روزى امير مؤ منان (عليه السلام ) آن گردنبند را ديد و شناخت و به دخترش فرمود: اين گردنبند چگونه به دست تو رسيده است ؟ گفت : از على بن ابى رافع ، خزانه دار بيت المال اميرالمؤمنين ، عاريه گرفته ام تا در عيد با آن تزيين كنم و سپس به او برگردانم .
امير مومنان (عليه السلام ) كسى را به دنبال من فرستاد و من خدمت ايشان رسيدم . به من فرمود: اى پسى ابى رافع آيا به مسلمانان خيانت مى كنى ؟!
عرض كردم : پناه مى برم به خدا از اينكه به مسلمانان خيانت كنم .
فرمود: چگونه گردن بندى را كه در بيت المال مسلمين بوده ، بدون اجاره من و بدون رضايت مسلمانان ، به دختر اميرالمؤ منين عاريه داده اى ؟!
عرض كردم : يا اميرالمؤ منين ! ايشان دختر شما هستند و از من خواستند كه آن را به صورت عاريه به ايشان بدهم تا تزيين كنند، و من آن را به صورت عاريه مضمونه مردوده به ايشان داده ام و خودم نيز از مال خودم آن را ضمانت كرده ام و بر من است كه آن را سالم به جايش برگردانم .
فرمود: پس همين امروز آن را برگردان و مبادا كه ديگر چنين كارى را تكرار كنى كه در آن صورت ، از طرف من تنبيه و مجازات خواهى شد!
سپس فرمود: سوگند ياد مى كنم كه اگر دخترم اين گردن بند را به صورت عاريه مضمونه مردوده نگرفته بود، همانا اولين زن هاشمى بود كه به خاطر دزدى ، دست او را قطع مى كردم .
اين سخن حضرت على (عليه السلام ) به گوش دخترش رسيد، عرض كرد: اى اميرالمؤ منين ! من دختر تو و پاره تن تو هستم ؛ پس چه كسى شايسته تر از من است كه از اين گردن بند استفاده كند؟
اميرالمؤ منين (عليه السلام ) فرمود: اى دختر على بن ابى طالب ! خود را از جاده حق منحرف نكن ؛ آيا همه زنان مهاجرين مى توانند در اين عيد، با مثل اين گردن بند خو را تزيين كنند؟!
على بن ابى رافع مى گويد:
پس گردن بند را از ايشان گرفتم و به جايش برگرداندم . ⁽⁴³²⁾
6. ابن شهر آشوب جريان ديگرى در مورد عقيل ، برادر حضرت على (عليه السلام ) را اين گونه نقل مى كند:
روزى عقيل خدمت امير مؤ منان حضرت على (عليه السلام ) آمد. آن حضرت به فرزندش امام حسن (عليه السلام ) فرمود: لباسى در اختيار عموى خود بگذار.
امام حسن (عليه السلام ) يكى از پيراهنها و يكى از عباهاى خود را به ايشان داد. وقتى كه شب شد و زمان خوردن شام فرا رسيد، عقيل ديد كه سر سفره فقط نان است و نمك .
گفت : غير از اينها چيز ديگرى نيست ؟
حضرت فرمود: آيا اينها از نعمتهاى خدا نيستند؟! پس سپاس فراوان خداى را.
عقيل گفت : چيزى در اختيار من قرار بده تا قرض خود را ادا كنم . خواسته مرا زود بر آور تا از پيش تو بروم .
حضرت فرمود: اى ابايزيد، قرض تو چقدر است ؟
گفت : صد هزار درهم .
فرمود: به خدا قسم كه اين مقدار را ندارم ؛ اما صبر كن تا زمان سهم من از بيت المال فرارسد؛ آن وقت آن را با تو به صورت مساوى تقسيم مى كنم ؛ و اگر لازم نبود كه مقدار از آن را براى خانواده خود نگه دارم ، همه آن را در اختيار تو مى گذاشتم .
عقيل گفت : بيت المال در دست تو است و تو مرا به زمان دريافت سهم خود حواله مى دهى ؟ تازه ؟ مگر سهم تو چقدر است ؟ اگر همه آن را هم در اختيار من قرار دهى ، مگر مشكل مراحل مى كند؟!
حضرت فرمود: من و تو در بيت المال هيچ حقى نداريم ، جز به عنوان دو مسلمان . اين جريان در بالاى دارالاماره كه مشرف بر صندوقهاى اهل بازار بود، اتفاق افتاد.
حضرت على (عليه السلام ) خطاب به عقيل فرمود: اى ابايزيد! اگر از آنچه من مى گويم ابا دارى ، به صوى يكى از اين صندوقها (صندوقهاى اهل بازار) برو و قفلهاى آن را بشكن و هر چه داخل آن است بردار.
عقيل گفت : اين صندوقها چيست ؟ حضرت فرمود: در داخل آن اموال تجار است .
عقيل گفت : آيا به من دستور مى دهى كه صندوقهاى مردمى را كه به خدا توكل كرده و اموال خود را در آنها گذاشته اند، بشكنم ؟!
حضرت فرمود: آيا تو مرا امر مى كنى بيت المال مسلمانان را باز كنم اموال آنان را به تو بدهم ؛ در حال كه آنان به خدا توكل كرده و بر آن اموال قفل زده اند؟! و اگر هم مى خواهى شمشيرت را بردار و من هم شمشيرم را بر مى دارم و با هم به طرف منطقه "حيره " ⁽⁴³³⁾ برويم . همانا در آنجا تجار ثروتمندى هستند؛ به آنان شبيخون مى زنيم و اموال آنان را مى گيزيم !
عقيل گفت : مگر من براى دزدى به اينجا آمده ام ؟!
فرمود: از يك نفر بدزدى ، بهتر از آن است كه از همه مسلمانان بدزدى ! ⁽⁴³⁴⁾
7. ام عثمان كه صاحب فرزندى از امام على (عليه السلام ) بود نقل مى كند:
بر على (عليه السلام ) وارد شدم در حالى كه در برابرش گلهاى ميخكى ديدم كه در حيات پاشيده بودند. گفتم : اى امير مؤ منان ! دسته از اين گلها را براى دخترم بده . آن حضرت با دستايش اشاره كرد كه درهمى بده ؛ چرا كه اين ، مال مسلمانان است ؛ و گرنه صبر كن كه سهم ما از بيت المال برسد، تا دسته اى از آن گلها را به دختر بدهم . ⁽⁴³⁵⁾
8. خواهر حضرت على (عليه السلام ) ام هانى ، بر ايشان وارد شد. آن حضرت بيست درهم به او بخشيد. ام هانى از برده آزاد شده اش پرسيد : امير مؤ منان به تو چقدر داد؟ گفت : بيست درهم . ام هانى خشمناك برگشت . امام على (عليه السلام ) فرمود: خدايت رحمت كند! باز گرد. كه ما در كتاب خدا، هيچ برترى و فضلى باى اسماعيل بر اسحاق نيافتيم ! ⁽⁴³⁶⁾
بخش هفتم : كنترل و نظارت
فصل اول : مفاهيم و كليات
مقدمه
يكى از اركان مهم و عناصر حياتى در يك مديريت سالم و كار آمد، وجود نظامى كامل و دقيق براى نظارت و كنترل است . بنابراين يكى از وظايف اصلى مدير سازمان ، نظارت و كنترل مى باشد. انجام هر فعاليتى در سازمان ، در صورتى موفق و اثر بخش خواهد بود كه كنترلهاى لازم نسبت به آن به عمل آممده باشد.
مديران به وسيله كنترل و نظارت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عمليات ، آگاهى مى يابند و قدرت پيگيرى پيدا خواهند كرد، تا در صور وجود هرگونه انحراف از اهداف و برنامه ها و تخطى از انجام عمليات ، توان اصلاح آنها را پيدا كنند. هيچ سازمانى بدون داشتن يك سيستم دقيق و جامع نظارت و كنترل ، نمى تواند از منابع و امكانات خود به درستى استفاده كند و در تحقق هدفهاى خود موفق باشد.
البته تاكيد بر ضرورت وجود نظارت و كنترل و سفارش به داششتن يك نظام قوى و دقيق ، به معناى توصيه به نداشتن اعتماد به كاركنان نيست ؛ بلكه در يك عبارت كوتاه مى توان گفت : (( اعتماد در سازمان خوب است ؛ ولى نظارت لازم است )) ؛ يعنى هم بايد به كاركنان سازمان اعتماد كرد و كارها را به آنها واگذار نمود، و هم نسبت به عملكرد آنها نظرات و كنترل مناسبى انجام داد و اين دو، هيچ تضاد و منافاتى با هم ندارند؛ چرا كه نظارت و كنترل ، تنها جستجو و تكاپو براى دست يابى به نقاط ضعف و كاستيهاى برنامه ها و كاركنان سازمان نيست . بلكه در نظارت صحيح و اصولى ، هم بايد به دنبال يافتن نقاط قوت برنامه ها و تواناييهاى افراد بود، و هم در پى يافتن نقاط ضعف برنامه ها و كاستيهاى نقاط قوت كاركنان سازمان ؛ زيرا شناخت نقاط مثبت و استعدادها و تواناييهاى سازمان و كاركنان آن ، نقش بسزايى در بالابردن سازمان دارد و مديران سازمان با توجه به تواناييهاى شناخته شده افراد، مى توانند تصميمت معقول و صحيح ترى در مورد كاركنان سازمان و نقشهاى سازمانى آنها بگيرند؛ اين مسئله ، هم كارايى و موفقيت سازمان را به دنبال خواهد داشت و هم به دشد و تكامل و پيشرفت كاركنان سازمان كمك خواهد كرد.
از آنجا كه دين مبين اسلام ، دينى جامع و كامل است و پاسخ گوى تمام نيازهاى تكامل انسان و جوامع بشرى نى باشد و هر آنچه كه سعادت انسان و تكامل جوامع بشرى در گرو آن باشد، در منابع و آموزه هاى دينى يافت مى شود، در مورد نظارت و كنترل در سازمان نيز دستورهاى صريح و روشنى وجود دارد كه مديران مسلمان را به داشتن يك نظام دقيق ، جدى و عادلانه براى نظارت و كنترل بر سازمان سفارش مى كند. نخست ، خداوند متعال و فرشتگان الهى در همه حال ، ناظر بر اعمال و رفتار و نيات انسانها معرفى مى شوند و به انسان هشدار مى دهد كه همواره در محضر خدا است ؛ بنابراين بايد مواظب اعمال و رفتار و نيات خود باشد. بر همين اساس ، بحث نظارت انسان بر عملكرد خويش و يا به عبارت ديگر، مسئله (( خودكنترلى )) ⁽⁴³⁷⁾ مطرح مى شود؛ يعنى به انسان توصيه مى شود كه همواره بر اعمال و رفتار خود نظارت داشته باشد و قبل از اينكه عملكرد او مورد ارزيابى و سنجش ديگران قرار گيرد، خودش عملكرد و رفتار خود را مورد ارزيابى و حسابرسى قرار دهد.
در نظام كنترلى اسلام ، علاوه بر خود كنترلى ، نظارت بيرونى بر عملكرد افراد در سازمانها نيز به دو صورت نظارت آشكار و رسمى ، و نظارت پنهانى مطرح و تبيين مى شود.
همچنين اسلام ، مسئله نظارت عمومى و همگانى را مطرح مى كند و به همه مسلمانان دستور مى دهد كه در مقابل ديگران احساس ‍ مسئوليت كنند و در صورت مشاهده انحراف از اهداف و تخلف از وظايف ، تذكر دهند و امر به معروف و نهى از منكر نمايند.
بنابراين در يك تقسيم بندى كلى ، مى توان نظام كنترل و نظارت اسلامى را اين گونه تقسيم بندى كرد:
1. نظارت و كنترل درونى (خودكنترلى ) كه بر مبناى توجه به نظارت الهى و توجه به معاد شكل مى گيرد؛
2. نظارت و كنترل بيرونى .
اين قسم را نيز مى توان به دو نوع تقسيم كرد.
1. نظارت عمومى و همگانى (امر به معروف و نهى از منكر)؛
2. نظارت و كنترل سازمانى .
نظارت سازمانى را نيز مى توان به دو صورت انجام داد:
1. نظارت و كنترل آشكار و رسمى ؛
2. نظارت و كنترل مخفى و پنهان .
نكته اى كه نبايد از آن غافل بود اين است كه جامعيت و گستردگى نظام مطرح شده از جانب اسلام براى كنترل و نظارت ، به معناى توصيه و سفارش به افراط و زياده روى در كنترل و نظارت و سخت گيرى بيش از حد در اين مسئله نيست ، بلكه به معناى سفارش به دقت فراوان در اين مسئله و تلاش براى صحيح و درست انجام شدن آن است ؛ زيرا همان گونه كه با بى توجهى به امر كنترل ، سازمان قارد به تامين اهداف و اجراى برنامه هاى خود نمى باشند و در مقابل فرصتها و تهديدها، عكس العملها مناسبى نشان نخواهد داد، افراط و زياده روى در نظارت نيز به روحيه استقلال طلبى و آزادى خواهى افراد ضربه مى زند و باعث مقاومت كاركنان در مقابل كنترل و نظارت خواهد شد.
1. تعريف كنترل
وقتى براى سازمان ، برنامه اى تهيه شد، و تمهيدات لازم براى اجراى آن به عمل آمد،
انتظار اين است كه هدفهايى كه در برنامه پيش بينى شده است ، تحقق پيدا كند و هنگام اجراى برنامه ، اطمينان وجود داشته باشد كه حركت سازمان كاملا به سوى هدفهاى تعيين شده جهت گيرى شده است و جزئيات برنامه به صورت دقيق اجرا مى شود.
دست يابى به اين اطمينان كه در صورت مشاهده انحراف ، براى تصحيح آن اقدام لازم به عمل مى آيد، نيازمند فرايندى است كه آن را نظارت و كنترل مى نامند.
تعاريف متعدد و گوناگونى از كنترل و نظارت شده است . "استيفن رابينز" كنترل و نظارت را اين گونه تعريف مى كند:
فرايند تحت نظر قرار دادن فعاليتها، به منظور حصول اطمينان از اينكه آنها همانگونه كه برنامه ريزى شده اند، انجام مى شوند، و اصلاح انحرافات قابل ملاحظه و مهم . ⁽⁴³⁸⁾
بدين ترتيب كنترل ، فرايندى است براى حصول اطمينان از اينكه آيا اقدامات و فعاليتهايى كه در سازمان در حال اجرا است ، در راستاى اهداف پيش بينى شده براى سازمان و منطبق با اقدامات برنامه ريزى شده است يا نه ؟
بنابراين نظارت و كنترل فرايندى است كه (( بايدها )) را با (( هستها )) ، (( مطلوبها )) را با (( موجودها )) و (( پيش ‍ بينيها )) را با (( عملكردها )) مقايسه مى كند و تصوير واضحى از اختلاف يا تشابه بين اين گروه در اختيار مديران و مسئولان مربوطه قرار مى دهد.
"رابرت ماكلر" تعريفى از كنترل ارائه داده كه در آن ، عناصر و اجراى اصلى فرايند كنترل نشان داده شده است :
مديريت كنترل ، تلاشى است سيستماتيك و نظام وار براى تعيين استانداردهاى عملكرد واقعى با استانداردهاى از پيش تعيين شده ، مشخص كردن اينكه آيا انحرافاتى وجود دارد يا نه و تعيين ميزان اهميت آنها، و انجام اقدامات اصلاحى براى حصول اطمينان از اينكه همه منابع شركت ، به شيوه اى بسيار موثر و با حداكثر كارايى ممكن ، در جهت دست يابى به اهداف شركت ، مورد استفاده قرار گرفته است . ⁽⁴³⁹⁾
3. ضرورت كنترل و آثار آن
مديران هرگز نمى توانند مطمئن باشند كه رويدادها بر طبق برنامه به وقوع خواهند پيوست و حركت همه عوامل دست اندركار سازمان ، به سمت اهداف تعيين شده مى باشد؛ چرا كه پيش بينى ها و برنامه هاى عملياتى سازمان همواره با درصدى از خطا همراه است ؛ به منظور مصون ماندن از خطا يا كاهش ميزان آن و اصلاح عملكرد ضرورى است كه از فرايند كنترل و نظارت استفاده كنند.
هر مديريتى كه بخواهد بدون داشتن سيستم كنترلى ، سازمان را اداره كند، فاقد تضمين لازم براى صحت و دقت عمليات و نيز اجراى كامل و صحيح برنامه ها مى باشد. همچنين حصول اطمينان از كيفيت و كميت كالاها و خدماتى كه در سازمان ارائه مى شوند، تنها در صورتى ميسر است كه يك سيستم موثر كنترل و نظارت در سازمان وجود داشته باشد.
دلايل متعدد ديگرى نيز وجود دارد كه وجود يك نظام دقيق و مناسب كنترل و نظارت را ضرورى مى سازد و بر اهميت و جايگاه ويژه آن تاكيد دارد.
اينك برخى از اين دلايل را به اختصار توضيح مى دهيم .
1 - 2. اشراف بر اثربخشى ساير وظايف مديريت
ضرورت و اهميت برنامه ريزى ، سازماندهى و رهبرى در سازمان بر كسى پوشيده نيست ؛ لذا اين امور به عنوان وظايف اصلى مدير و عناصر و اجزاى اصلى مديريت سازمان شناخته شده اند؛ اما اين كارها همواره قرين توفيق نيستند و در راستاى تامين اهداف اصلى سازمان قرار نمى گيرند. بنابراين بايد به دنبال ابزارى باشيم كه بتواند ميزان موفقيت آنها را در تلاش براى تامين اهداف سازمان مشخص كند، براى اين منظور، چاره اى جز طراحى يك سيستم جامع و اصولى كنترل و نظارت وجود ندارد. (( كنترل به مديريت كمك مى كند كه اثر بخشى و موفقيت برنامه ريزى ، سازماندهى و رهبرى خود را تحت نظر و كنترل قرار داده و در صورت نياز، اقدامات اصلاحى را انجام دهد. )) ⁽⁴⁴⁰⁾
2 - 2. پيش بينى عكس العمل مناسب در برابر تغييرات محيطى
سازمان به عنوان يك سيستم باز، همواره در تعامل با محيط خود مى باشد و نمى تواند بدون توجه به محيط و تعامل با آن ، به حيات خود ادامه دهد. محيط سازمان داراى عوامل و پارامترهاى متعددى است كه همواره در حال تغيير و تحول هستند. تغيير و تحول به صورت جزء لاينفك و هميشگى محيط سازمانها در آمده است ؛ قوانين و مقررات دولتى اصلاح مى شوند، يا قوانين و مقررات جديدى تصويب مى شوند؛ تكنولوژى هاى جديدى به وجود مى آيند؛ بازارها جا به جا مى شوند؛ رقبا از سراسر دنيا كالاها و خدمات جديد عرضه مى كنند كه نظر مردم را به خود جلب كنند؛ مدها و سليقه ها و نيازهاى مردم عوض مى شوند و تغييرات مهم ديگرى اتفاق مى افتند كه مى توانند تاثيرات مهمى بر سازمانها داشته باشند.
بنابراين سازمانها بايد به دنبال شناسايى اين تغييرات و پيش بينى عكس العمل مناسب براى تعامل و انطباق با اين تغييرات باشند.
(( مديران به وسيله كنترل مى توانند تغييراتى را كه بر كالاها و خدمات سازمان تاثير دارند، شناسايى كنند و بدين وسيله تهديدات را مهار نمايند و از فرصتهاى پيش آمده استفاده كنند. )) ⁽⁴⁴¹⁾
با توجه به آهنگ سريع تغييرات محيطى در سالهاى اخير، اين جنبه از كنترل ، يعنى نظرات بر تغييرات محيطى و كنترل تاثيرات آن بر سازمان ، اهميت بيشترى پيدا كرده است .
3 - 2. اطمينان از روند صحيح پيشرفت كارها
(( دليل ديگر ضرورى بودن كنترل ، تحت نظارت قرار دادن روند پيشرفت كارها و اصلاح كردن اشتباهات است )) . ⁽⁴⁴²⁾
سازمان به منظور دست يابى به اهداف اصلى خود كه در قالب برنامه يا برنامه هايى پيش بينى شده است ، همواره در حركت است و قسمت هاى مختلف سازمان ، هر كدام وظيفه اى را بر عهده دارند تا سازمان را به اهداف پيش بينى شده خود برسانند. به منظور حصول اطمينان از پيشرفت كارها، ضرورى است كه در سازمان ، سيستمى طراحى و اجرا شود كه بتواند بر روند پيشرفت كارها نظارت داشته باشد.
4 - 2. تشويق به امانتدارى
امانت دارى كاركنان و اعضاى سازمان ، نسبت به سازمان و منابع و امكانات آن ، يكى از نيازهاى ضرورى است . سازمان در صورتى مى تواند از منابع و امكانات خود نگه دارى كند و در جهت دست يابى به اهداف خود، از آنها استفاده بهينه نمايد كه كاركنان و اعضاى سازمان ، افرادى امانت دار باشند و از استفاده نادرست و بى مورد از امكانات سازمان و خيانت نسبت به آنها پرهيز نمايند. به منظور ترغيب و تشويق كاركنان به امانت دارى و جلوگيرى از خيانت احتمالى آنان ، ضرورى است كه سيستمى براى كنترل و نظارت بر عملكرد آنان طراحى شود.
در ميان انواع سيستمهاى كنترلى كه در فصل هاى بعد ذكر خواهد شد، كنترل و نظارت مخفى و پنهانى ، در ترغيب كاركنان به امانت دارى مفيدتر و اثر بخش تر است .
امير مومنان حضرت على (عليه السلام ) در قسمتى از نامه معروف خود به مالك اشتر دستور مى دهند كه با فرستادن ماموران مخفى و سرى ، عملكرد كاگزارانش را زير نظر بگيرد، و يكى از دلايل عمده اين مطلب را ترغيب و تشويق آنان به امانت دارى مى دارند و مى فرمايد:
فان تعاهدك فى السر لامورهم على استعمال الامانة ؛ ⁽⁴⁴³⁾
همانا بازرسى و نظارت پنهانى تو، سبب مى شود كه آنها (كارگزاران ) به امانت دارى ترغيب شوند.
5 - 2. ترغيب به مدارا با مردم
نارضايتى مردم از ادارات و سازمانها، به ويژه سازمانهاى دولتى و شكايت مردم از نحوه عملكرد و رفتار كاركنان اين گونه ادارات ، ريشه در نحوه رسيدگى آنها به كار مردم و شيوه برخورد و رفتار آنها با ارباب رجوع دارد.
مردم از بى توجهى كاركنان سازمانها به خواسته هاشان ، كم كارى ، امروز و فردا كردن ، و طولانى شدن بيش از اندازه فرايند بعضى از كارها، به شدت ناراضى هستند. درست است كه برخى از اين مشكلات ، از برخى از قوانين خشك و دست و پاگير نشاءت مى گيرد، اما نارضايتى اغلب مردم از اجراى قوانين و مقررات نيست ، بلكه مردم از نحوه برخورد و عملكرد كاركنان سازمانها ناراضى و شاكى هستند. به عبارت ديگر، مردم از اين جهت ناراضى اند كه كاركنان سازمانها با آنها مدارا نمى كنند و به فكر حل مشكلات مردم نيستند.
بنابراين لازم است كه مديران سازمانها، به شيوه هاى مختلف و از راههاى گوناگون ، كاركنان سازمان را نسبت به مدارا كردن با مردم تشويق و ترغيب كنند. يكى از بهترين راههايى كه مى تواند كاركنان سازمان را به مداراى با مردم وادارد، بودن يك سيستم جامع و اصولى كنترل و نظارت است . در اين مورد نيز كنترل و نظارت مخفى و پنهانى ، بيشترين تاثير را دارا خواهد بود.
امام على (عليه السلام ) اين نكته را نيز به مالك اشتر چنين يادآور مى شود:
فان تعاهدك فى السر لامورهم حدودة لهم على استعمال الامانة و الرفق بالرعية ؛ ⁽⁴⁴⁴⁾
همانا نظارت پنهانى تو باعث مى شود كه آنان (كارگزاران ) به امانت دارى و مدارا با مردم ترغيب شوند.
3. ارتباط كنترل با برنامه ريزى
كنترل و نظارت به عنوان يكى از وظايف اصلى و اساسى مديريت سازمان ، ارتباط مستحكم و واضحى با ساير وظايف دارد؛ زيرا ساير وظايف مديريت - مثل برنامه ريزى ، تصميم گيرى ، سازماندهى و رهبرى - در صورتى به طور موفق و اثر بخش انجام خواهند شد كه يك سيستم جامع و مناسب نظارت و كنترل ، در سازمان وجود داشته باشد. از اين رو، در حالى كه نظارت و كنترل از نظر ترتيب ، آخرين وظيفه مديريت به شمار مى آيد، اما از نظر اهميت در رديف آخر قرار نمى گيرد.
در اين ميان ، ارتباط آن با برنامه ريزى بيشتر و قوى تر است ؛ كنترل ، ارتباط تنگاتنگى با برنامه ريزى دارد. مديران ، برنامه ريزى را مورد استفاده قرار مى دهند، تا مسير فعاليت براى دست يابى به اهداف سازمانى را هموار كنند؛ كنترل فرايندى است كه مورد استفاده قرار مى گيرد تا مشخص شود كه آيا سازمان به اهداف خود رسيده است ؟ ⁽⁴⁴⁵⁾
سازمان همواره به منظور دست يابى به اهداف خود، راهكارهايى را پيش بينى ، و برنامه هايى را طراحى و اجرا مى كند؛ اما از آنجا كه پيش بينيها همواره مطابق با واقع نيستند و برنامه ها هميشه به صورت صحيح و كامل اجرا نمى شوند، لازم است كه همواره بر آنها نظارت كرد؛ پس مى توان گفت : (( كنترل ، دقيقا از آنجا آغاز مى شود كه برنامه ريزى پايان مى يابد. )) ⁽⁴⁴⁶⁾
ارتباط برنامه ريزى و كنترل به حدى است كه عده اى از نويسندگان و صاحب نظران مديريت تصور مى كنند كه اين دو وظيفه را نمى توان از يكديگر جدا كرد؛ برخى نيز اين و وظيفه مهم مديريت را به دو تيغه يك قيچى تشبيه مى كنند. "كونتز" و "ويهريخ " دو تن از صاحب نظران مديريت در اين مورد مى نويسند:
برنامه ريزى و كنترل را مى توان به عنوان دو تيغه يك قيچى در نظر گرفت ؛ يك قيچى بدون داشتن دو تيغه ، قادر به كار كردن نخواهد بود؛ زيرا عملكرد بايد از طريق معيارها و ملاكهاى معين ، سنجيده شود. ⁽⁴⁴⁷⁾
فصل دوم : فرايند نظارت و كنترل ⁽⁴⁴⁸⁾
با توجه از تعاريفى كه از نظارت و كنترل مطرح شد، مى توان گفت كه كنترل ، فرايندى است كه داراى چهار مرحله است :
1. تعيين استانداردها و معيارها با توجه به هدفهاى از پيش تعيين شده ؛
2. جمع آورى و تنظيم اطلاعات ، اندازه گيرى عملكرد و عمليات انجام يافته و در حال انجام ؛
3. مقايسه و تطبيق اطلاعات به دست آمده با استانداردهاى از پيش تعيين شده ؛
4. پيگيرى و انجام اقدامات اصلاحى .
1 تعيين استانداردها و معيارها ⁽⁴⁴⁹⁾
مرحله اول در فرايند نظارت و كنترل اين است كه استاندارها و معيارهايى براى اندازه گيرى تعيين شوند. استانداردها بايد با توجه به برنامه هاى پيش بينى شده و در راستاى اهداف سازمان و متناسب با آنها باشند.
بنابراين لازم است كه هدفهاى سازمان در قالب نتايج قابل اندازه گيرى و حتى الامكان به صورت مقادير كمى بيان شوند، تا تعيين استانداردها و معيارهاى متناسب با آن اهداف ، امكان پذير شود.
البته ممكن است هدفهاى سازمان يا بعضى از آنها، كيفى و غير قابل اندازه گيرى باشند؛ در اين صورت تعيين استانداردها و معيارها مشكل مى شود؛ اما در اين گونه موارد نيز بايد سعى شود كه اهداف كلى ، به هدفهاى جزئى تر و ريزتر تقسيم شوند، تا بتوان به گونه اى آنها را اندازه گيرى كرد. پس (( مطلوب اين است كه هدفهاى سازمان كه در فرايند برنامه ريزى تعيين مى شوند، كاملا دقيق و مشخص ‍ باشند، تا بتوان آنها را در زمان مقرر اندازه گيرى كرد )) . ⁽⁴⁵⁰⁾
استانداردها انواع مختلفى دارند كه برخى از آنها عبارتند از: استانداردهاى فيزيكى ، ⁽⁴⁵¹⁾ استانداردهاى قيمت ، ⁽⁴⁵²⁾ استانداردهاى نظرى ، ⁽⁴⁵³⁾ استانداردهاى تاريخى ، ⁽⁴⁵⁴⁾ و استانداردهاى مهندسى يا كارسنجى . ⁽⁴⁵⁵⁾
2. جمع آورى اطلاعات و اندازه گيرى عملكرد
يكى از مراحل مهم فرايند كنترل و نظارت ، تهيه و تنظيم اطلاعات مربوط به عملكرد يا عمليات انجام يافته و در حال انجام است .
جمع آورى اطلاعات و تنظيم و پردازش آنها، يكى از مراحل اصلى و يكى از اقدامات حياتى براى يك سيستم كنترل است و هيچ سيستم كنترلى ، بدون در اختيار داشتن اطلاعات و آمار درست و به موقع ، نمى تواند نقش خود را به نحو موثر در سازمان ايفا كند.
بنابراين طراحى يك شبكه دقيق اطلاعاتى كه بتواند اطلاعات لازم را به صورت صحيح و به موقع در اختيار مسئولان و مديران سازمان قرار دهد، يك ضرورت انكارناپذير است .