توكل يكى از عوامل ارزشى است كه در همه مسائل مديريت تاثيرگذار است ؛ اما تاثير آن در تصميم گيرى ، نمود و بروز بيشترى دارد. نقش توكل در تصميم گيرى ، مصاديق و موارد متعددى مى تواند داشته باشد؛ مثلا آنجا كه انسان از لحاظ روحى و روانى در مضيقه قرار گرفته است و توان مقابله با مشكلات را ندارد، توكل بر خداوند، نيرويى به او مى بخشد كه بر تمام مشكلات پيروز مى شود؛ يا در جايى كه اتخاذ يك تصميم ممكن است مخاطب زيادى به دنبال داشته باشد و به اصطلاح ، از ريسك بالايى برخوردار است ، توكل بر خداوند است كه مى تواند راه را براى يك تصميم گيرى معقول و مناسب هموار كند.
از آنجا كه هر تصميمى كه انسان اتخاذ مى كند، عواقب و پيامدهايى به دنبال دارد، ترس از عواقب ناخوشايند و پيامدهاى نامطلوب ، موجب سستى در امر تصميم گيرى مى شود؛ در اين صورت چيزى كه مى تواند سستى و فترت را از ميان ببرد و زمينه را براى يك تصميم گيرى مناسب آماده نمايد، توكل و اعتماد به نيروى متعالى است كه فراتر از همه نيروها است ؛ و آن ، ذات مقدس خداوند است .
توكل رمز بهره مندى از امدادهاى غيبى است ؛ آن گاه كه انسان در كارهاى خود بر او مى گشايد و امدادهاى غيبى خويش را به مدد او مى فرستد اميرمومنان حضرت على (عليه السلام ) مى فرمايد:
من توكل عليه كفاه ؛ و من ساله اءعطاه ؛ ⁽¹¹⁵⁾
هركس كه بر او (خداوند متعال ) توكل كند، او را كفايت مى كند و پشتيبان او مى شود و هر كس هر او چيزى طلب كند به او عطا مى كند.
بنابراين به هنگام تصميم گيرى ، به ويژه هنگام اتخاذ تصميم در مورد كارهاى مهم كه ممكن است عواقب و پيامدهاى زيادى داشته و از درجه ريسك پذيرى بالايى برخوردار باشد، اين توكل و اعتماد بر خداوند متعال است كه مى تواند بر اضطراب و ترس و دودلى غلبه كند و راه را براى يك تصميم گيرى مطمئن و اصولى هموار سازد. توكل تنها باعث از بين رفتن دغدغه ها و عدن اطمينانها نمى شود، بلكه درهاى رحمت الهى را نيز به روى انسان باز مى كند و امدادهاى غيبى به يارى او مى آيد، امير مومنان حضرت على (عليه السلام ) مى فرمايد:
توكل على الله سبحانه ؛ فانه قد تكفل بكفاية المتوكلين عليه ؛ ⁽¹¹⁶⁾
بر خداوند سبحان توكل كن ؛ چرا كه خداوند متعال ، كفايت و پشيمانى كسانى را كه به او، توكل نمايند، به عهده گرفته است .
اين سخن گهربار، الهام گرفته از آيات قرآن كريم است ؛ آنجا كه خداوند متعال مى فرمايد:
و من يتق الله يجعل له و مخرجا# و يرزقه من حيث لا يحتسب و من يتوكل على الله فهو حسبه ) ⁽¹¹⁷⁾
و هر كس تقواى الهى پيشه كند، خداوند راه نجاتى براى او فراهم مى كند و او را از جايى كه گمان ندارد، روزى مى دهد؛ و هر كس كه بر خدا توكل نمايد، خداوند كفايت امرش را مى كند.
فصل چهارم : ويژگيهاى تصميم گيرى موثر
در تصميم گيرى موثر، عناصر متعددى دخالت دارند. تصميمى و موثر و سازنده مى باشد و از كارايى مناسبى برخوردار است كه داراى ويژگيهايى باشد؛ برخى از اين ويژگيها عبارتند از:
1. دارا بودن اطلاعات كافى
اطلاعات از اصلى ترين عناصر تصميم گيرى خوب و موثر است ؛ زيرا همه مديران و خط مشى گذاران ، هنگام اخذ تصميم نياز به اطلاعات دارند تا بتوانند پيش بينى هاى لازم را درباره رويدادهاى آتى به عمل آورند.
شرايط تصميم گيرى از دريچه اطلاعات را مى توان در حالات مختلف ، بر روى يك طيف قرار داد كه در يك طرف آن ، وضع مطمئن ، و در انتهاى ديگر وضع تشنج زا قرار مى گيرد.
تحت شرايط مطمئن ، اطلاعات به اندازه كافى وجود دارد و ما به خوبى نسبت به هدف ها آگاهى داريم و درباره نتيجه اقدام يا راهى كه در پيش رو داريم ، مى توانيم اطلاعات دقيق ، قابل سنجش و معتبر به دست آوريم . ⁽¹¹⁸⁾ از اين رو مديرى كه در شرايط مطمئن تصميم مى گيرد به اهداف و رويه هاى كار آشنا است و در مورد تصميم خود، اطلاعات كافى دارد و بالطبع به تصميمات برنامه ريزى شده نزديك است ؛ چرا كه در تصميمات برنامه ريزى شده ، اهداف ، رويه ها، روشها روشن است و سياستهاى سازمان ، چگونگى اخذ تصميم را مشخص مى كند.
در تصميم برنامه ريزى شده ، تا حدى آزادى عمل از فرد گرفته مى شود؛ زيرا اين سازمان است كه تعيين تكليف مى كند و نسبت به آنچه بايد انجام شود، تصميم مى گيرد. با اين حال ، تصميمات برنامه ريزى شده ، با هدف صرفه جويى در وقت يا دادن آزادى عمل و اختيار بالا به مديران مى باشد؛ سياستها، مقررات و رويه ها سبب مى شوند تا مديران در وقت خود صرفه جويى كنند و مقدار بيشترى از وقت خود را صرف امور مهم تر نمايند.
وقتى مديران با مسائل پيش بينى نشده و موارد اضطرارى رو به رو مى گردند كه سياستهاى سازمان يا شركت براى حل آنها روشى ارائه ننمود و اطلاعات كافى در اين زمينه جمع آورى نشده باشد. در اين صورت آنها مجبورند تصميمات برنامه ريزى نشده بگيرند و پس نياز به اطلاعات جامع در چنين موقعيتهايى لازم و ضرورى است ؛ و تصميم گيرى در سازمان زمانى موثر مى باشد كه از اطلاعات كافى بهره مند گردد. شايد كلام نورانى امام صادق (عليه السلام ) به همين نكته اشاره دارد كه در فرازى از وصيت خود به عبدالله بن جندب مى فرمايد:
قف عند كل اءمر حتى تعر مدخله من مخرجه ، قبل اءن تقع فيه فتندم ؛ ⁽¹¹⁹⁾
به هنگام هر امرى (تصميم ) توقف كن ، تا ورودى را از خروجى آن شناسايى نمايى ، قل از اينكه در آن تصميم واقع گردى و پشيمان شوى .
مفهوم روايت اين است كه هنگام اخذ هر تصميمى ، اطلاعات كافى لازم است و بايد نسبت به زواياى كار و تصميم ، شناخت كافى به دست آورد، تا در اثر عدم شناخت ، ندامت و پشيمانى گريبانگير مدير نگردد. پس لازمه تصميم درست و بخردانه ، كسب اطلاعات كافى و صحيح است .
سيره پيغمبر اسلام (صلى الله عليه و اله و سلم ) نيز چنين بود كه مديريت جنگ و مقابله با دشمنان ، پيوسته از وضع آنان و تحركات و اقداماتشان كسب اطلاعات نمود و بر اساس اطلاعات دقيق و درست ، تصميم گيرى مى كرد.
عرفا و نقبا دو گروه بودند كه پيغمبر (صلى الله عليه و اله و سلم ) از وجود آنها در جمع آورى اطلاعات استفاده مى كرد.
(( عرفا )) جمع (( عريف )) و به معناى دانا و كسى كه اصحاب و ياران خود را بشناسد و به معناى كارگزار است . ⁽¹²⁰⁾ (( نقبا )) جمع (( نقيب )) و آن نيز به معناى مهتر و سالار قوم است و به معناى پيشوا و رئيس و كسى كه معرفت به احوال مردم داشته باشد نيز آمده است . ⁽¹²¹⁾
پس عرفا و نقبا و بزرگان هر قومى هستند كه به مسائل و احوال قوم خود آشنايى كامل داشته اند و رسول اكرم (صلى الله عليه و اله و سلم ) از اين گونه افراد در جه كسب اطلاعات استفاده زيادى مى كردند.
علاوه بر اين ، رسول گرامى اسلام به وسيله ماموران اطلاعاتى خود، از وضعيت دشمن مطلع مى گشت . به عنوان نمونه ، در ماه رجب سال دوم هجرى عبدالله بن جحش را با هشتاد نقر از مهاجران به ماموريتى فرستاد و هنگام حركت ، نامه اى به دست وى داد و فرمود، تا دو روز راه نپيموده ، آن را نخواند؛ آن گاه در آن بنگرد و به فرمان عمل كند و كسى از همراهان خود را به همراهى مجبور نسازد. عبدالله پس از دو روز راهپيمايى ، نامه را گشود و چنين فرمان يافت :
اذا نظرت فى كتابى هذا فامض حتى تنزل نخلة بين مكة و الطائف فترصد بها قريشا و تعلم من اءخبارهم ؛ ⁽¹²²⁾
هر گاه در نامه ام نگريستى ، همچنان رهسپار شو تا در نخله ، ميان مكه و طائف فرود آيى ، آنجا در كمين قريش باش و اخبارشان را براى ما جستجو كن .
از مجموع مطالب ذكر شده ، استفاده مى شود كه اطلاعات ، از جمله مهم ترين عنصر در امر تصميم گيرى است . ياد آورى مى شود كه در خش كنترل بررسى مبسوطترى در زمينه بحث اطلاعات صورت خواهد گرفت .
2. آينده نگرى و عاقبت انديشى
يكى ديگر از ويژگيهاى تصميم گيرى موثر اين است كه تصميم با تدبير و عاقبت انديشى تواءم باشد، بدين معنا كه اخذ تصميم بدون انديشه ، در سر انجام آن نمى تواند به صورت يك تصميم خوب بخردانه و موثر باشد. از امام صادق (عليه السلام ) نقل شده كه مردى خدمت پيامبر آمد و عرض كرد: اى رسول خدا، مرا نصيحت كن و به من اندرزى ره . حضرت فرمود: اگر نصيحت كنم عمل مى كنى ؟
مرد گفت : آرى ، اى رسول خدا.
پيامبر دوباره فرمود: اگر نصيحت كنم عمل مى كنى ؟
مرد پاسخ داد: آرى .
پيامبر (صلى الله عليه و اله و سلم ) بار ديگر سخن خويش را تكرار كرد و آن مرد نيز پاسخ مثبت داد. آن گاه پيامبر فرمود:
فانى اءوصيتك اذا اءنت هممت باءمر فتدبر عاقبته ؛ فان يك رشدا فامضه ، فان يك غيا فانته عنه ؛ ⁽¹²³⁾
پس من تو را سفارش و نصيحت مى كنم كه هر زمان براى كارى تصميم گرفتى ، در عاقبت آن بينديشى ؛ پس چنانچه عاقبت آن خير و صلاح بود، انجامش بدهى و اگر عاقبت آن گمراهى و تباهى بود، از آن دست كشى و رهايش سازى .
دور انديشى و آينده نگرى يكى از شرايط لازم و مقدمات اساسى يك تصميم گيرى معقول و منطقى است و هر انسانى بايد هنگام تصميم گرفتن در مورد يك مسئله ، جوانب و زواياى گوناگون آن را به خوبى بررسى نمايد و پيامدهاى احتمالى آن را پيش بينى كند؛ عاقبت انديشى و آينده نگرى در مورد همه تصميم گيريها ضرورت دارد؛ امام ضرورت و اهميت آن در مورد تصميم گيرى مديران و مسئولان سازمان بيشتر است ؛ زيرا تصميماتى كه مديران و مسئولان سازمان اتخاذ مى كنند مهم تر از تصميمات فردى باشد و ممكن است برخى از اين تصميمات ، سرنوشت سازمان و يا كاركنان آن را تغيير دهد.
امير مومنان حضرت على (عليه السلام ) دور انديشى و آينده نگرى را نشانه عقل و خردمندى مى شمرند و خردمندترين و عاقل ترين انسان ها را افرادى مى دانند كه آينده نگرى و عاقبت انديشى بيشترى دارند. آن حضرت مى فرمايد:
اءعقل الناس اءنظرهم فى العواقب ؛ ⁽¹²⁴⁾
خردمندترين مردم ، عاقبت انديش ترين آنها است .
مديرانى كه هنگام تصميم گيرى ، با آينده نگرى و عاقبت انديشى ، زوايا و جوانب مختلف مسئله را بررسى مى نمايند و امكانات و مقدمات لازم را پيش بينى مى كنند، تصميمات استوارتر و متقن ترى اتخاذ مى كنند و ميزان موفقيت و اثر بخشى آنان افزايش مى يابد. مولاى متقيان حضرت على در يكى از سخنان گهربار خود در مورد آينده نگرى و دورانديشى مى فرمايد:
من نظر فى العواقب سلم من النوائب ؛ ⁽¹²⁵⁾
كسى كه در پيامدها و عواقب كار دقت كند، از گرفتارى ها در امان ماند.
بنابر اين تصميم گيرى صحيح و منطقى آن است كه پيش از اتخاذ هر نوع تصميمى ، جوانب گوناگون و پيامدهاى احتمالى آن بررسى و ارزيابى شود، تا از استعدادها و امكانات سازمان ، به صورت درست و منطقى بهره بردارى شود، اگر تصميم گيريها بدون بررسى همه جانبه و بدون آينده نگرى و توجه به پيامدهاى احتمالى آنها انجام شود،تصميمات اتخاذ شده از اتقان و استوارى لازم برخوردار نمى باشند و موجب هدر رفتن استعدادها، امكانات و منابع سازمان خواهد شد.
3. استفاده از تجربه
يكى از مسائل مهم در تصميم گيرى ، استفاده از تجارب گذشته است . بهره گيرى مناسب از تجارت گذشته مى تواند اطلاعات بسيار و ارزشمندى را در اختيار مديران قرار دهد. اگر از تجربه هاى گذشته به صورت صحيح و مناسب بهره بردارى شود، ميزان خطا و اشتباه در تصميمها كاهش مى يابد و تصميمات از ارزش و اعتبار بيشترى برخوردار خواهند شد.
اميرمومنان حضرت على (عليه السلام ) موفقيت و امكان دست يابى به اهداف و كارهاى مورد نظر را يكى از آثار و نتايج حفظ تجربه ها و استفاده بهينه از آنها مى داند و مى فرمايد:
من حفظ التجارب اءصابت اءفعاله ؛ ⁽¹²⁶⁾
آن كس كه تجربه ها را حفظ كند (و به موقع از آنها استفاده نمايد) كارهايش به نتيجه مى رسد.
اصولا هر قدر كه تجربه فرد بيشتر باشد، توانمندى وى در شناخت مسائل مختلف و حل مشكلات بيشتر و عقيده و نظر او ارزشمندتر و مقبول تر خواهد بود. خضرت امام على (عليه السلام ) در تبيين اين نكته مى فرمايد:
راءى الرجل على قدر تجربته ؛ ⁽¹²⁷⁾
انديشه و نظر هر شخص به اندازه تجربه او است .
همان گونه كه استفاده مناسب از تجربيات ، در موفقيت مديران و اثر بخشى تصميمهاى آنان نقش دارد و آنان را در دست يابى به اهداف و مقاصدشان يارى مى دهد، استفاده نكردن از تجربيات نيز مى تواند عواقب و پيامدهاى نامطلوبى به دنبال داشته باشد. امير مومنان حضرت على (عليه السلام ) در اين مورد مى فرمايد:
من اءحكم التجارب ، سلم من المعاطب ؛ ⁽¹²⁸⁾
هر كس كه تجربه ها را محكم كند، از مهلكه ها سالم ماند.
بديهى است كه ميزان تجربه هر فرد، بر ميزان قوت و اثر بخش بودن تصميم گيرى او تاثير فراوانى دارد. آنان كه تجربه هاى مختلفى به دست آورند و از آنها به درستى استفاده مى كنند، بر بسيارى از مشكلات پيروز مى شوند؛ و كسانى كه تجارب خوبى ندارند، از حل مسائل و غلبه بر مشكلات باز مى مانند. علت اصلى اين مسئله در اين نكته است كه انسان با بهره بردارى از تجربه ها، بهترين و مناسب ترين گزينه هاى را انتخاب مى كند و كمترين اشتباه را مرتكب مى شود. امير المومنين حضرت على (عليه السلام ) دست يابى به بهترين گزينه و انتخاب مناسب ترين راه حل را يكى از ثمرات و پيامدهاى خوب تجربه بر مى شمرند:
ثمرة التجربة حسن الاختيار؛ ⁽¹²⁹⁾
ثمره و نتيجه تجربه ، اختيار و انتخاب نيكو است .
آن حضرت ، يكى ديگر از آثار تجربه زياد را كاهش اشتباه و فريب خوردن مى داند و مى فرمايد:
من قلت تجربته خدع ، و من كثرت تجربته قلت غرته ؛ ⁽¹³⁰⁾
كسى كه تجربه اش كم باشد گول مى خورد و كسى كه تجربه اش بسيار باشد كمتر فريب مى خورد.
4. بهره گيرى از مزاياى تصميم گيرى فردى - گروهى
در ميان صاحب نظران مديريت ، تصميم گيرى به دو صورت فردى و گروهى مطرح مى باشد كه هر يك داراى مزايا و معايبى به شرح زير است : ⁽¹³¹⁾
1-4. نقاط قوت تصميمات گروهى :
1. كسب اطلاعات جامع تر و كامل تر؛
2. پذيرش سريع تر تصميم ؛
3. مشروعيت بيشتر؛
4. افزايش تنوع ديدگاه ها.
2-4. نقاط ضعف تصميمات گروهى :
1. وقت گير بودن ؛
2. مبهم و لوث شدن مسئوليت ها (هيچ كس خود را پاسخ گوى نهايى پيامدهاى تصميم نمى داند)؛
3. فشار گروه بر اعضا در جهت سازش افراد (همرنگ جماعت شدن ).
3-4. نقاط قوت تصميمات فردى :
1. سرعت بالا؛
2. مشخص بودن مسئوليت تصميم ؛
4-4. نقاط ضعف تصميمات فردى :
1. خلاقيت و نو آورى كم ؛
2. دقت پايين تصميم .
پس از بررسى اجمالى دو نوع عمده تصميم گيرى ، اين سوال پيش مى آيد كه آيا مى توان نوع ديگرى از تصميم گيرى ارائه نمود كه از مزاياى هر دو نوع تصميم گيرى بهره مند باشد و معايب آنها را نيز نداشته باشد؟
پاسخ اين پرسش را مى توان در يكى از سخنان گهربار حضرت على (عليه السلام ) به نظار نشست كه مى فرمايد:
لك اءن تشير على و اءرى ، فان عصيتك فاءطعنى ؛ ⁽¹³²⁾
تو حق دارى نظر مشورتى خود را به من بگويى ، و من روى آن مى انديشم ؛ پس اگر بر خلاف نظر تصميم گرفتم بايد از من اطاعت كنى .
از اين سخن حضرت مى توان نوع ديگرى از تصميم گيرى را استنباط مرد و آن اين كه مدير سازمان در مسائل پيش آمده ، با ديگران مشورت و از آنان نظر خواهى كند؛ اما پس از جمع آورى آراء، تصميم گيرى نهايى با خودش باشد. اين شيوه تصميم گيرى كه مى توان آن را (( تصميم گيرى مشورتى )) ناميد، مزايا و نقاط قوت تصميم گيرى فردى و گروهى را دارد و از مشكل كمترى برخوردار است ؛ زيرا مدير به منظور كسب اطلاعات جامع تر و آشنايى با ديدگاه هاى بيشتر در مسئله ، ابتدا به مشورت با ديگران مى پردازد و سپس تصميم نهايى را خود، اتخاذ مى نمايد. اين شيوه علاوه بر كمك به صحت و درستى تصميم ، چندان وقت گير نمى باشد و از مبهم و لوث ماندن مسئوليت تصميم جلوگيرى مى كند و در نهايت ، مقبوليت تصميم را از سوى كاركنان در پى خواهد داشت .
5. قاطعيت و تصميم گيرى
يكى از ويژگيهاى تصميم گيرى موثر و موفقيت آميز، قاطعيت و ثبات در تصميم گيرى است . تصميم گيرى آن گاه موثر و كارا خواهد بود كه از درجه قاطعيت و ثبات لازم برخوردار باشد. هنگامى كه همه زواياى يك مسئله سنجيده شده و جوانب مختلف آن مورد بررسى دقيق قرار گرفت ، ترديد و دودلى جايى ندارد و لازم است كه نسبت به اتخاذ تصميم و اجراى آن اقدام قاطع انجام گيرد.
قاطعيت معقول و ثبات پس از بررسى جوانب مختلف مسئله ، نقش مهمى در حل و فصل امور و دست يابى سازمان به اهداف خود دارد و اگر سستى و ترديد و احتياط بيش از حد در مدير وجود داشته باشد، كارها در زمان مناسب خود انجام نمى گيرد و سازمان به اهداف خود نمى رسد و صدمات جبران ناپذيرى بر سازمان وارد مى شود.
البته قاطعيت به معناى دقت نكردن در اتخاذ تصميم ، بررسى نكردن جوانب مختلف مسئله ، تصميم گيرى عجولانه ، استبداد، برخورد خشن و عدم انعطاف در تصميم نيست ، بلكه قاطعيت بدين معنا است كه وقتى اطلاعات لازم در مورد يك مسئله جمع آورى شد، نظرات و پيشنهادهاى مختلف به دست آمد، بهترين راه حل مشخص شد و زمينه اجراى عمل فراهم بود، بايد با قاطعيت كامل و ثبات لازم ، تصميم مناسب اتخاذ شود و با جديت به مرحله اجرا در آيد.
امير مومنان حضرت على (عليه السلام ) به منظور تبيين اهميت و ضرورت قاطعيت و ثبات و جديت در تصميم ، قاطعيت را يكى از صفات برجسته پيامبران الهى مى داند و مى فرمايد:
و لكن الله سبحانه جعل رسله اولى قوة فى عزائمهم ؛ ⁽¹³³⁾
خداوند سبحان ، پيامبران و فرستاده هاى خود را در تصميمها داراى قدرت و قاطعيت قرار داد.
بعضى از مديران و مسئولان سازمانها در اتخاذ تصميم و اجراى آن ، بيش از حد ترديد مى كنند و بعد از آماده شدن همه مقدمات و مهيا شدن همه شرايط، باز هم توانايى اتخاذ تصميمى مناسب و قاطع را ندارند؛ يا اينكه تصميم مى گيرند، اما تصميم گيرى آنان با دلهره و اضطراب همراه است . اين وضعيت باعث مى شود كه ترديد و ابهام بر همه سازمان سرايت كند و كارها در زمان مناسب خود به انجام نرسند و سازمان از رسيدن به اهداف پيش بينى شده خود بازماندم از اين رو حضرت على (عليه السلام ) از شك بيش از حد و ترديدهاى بى مورد نهى مى كند و مى فرمايند:
لا تجعلوا علمكم جهلا و يقينكم شكا؛ اذا علمتم فاعملوا، و اذا تيقنتم فاقدموا؛ ⁽¹³⁴⁾
علم خود را به جهل و يقين خويش را به شك تبديل نكنيد؛ وقتى كه عالم و آگاه شديد، عمل كنيد و زمانى كه يقين پيدا كرديد و اقدام نماييد.
يكى از مسائلى كه ضرورت قاطعيت در تصميم گيرى و از دست ندادن فرصتها را بيشتر مى نماياند، اين است كه زمان ، محدود است و فرصتها به سرعت از دست مى روند و ديگر امكان برگشت آن فرصتها وجود ندارد. بنابراين آنجا كه زمان تصميم گيرى و عمل است و امام جوانب و زواياى مسئله سنجيده شد و تمام شرايط و مقدمات مهيا و آماده گشت ، نبايد سستى و تاخير نمود و فرصت را از دست داد. اميرمومنان حضرت على گذشت زمان و از دست رفتن فرصتها و ضرورت تلاش براى بهره بردارى بهتر از فرصتها را چنين ياد آور مى شوند:
الفرصته تمر مر السحاب ؛ فانتهزوا فرص الخير؛ ⁽¹³⁵⁾
فرصتها مى گذرند؛ همچون عبور ابرها؛ پس فرصتهاى نيك را غنيمت شماريد.
اصولا يكى از رموز موفقيت مديران ، استفاده بهينه آنها از فرصتهايى است كه ممكن است براى سازمان به وجود آيد؛ حتى بايد گفت كه مديرى موفق و اثر بخش است كه علاوه بر بهره بردارى مناسب از فرصتهاى موجود، بتواند مسائل و مشكلات را به گونه اى مديريت نمايد كه به فرصتى براى سازمان تبديل شوند، تا علاوه بر اينكه منافع سازمان را تهديد نكنند، فرصت مناسبى براى رشت و پيشرفت در اختيار سازمان قرار دهند.
بخش سوم : سازماندهى
فصل اول : مفاهيم و كليات
زندگى بشر از دير باز به صورت گروهى بوده است و انسانها در كنار يكديگر، به دنبال ارضاى نيازهاى خويش بوده اند،چنانچه دو يا چند نفر به طريق هماهنگ شده اى براى رسيدن به اهداف مشترك همكارى كنند، در اين صورت افراد مزبور به شكل ساده اى يك (( سازمان )) را تشكيل داده اند. از اين رو انديشه ايجاد مجتمع انسانى و سازماندهى نيروها و افراد براى دست يابى به اهداف در قالب يك طرح يا الگوى سازمانى كه در چهار چوب آن بتوان مجموعه امور يك موسسه را به اجزاى قابل اجرا تقسيم كرد، ذهن بشر را به خود مشغول ساخت . امروزه (( سازمان )) و (( سازماندهى )) مفهومى آشكار براى اعضاى جامعه است ؛ چرا كه ضرورتهاى اجتماعى موجب گرديده كه آدمى ، يا عضو يك سازمان باشد، يا اينكه با سازمانهايى مرتبط گردد؛ از اين رو پرداختن به مباحثى چون سازمان و سازماندهى ضرورت پيدا مى كند.
1. تعريف سازمان
برخى اهل فن ، سازمان را به (( ساخت هدفدار نقشها )) تعريف كرده اند. اين تعبير بدين معنا است كه افرادى نقشهاى مشخصى را ايفا مى كنند؛ ⁽¹³⁶⁾ انتظار مى رود كه اين نقشها به گونه اى هدفدار طرح ريزى شوند تا فعاليتها با هم تناسب داشته باشند و افراد بتوانند به نحو كار آمد و موثرى همكارى كنند.
در نظر عده اى ، سازمان پديده اى اجتماعى به شمار مى آيد كه به طور آگاهانه ، هماهنگ شده است و داراى حدود و ثغور نسبتا شخصى مى باشد و براى تحقق هدف يا اهدافى بر اساس يك سلسله مبانى دائمى فعاليت مى كند. ⁽¹³⁷⁾
در جاى ديگر، سازمان به صورت زير تعريف شده است :
سازمان يك نهاد اجتماعى است كه داراى هدف بوده و سيستمى است كه به سبب داشتن يك ساختار آگاهانه ، فعاليتهاى خاصى را انجام مى دهد و داراى مرزهاى شناخته شده اى است . ⁽¹³⁸⁾
مفاهيم كليدى در تعريف فوق عبارتند از:
1. نهادهاى اجتماعى : هر سازمانى از مردم و گروههاى انسانى تشكيل گردد. افراد و نقشهاى آنان ، از اجزاى اصلى تشكيل دهنده آن سازمان است . آنها براى انجام دادن وظايف اصلى با يكديگر روابط متقابل دارند. نهاد اجتماعى ، يك نظام سازمان يافته روابط اجتماعى است كه كاركردهاى معينى را بر عهده دارد.
2. هدفمند بودن : موجوديت هر سازمانى براى تامين هدف خاصى است ؛ از اين رو سازمان و اعضايش همواره در پى تامين يك هدف يا ماموريت خاصى ، به فعاليت مى پردازند. البته ممكن است كه هدفهاى اعضاى سازمان با هدف سازمان متفاوت باشد و يا سازمان چندين هدف داشته باشد، ولى با اين حال موجوديت هر سازمان به سبب وجود يك يا چند هدف است .
3. سيستم با ساختار آگاهانه : معناى سيستم فعال اين است كه سازمان مزبور كارها و فعاليتهاى خاصى را انجام مى دهد. سازمانها داراى بخشها، قسمتها و واحدهايى مجزا براى انجام وظايف مختلف و تحقق فعاليتهاى تخصصى خود هستند؛ در همين حال ، براى برقرارى وحدت درون سيستم و همچنين يك پارچگى بين اجزاى تفكيك شده (بخشها، قسمتها و واحدها) و تشكيل يك كل مستقل هر سيستمى در كنار فرايند تفكيك ، داراى فرايند ادغام نيز مى باشد. اين ادغام به طور معمول با به كارگيرى روشهاى هماهنگى بين سطوح سلسله مراتب سازمان ، سر پرستى مستقيم ، تدوين قوانين ، رويه ها و خط مشيها صورت مى گيرد. با اين توضيح ، كاملا روشن مى شود كه سازمانها داراى ساختار آگاهانه با دو فرايند تفكيك و ادغام مى باشند.
4. مرزهاى مشخص : مرزهاى سازمان ، تعيين كننده عوامل و اركان درونى و بيرونى آن مى باشند. در سازمان ، عضويت نقش تعيين كننده دارد و مرز سازمان به وسيله عضو يا اعضا مشخص مى شود؛ اعضاى سازمان معمولا نوعى تعهد دارند كه در ازاى دريافت مبلغى ، كسب حيثيت يا مزاياى ديگر، نقش يا نقشهايى را در سازمان ايفا مى نمايند. ⁽¹³⁹⁾
با توجه به مطالب بالا مى توان گفت كه سازمان نهادى اجتماعى است كه از دو نفر يا بيشتر تشكيل مى شود كه آگاهانه براى نيل به اهداف مشتركى با يكديگر همكارى دارند.
2. تعريف سازماندهى
سازماندهى فرايندى دوره اى است كه در ابتداى تشكيل سازمان و يا با بروز مسائل جديد در سازمان ، به كار گرفته مى شود.
در تعريف سازماندهى چنين آورده اند: