و خطاب به خداوند عرضه مى دارد:
و احلل عقدة من لسانى يفقهوا قولى ؛ ⁽³⁰⁹⁾
خدايا، گره از زبان من باز كن تا سخن مرا درك كنند.
در حقيقت ، موسى (عليه السلام ) از خدا مى خواهد كه به او توان تفهيم و تبيين معارف الهى داده شود، تا او بتواند آن پيامى كه به او وحى مى شود، با بيان شيوا براى مردم بيان كند. به عبارت ديگر، از پروردگار خود تقاضا مى كند كه خدايا رابطه اى بين من و مردم برقرار كن كه آنها مطالب و معارف را آن گونه كه تو مى خواهى ، از من دريافت كنند، نه اينكه من نتوانم حقيقت را بيان كنم ؛ در نتيجه من چيزى بگويم و آنها پيش خود، چيز ديگرى برداشت كنند.
اساسا مغلق ، پيچيده و در لفافه سخن گفتن و اصطلاحات زياد به كار بردن ، در تبليغ پيامبران الهى وجود نداشت ؛ چنان واضح و روشن سخن مى گفتند كه براى همه قابل استفاده بود. پيغمبر اسلام (صلى الله عليه و اله و سلم ) نيز گرچه در كلامش ، حقايقى بود كه آيندگان به آن دست مى يافتند و مردم آن زمان نمى فهميدند، اما تمام آنهايى كه در مجلس حضرت نشسته بودند، به اندازه خودشان مى فهميدند. خطبه هاى على (عليه السلام ) با آن اوج و عظمتى كه دارد، در عين حال خطبه هايى است كه همان كسانى هم كه در مجلس سخنرانى ايشان حضور داشتند، به اندازه ظرفيت خودشان ، از آن سخنان استفاده مى كردند.
برخى آنچنان بى نظم و نامرتب سخن مى گويند و يا قلم مى زنند كه مخاطبان خود را ناراحت و بيزار مى كنند؛ بعضى نيز چنان در دنياى الفاظ و اصطلاحات پيچيده غرق مى شوند كه ديگران به مفهوم كلام آنها را نمى يابند؛ در حالى كه امير بيان ، على (عليه السلام ) معيار سخن و كلام زيبا و شيوا را از گونه بيان مى كند:
اءحسن الكلام مازانه حسن النظام و فهمه الخاص و العام ؛ ⁽³¹⁰⁾
زيباترين سخن ، آن كلامى است كه نظم نيكو آن را زينت بخشد و خاص و عام آن را بفهمند.
در حقيقت مى توان گفت ، مديرانى كه بتوانند با بيان رسا، پيام خود را به كاركنان ارسال كنند، به راحتى مى توانند برنامه ها، مشكلات و راه حلها را براى آنها تبيين كنند و از اين رهگذر، نيروهاى خود را به كارها و تلاش دلگرم نمايند و جو دوستى محبت را بين آنها حاكم كنند. همچنين در مقابل انتقادات بيجا، قدرت پاسخ گويى دارند؛ در نتيجه مى توانند سمپاشيهاى مغرضانه را در سازمان خنثى كنند.
3 - 1. نرم خويى
سومين ويژگى اى كه براى فرستنده پيام لازم است ، داشتن اخلاق انسانى در برخوردهاى اجتماعى است . كسى كه مى خواهد پيامى را به ديگران برساند، به گونه اى كه در آنها ايجاد علاقه و انگيزه كند، بايد خوش اخلاق باشد و به خصوص ، كلامش نرم و دلنشين باشد؛ در اين صورت مى تواند به اهداف خود برسد.
امام صادق (عليه السلام ) اين واقعيت را در يك جمله زيبا چنين بيان مى كنند:
من كان رفيقا فى اءمره نال ما يريد من الناس ؛ ⁽³¹¹⁾
هركس در كار خويش نرم و ملايم باشد، به هر چه از مردم بخواهد مى رسد.
انسان ، با اخلاق زيبا مى تواند دلهاى افراد را تسخير كند و محبت خود را در زواياى روح آنها جاى دهد. وقتى چنين رابطه عاطفى حاكم شد، آنها به صورت طبيعى ، آمادگى دارند به فعاليتهايى كه تامين كننده خواست او است ، تن دهند و بالاتر از آن ، گاهى حاضرند در مسير اهداف او فداكارى كنند.
آرى ، گاهى يك سخن آن قدر نرم و ملايم است كه دل انسان مى خواهد به هر ترتيبى كه شده آن را قبول كند؛ و گاهى بر عكس ، يك سخن پر است از گوشه و كنايه و تحقير و آن قدر خشونت دارد كه تمايلى براى پذيرش آن وجود ندارد.
برخى از مديران خيال مى كنند كه با خشونت در گفتار و عمل مى توانند كاركنان را مطيع خود كنند و آنها را وادار به تلاش كوشش ‍ نمايند و سرانجام به اهداف خود برسند؛ در حالى كه چنين برخوردى نهايتا مدير را منزوى و تنها مى كند.
قرآن به پيامبر اكرم (صلى الله عليه و اله و سلم ) كه مديريت و رهبرى كل جامعه را به عهده داشت ، گوشزد مى كند كه مهربانى و اخلاق ملايم او، علت جذب مردم به پيامبر شد و اگر ايشان خشونت داشت ، آنها از او فاصله مى گرفتند:
فبما رحمة من الله لنت لهم و لو كنت فظا غليظ القلب لانفضوا من حولك ؛ ⁽³¹²⁾
از پرتو رحمت الهى ، در برابر آنها نرم (و مهربان ) شدى ؛ و اگر خشن و سنگدل بودى ، از اطراف تو پراكنده مى شدند.
همان طور كه ملاحظه مى شود، با وجود اينكه پيامبر اسلام (صلى الله عليه و اله و سلم ) قرآن را كه بيان گوياى هدايت بود در دست داشت ، قدرت بيان فوق العاده اى داشت و مزاياى متعدد ديگرى هم داشت ، ولى اگر در كنار همه اين ويژگيها، آدمى درشت خو و سنگين دل بود، مردم از پيرامون او پراكنده مى شدند.
پيرامون كيفيت گفتار و عمل پيامبر اكرم (صلى الله عليه و اله و سلم ) داستانهاى زيادى هست كه نشان پرهيز جدى ايشان از خشونت در سخن و رفتار است ، كه بيان آنها جايگاه ديگرى را مى طلبد.
البته فرق است ميان خشونت در عمل و گفتار، با صلابت و قاطعيت ؛ رسول گرامى اسلام (صلى الله عليه و اله و سلم ) در عين اينكه نهايت تواضع و نرمش را در برخوردها و گفتارها و اخلاق خوبشان با مردم داشتند، اما در راستاى اصول اسلامى و اجراى قوانين اسلام ، قاطع بودند و انعطافى از خود نشان نمى دادند؛ همانند ريگهايى كه در كف رودخانه ها است ، كه ساليان درازى آب از روى آنها عبور كرده و آنها را ساييده است ؛ اين سنگها از طرفى بسيار صلابت دارند، و از طرف ديگر، چنان صاف مى باشند كه از لمس كردن آنها كمترين ناخوشايندى احساس نمى شود.
بنابراين مديران اگر بخواهند برنامه ها و اهداف سازمان را براى كاركنان توجيه و تبيين كنند و از آنها انتظار تلاش و كوشش را داشته باشند، بايد با كلام نرم و اخلاق نيكو با زيردستان برخورد كنند و از هر گونه خشونتى پرهيز كنند؛ ولى در عين حال ، در راه تحقق اهداف سازمان ، جدى و قاطع باشند و با هر گونه سهل انگارى خيانت افراد مقابله كنند.
2. پيام
(( پيام عبارت است از شكل عينى شده مفهوم ذهنى فرستنده پيام )) . ⁽³¹³⁾ نكته مهم اين است كه پيام بايد طورى انتخاب شود كه معناى يكسانى براى فرستنده و گيرنده پيام داشته باشد، بسيارى از مشكلات ارتباطى ، ناشى از انتخاب پيامى است كه در ذهن گيرنده مفهومى غير از آنچه در ذهن فرستنده بوده است ، ايجاد مى كند. چه بسا مديرانى كه رضايت خود را از زيردستانشان ، به نحوى ابراز داشته اند كه آنها آن را بگونه اى ديگر تعبير كرده اند؛ و چه بسا كار كنانى كه به علت نارسايى پيامشان ، نتوانسته اند كوشش و تلاش خود را آن طور كه در واقع هست ، گزارش دهند.
نه نظر مى رسد براى پرهيز از اين مشكل ، پيام بايد داراى ويژگيهايى باشد كه به برخى از آنها اشاره مى شود:
1-2. مفيد بودن پيام
برخى فكر مى كنند همان طور كه خودشان چيزى را مى دانند، ديگران هم اطلاع دارند؛ لذا در ارسال پيام از آگاهى دادن در حد ضرورت ، غفلت مى كنند؛ و بعضى برعكس ، براى فهماندن يك موضوع ، با شرح بيش از حد نسبت به جزئيات ، مخاطب را گيج مى كنند؛ در خالى كه اطلاعات زياد، غالبا مورد نياز نيست ، بلكه اطلاعاتى مفيد است كه ارتباط مستقيم با موضوع داشته باشد.