تعيين اهداف كلان و اساسى ، وظيفه اى است كه بر عهده مديران عالى سازمان است و از آنجا كه نوع نگرش انسان - به ويژه باورها و ارزشهاى وى - بر فعاليتهاى او اثر مى گذارد و اعمال و رفتار هر انسانى همواره متناسب با اعتقادات و ارزشهاى مديران مى باشد؛ البته ارزشهاى حاكم بر سازمان و كاركنان نيز در اين ميان بى تاءثير نيست . از طرف ديگر، در نظام اسلامى ، اعتقادات و ارزشهاى اسلامى در تعيين اهداف سازمانى تاءثير بسيارى دارند. بنابراين لازم است كليه سازمانها، در تعيين اهداف سازمانى همواره دقت لازم را داشته باشند تا اهدافى را كه براى سازمان خود تعيين مى كنند در راستاى اهداف آرمانى و ارزشى آنها باشد؛ يعنى مديران بايد در تمامى كارهاى مديريتى - مثل برنامه ريزى ، سازماندهى ، تصميم گيرى و...- اهداف ارزشى را مد نظر و مورد توجه جدى قرار دهند.
گرچه توجه به ارزشها و معيارهاى دينى در همه مراحل مديريت از اهميت خاصى برخوردار است ، اما در مورد هدف گذارى و تعيين اهداف سازمانى ، اين اهميت نمود بيشترى پيدا مى كند؛ مديران مسلمان در تعيين اهداف سازمان خود بايد اهداف آرمانى و ارزشى خود را كه همان اهداف پيامبر الهى (عليه السلام ) است ، مورد توجه قرار دهند و اهداف سازمان را طورى تعيين كنند كه نه تنها تضادى با اهداف ارزشى و الهى نداشته باشد، بلكه در راستاى آنها و در جهت تحقق و عينيت بخشيدن به آن اهداف مقدس باشد.
ب ) تجزيه و تحيل منابع و امكانات سازمان
دومين مرحله در فرايند برنامه ريزى جامع و استراتژيك ، تجزيه و تحليل دقيق منابع ، به منظور دست يابى به شناخت صحيح منابع و امكانات بالقوه و بالفعل ، و منابع اصلى و كليدى سازمان است . بايد منابع و امكانات سازمان به طور دقيق مورد تجزيه و تحليل قرار گيرد و مشخص شود كه سازمان چه امكاناتى در اختيار دارد يا مى تواند به دست آورد و منابع اصلى و كليدى سازمان كدامند، تا مديران بتوانند با توجه به اين منابع و امكانات و بر مبناى آنها، براى سازمان برنامه ريزى كنند.
هر سازمانى با توجه به رسالتى كه دارد و بر اساس اهدافى كه دنبال مى كند و نيز با توجه به امكانات و منابعى كه در اختيار دارد و نيز محيطى كه در آن قرار دارد، داراى شايستگيها و تواناييهايى است كه شناخت آنها در برنامه ريزى جامع سازمان ، ضرورى و لازم است ؛ به نحوى كه بدون توجه به آنها برنامه ريزى به اهداف خود نمى رسد و نتيجه مطلوب و مناسبى نخواهد داشت .
بنابراين برنامه ريزى جامع ، زمانى موفقيت آميز خواهد بود كه منابع و امكانات بافعل و بالقوه سازمان ، مورد تجزيه و تحليل دقيق قرار گيرد و برنامه ريزى جامع با توجه به ميزان منابع و امكانات سازمان و بر اساس آنها انجام شده باشد.
البته در تجزيه و تحليل منابع و امكانات سازمان بايد توجه داشت كه منظور از منابع و امكانات ، تنها منابع و امكانات مادى و فيزيكى مثل ماشين آلات و غيره نيست ، بلكه نيروهاى انسانى سازمان و تواناييها و مهارتهاى آنها نيز جزو منابع اصلى سازمان مى باشند و نقش ‍ حياتى و مهمى در اثر بخشى و كارآيى سازمان ايفا مى كنند؛ بنابراين آنها نيز بايد دقيقا مورد مطالعه و ارزيابى قرار گيرند و تجزيه و تحليل شوند. تا به درستى مشخص شود كه سازمان در چه زمينه هايى مى تواند عملكرد بهترى ارائه دهد و به اهداف و نتايج خود نايل شود.
در برنامه ريزى جامعى كه حضرت يوسف (عليه السلام ) انجام داد، به منابع و امكانات موجود آن زمان - كه عمده ترين آنها، نيروى انسانى ماهر، باران كافى و هفت سال اول ، زمين قابل كشت و حاصل خيز و غيره - بود، توجه كافى شد و برنامه بر مبناى آنها طراحى شده بود و به همين دليل در رسيدن به اهداف خود موفق بود.
بنابراين برنامه ريزى در صورتى موفق خواهد بود كه متناسب با امكانات و منابع و تواناييهاى سازمان باشد. پيامبر گرامى (صلى الله عليه و اله و سلم ) اين نكته را متذكر شده و فرموده اند:
(( عليكم من الاعمال بما يطيقون )) ⁽³⁴⁾ ؛
اعمالى را انجام دهيد كه توانايى انجام آن را داريد.
وارد شدن در كارى كه توانايى و امكانات لازم جهت انجام درست آن وجود ندارد، نه تنها نتيجه مطلوبى نخواهد داشت ، بلكه موجب سرخوردگى و پشيمانى و از دست رفتن منابع و امكانات زيادى نيز خواهد شد. از رسول خدا (صلى الله عليه و اله و سلم ) نقل شده است كه آن حضرت فرمود:
لا ينبغى للمومن اءن يذل نفسه )) . قالو: و كيف يذل نفسه ؟ قال : (( يتعرض من البلاء لما لا يطيق ؛ ⁽³⁵⁾
سزاوار نيست كه مومن خودش را خوار كند. عرض كردند: چگونه مومن خود را خوار مى كند؟ فرمود: خود را در معرض كار و آزمونى قرار مى دهد كه توانايى آن را ندارد.
ج ) شناسايى فرصتها، تهديدات و شرايط محيطى
بعد از اينكه اهداف سازمان بر اساس رسالت آن مشخص شد، منابع و امكانات آن مورد تجزيه و تحليل قرار گرفت ، و نقاط قوت و ضعف سازمان روشن شد، برنامه ريزان بايد به بررسى و مطالعه دقيق فرصتها و تهديدات بپردازند و مشخص نمايند، تا مديران سازمان بتوانند از فرصتهاى موجود يا فرصتهايى كه ممكن است در آينده براى سازمان به وجود آيد، بهترين استفاده را بكنند و با خطراتى كه سازمان را تهديد مى كند به مقابله برخيزند.
بنابراين يكى از وظايف و گامهاى اصلى برنامه ريزى جامع اين است كه در مورد تهديدها و فرصتهايى كه نيازمند عكس العمل هستند، به سازمان هشدار دهد، تا سازمان بتواند براى نشان دادن عكس العمل مناسب ، آماده شود.
مسائل زيادى ، از جمله ، شرايط محيطى ، سياسى ، اجتماعى و اقتصادى و نيز قوانين و مقررات دولت ، مى توانند فرصتها و موقعيتهاى مناسبى براى سازمان ايجاد كنند، به گونه اى كه ممكن است استفاده از آن فرصتها براى سازمان نقش حياتى داشته و براى رشد و توسعه و يا ابقاى سازمان ضرورى باشند. همچنين سازمان همواره با تهديدها و خطراتى رو به رو است كه بايد براى مقابله مناسب با آنها شيوه مناسبى اتخاذ نمايد.
از امير مومنان حضرت على (عليه السلام ) سوال شد كه دورانديشى در چيست ؟ آن حضرت فرمود:
اءن تنتظر فرصتك و تعاجل ما اءمكنك ؛ ⁽³⁶⁾
منتظر فرست خود باشى و آن گاه كه ممكن شد، شتاب كنى .
همان طور كه استفاده از فرصتهاى به دست آمده ، موفقيت سازمان را در دست يابى به اهداف خود تضمين مى كند، توجه نكردن به فرصتها و موقعيتهاى به دست آمده و از دست دادن آنها يا استفاده مناسب نكردن از آنها نيز موجب بروز مشكلاتى براى سازمان خواهد شد. در اين باره نيز حضرت على (عليه السلام ) مى فرمايد:
(( بادر الفرصة قبل اءن تكون غصة )) ⁽³⁷⁾ ؛
از فرصت استفاده كن ، قبل از اينكه تبديل به غصه شود.
در جريانى كه از حضرت يوسف (عليه السلام ) نقل شد، يك تهديد خطرناك و يك فرصت طلايى وجود داشت . خطر بزرگى كه كشور مصر را تهديد مى كرد، قحطى و خشك سالى هفت سال دوم بود؛ و فرصت بزرگ و موقعيت مناسبى كه براى آنها وجود داشت ، امكانات مناسبى چون باران فراوان و زمينهاى مرغوب و قابل كشت در هفت سال اول بود. حضرت يوسف (عليه السلام ) با شناخت دقيق آنها، از آن فرصت طلايى به خوبى استفاده كرد و به وسيله آن به مقابله مناسب با تهديد خطرناك قحطى پرداخت .
د) شناسايى و تعيين گزينه ها
بعد از اينكه اهداف سازمان تعيين شد و منابع و امكانات بالقوه و بالفعل سازمان به دقت مورد بررسى و تجزيه و تحليل قرار گرفت ، و فرصتها و تهديدهاى سازمان شناسايى و مشخص شد، بايد راههاى مختلف دست يابى به اهداف سازمان ، مورد بررسى و مطالعه همه جانبه و كامل قرار گيرد، تا از بين آنها راههايى را كه بيشترين استفاده از فرصتها و موقعيتها، و كمترين خطر تهديد را دارند، انتخاب شوند. براى اين كار لازم است كه نظرات افراد متعددى جمع آورى شود.
البته در اين مرحله بايد از ارزيابى نظرات و راههاى پيشنهاد شده و قضاوت در مورد آنها پرهيز كرد و تنها به جمع آورى نظرات پرداخت ، تا بتوان از ميان راهها و گزينه هاى مختلفى كه جمع آورى مى شود، بهترين و مناسب ترين راه را براى رسيدن به اهداف سازمانى به دست آورد و لغزشگاهها و خطرات را شناخت و از آنها پرهيز كرد.
حضرت على (عليه السلام ) در اين باره مى فرمايد:
من استقبل وجوه الاراء عرف مواقع الخطاء؛ ⁽³⁸⁾
هر كس كه از نظرات ديگران استقبال كند، لغزشگاهها را مى شناسد.
بدون توجه به راههاى مختلف دست يابى به هدف ، و بدون بررسى نظرات گوناگونى كه از طرف افراد متعدد ارائه مى شود، نمى توان راهكار مناسبى يافت و برنامه اى صحيح و اصولى طراحى كرد و به اهداف و نتايج مرد انتظار نايل شد.
ح ) ارزيابى گزينه ها و انتخاب گزينه مناسب
آن گاه كه تمامى گزينه ها و راهكارهاى ممكن براى دست يابى به اهداف مورد نظر، شناسايى و تعيين شد، اين راهها و گزينه هاى مختلف بايد به دقت مورد ارزيابى و سنجش قرار گيرد و نقاط قوت و ضعف هر يك از آنها مشخص شود؛ تا بدين وسيله بهترين و مناسب ترين راه براى رسيدن به اهداف سازمان انتخاب گردد و برنامه مناسب و دقيقى طراحى شود.
خداوند متعال در قرآن كريم مى فرمايد:
و ليس البر باءن تاءتوا البيوت من ظهورها ولكن البر من اتقى و اءتوا البيوت من ابوابها و اتقوا الله لعلكم تفلحون ؛ ⁽³⁹⁾
نيكى به اين نيست كه از پشت خانه ، وارد خانه شويد؛ لكن نيكى آن است كه پارسا باشيد و از در خانه ها وارد شويد و تقوا پيشه كنيد تا رستگار شويد.
در زمان جاهليت رسم بود كه هنگام حج زمانى كه جامه احرام مى پوشيدند، از در خانه وارد نمى شدند، بلكه از پشت خانه وارد مى شدند؛ اين آيه شريفه در رد آن رسم جاهلى نازل شد.
در ذيل اين آيه كريمه ، روايتى از حضرت امام محمد باقر (عليه السلام ) نقل شده كه آن حضرت فرمود:
يعنى اءن ياءتى الامور من وجهها، اءى الامور كان ؛ ⁽⁴⁰⁾
منظور آيه شريفه اين است كه هر كارى را بايد از راهش انجام داد.
با توجه به اينكه سازمان ، همواره با مسائل و موضوعات متعدد و گوناگونى رو به رو است و هر كدام از آنها، راه حل خاص خود را مى طلبد، مديران و برنامه ريزان سازمان بايد تلاش كنند در بر خورد با هر موضوع و مسئله اى ، راهكار خاص و متناسب آن مسئله را از ميان راهكارهاى موجود بيابند و بدين وسيله به حل آن مسئله بپردازند.
در مورد ضرورت توجه به اينكه هر مسئله اى ، راه حل مناسب و مخصوصى دارد و هنگام مواجهه با هر مسئله اى بايد راه حلها و راهكارهاى موجود را به درستى ارزيابى كرد و از ميان آنها، بهترين و مناسب ترين راه حل را انتخاب نمود، حضرت امام رضا (عليه السلام ) مى فرمايد:
من طلب الامر من وجهه لم يزل ؛ ⁽⁴¹⁾
هر كس كار را از راه خودش دنبال كند، نمى لغزد.
تاءكيد اين روايت بر اين است كه هنگام رو به رو شد با يك مشكل و يا انجام كارى ، مهم ترين و اساسى ترين كار، يافتن راهكار و راه حل مناسب و مخصوص آن كار يا مشكل ، و به كار بستن آن مى باشد؛ اما بايد توجه داشت كه بهترين و مناسب ترين راهكار يا راه حل ، زمانى به دست خواهد آمد كه راه حلها و راهكارهاى مختلف به دقت مورد تجزيه و تحليل و ارزيابى قرار گيرد و نقاط قوت و ضعف هر يك از آنها به وضوح روشن شود، تا بتوان از ميان آنها، راهكار مناسب و مطلوب را انتخاب كرد.
و) اجراى برنامه
هر گاه راهگارهاى مختلف يك مسئله جمع آورى و به دقت مورد ارزيابى و تجزيه و تحليل قرار گرفت و از ميان آنها بهترين و مناسب ترين رانكار انتخاب شد، گام بعدى اين است كه اين راهكار و به عبارت ديگر اين برنامه ، به مرحله عمل درآيد و در سازمان اجرا شود؛ زيرا روشن است كه هدف از برنامه ريزى و انجام مراحل مختلف طراحى برنامه - كه گاهى هزينه زيادى هم براى سازمان در بردارد - اين است كه برنامه به دست آمده اجرا شود؛ وگرنه برنامه ريزى كارى لغو و بيهوده خواهد بود. يكى از دانشمندان مديريت مى گويد:
حتى پيشرفته ترين و پيچيده ترين و خلاق ترين راهبرد، نفعى براى سازمان نخواهد داشت ، مگر اينكه به صورتى اثر بخش به اجرا در آيد. ⁽⁴²⁾
البته در اينجا ذكر يك نكته ضرورى است و آن اينكه اجراى برنامه جزو فرايند برنامه ريزى جامع و استراتژيك نيست . گر چه ما منكر ضرورت اجراى برنامه نيستيم و مى دانيم كه اگر برنامه اى اجرا نشود، علاوه بر اينكه نفعى براى سازمان ندارد، ضررهايى نيز در پى خواهد داشت ؛ چرا كه مقدارى از وقت و هزينه سازمان را به خود اختصاص داده است ؛ اما اجراى برنامه را جزو فرايند مديريت استراتژيك و جامع مى دانيم ، نه برنامه ريزى جامع و استراتژيك ؛ چنان كه "استيفن رابينز" در كتاب مديريت خود به اين مسئله توجه كرده و آن را متذكر شده است . ⁽⁴³⁾
نتيجه آنكه نمى توان اجراى برنامه را جزو فرايند برنامه ريزى جامع آورد؛ مگر اينكه گفته شود كه منظور از اجراى برنامه ، اجراى موقت و آزمايشى برنامه است .
در مورد ضرورت اجراى برنامه ها شايد بتوان به بيان نورانى اميرمومنان حضرت على (عليه السلام ) اشاره كرد كه فرمود:
اذا علمتم فاعملوا؛ و اذا تيقنتم فاقدموا؛ ⁽⁴⁴⁾
آن گاه كه دانستيد، عمل كنيد و هر گاه يقين پيدا كرديد، اقدام نماييد.
از اين بيان شريف مى توان چنين برداشت كرد كه وقتى راه و نحوه انجام كارى روشن شد و مسير را شناختيد (برنامه ريزى كرديد) وارد عمل شويد و براى دست يابى به اهداف خود و رسيدن به نتيجه مورد نظر اقدام كنيد.
ز) كنترل برنامه (بازخورد)
مرحله نهايى در فرايند برنامه ريزى جامع ، كنترل و ارزياب برنامه است ؛ يعنى وقتى برنامه جامع طراحى شد و در سازمان به اجرا در آمد، لازم است كه كنترلهاى لازم در مورد اجراى صحيح برنامه و نيز ميزان موفقيت آن در تحقق اهداف سازمان ، صورت گيرد.
برنامه تا وقتى كه به مرحله اجرا در نيايد، نقاط قوت و ضعف آن كاملا مشخص نمى شود. بنابراين هنگام اجراى برنامه بايد نظارت دقيقى بر آن وجود داشته باشد تا روشن شود كه آيا برنامه طراحى شده ، به خوبى در سازمان اجرا مى شود يا نه ، و آيا اين برنامه مى تواند سازمان را به اهدافش برساند.
پس موفقيت هر برنامه ، مشروط به اين است كه نظارت و كنترل كافى و دقيقى بر اجراى آن وجود داشته باشد؛ چرا كه كنترل برنامه باعث اجراى موفق آن مى شود، و ارزيابى دقيق ، باعث روشن شدن نقاط قوت و ضعف برنامه خواهد شد؛ و آن گاه كه نقاط قوت و ضعف برنامه روشن شد، مى توان نقاط قوت را تقويت كرد و نقاط ضعف را اصلاح و جبران نمود.
در متون اسلامى تاءكيد زيادى به مسئله كنترل و نظارت شده است ؛ به عنوان نمونه ، نامه حضرت على (عليه السلام ) به كميل بن زياد را مطرح مى كنيم . كميل بن زياد از ياران نزديك حضرت على (عليه السلام ) بود كه از جانب آن حضرت به فرماندارى شهر "هيت " منصوب شده بود. زمانى كه لشكريان معاويه از كنار شهر هيت مى گذشتند، به غارت مردم پرداختند. كميل در اين مورد هيچ عكس ‍ العملى از خود نشان نداد و از آنان جلوگيرى نكرد و در عوض ، به شهر "قرقيسا" حمله كرد.
از آنجا كه حضرت على (عليه السلام ) همواره كسانى را براى نظارت بر اعمال كارگزاران خود و كسب اخبار لازم مى گمارد، خبر اين مسئله نيز به حضرت رسيد. وقتى حضرت على (عليه السلام ) اين خبر را شنيد، نامه اى به اين شرح به كميل نوشت :
اءما بعد، فان تضييع المرء ما ولى ، و تكلفه ما كفى ، لعجز حاضر، وراءى متبر، و ان تعاطيك الغارة على اءهل قرقيسيا و تعطيلك مسالحك التى وليناك - ليس بها من يمنعها و لا يرد الجيش عنها - لراءى شعاع ...؛ ⁽⁴⁵⁾
اما بعد، سستى انسان در انجام آنچه بر عهده او گذرانده شده و اصرار بر انجام آنچه در وظيفه او نيست ، يك ناتوانى روشن و نظريه اى باطل و هلاك كننده است ؛ تو به اهل قرقيسا حمله كرده اى ، ولى مرزهايى را كه حفظش را بر عهده تو گذارده ايم بى دفاع رها ساخته اى ؟! اين كار يك فكر نادرست و بيهوده است .
حضرت على (عليه السلام ) در اين نامه ، شديدا كميل را توبيخ و سرزنش مى نمايد. علت اصلى سرزنش اين است كه او وظيفه و كار اصلى خود را رها كرده و به كار ديگرى پرداخته است و به عبارت ديگر، كميل به هدف و برنامه اصلى خود توجه نكرده و به آن عمل ننموده است .
كنترل و ارزيابى برنامه زمانى موثر و كارآمد خواهد بود كه مبتنى بر اطلاعات صحيح و دقيقى باشد؛ بنابراين بايد در مورد اجراى برنامه ، اطلاعات لازم جمع آورى و در اختيار مديران و برنامه ريزان قرار گيرد، تا آنان بتوانند بر اساس اطلاعات درست و دقيق ، ارزيابى صحيح و دقيقى در مورد برنامه داشته باشند؛ يعنى بين برنامه پيش بينى شده و آنچه عملا اجرا شده است ، مقايسه كنند و مشخص نمايند كه آيا برنامه به درستى اجرا مى شود يا خير.
برنامه ريزى عملياتى و اجرايى
برنامه ريزى فرايندى است كه از طريق آن مى توان اهداف سازمان را عينيت بخشيد؛ در اين ميان برنامه ريزى جامع همچون حلقه اى است كه بر سازمان احاطه دارد و گستره فعاليتهاى وسيع آن را در بر مى گيرد. اما سازمان به نوع ديگرى از برنامه ريزى هم نياز دارد كه بتواند براى هر كدام از بخشهاى سازمان و يا هر كدام از فعاليتهاى مهم سازمان ، برنامه اى جزئى و دقيق داشته باشد. اين نوع برنامه ريزى كه (( برنامه ريزى عملياتى يا اجرايى )) ناميده مى شود، از اهميت ويژه اى برخوردار است ؛ زيرا حاصل اين برنامه ريزى ، برنامه جزيى و دقيق خواهد بود كه براى مجريان آن عينى تر، ملموس تر و محسوس تر خواهد بود.
مسئوليت طراحى و برنامه ريزى برنامه هاى عملياتى ، بر عهده مسئولان رده پايين سازمان - مثل مسئولان واحدها و بخشهاى مختلف سازمان و نيز مديران پروژه ها - مى باشد. مديران سطح پايين سازمان ، با الهام گرفتن از برنامه هاى جامع و اهداف و استراتژيهايى كه در برنامه هاى جامع مشخص شده اند، موثرترين و كاراترين شيوه ها و راهكارها را در جهت وصول به اهداف استراتژيك طراحى مى كنند.
بنابراين برنامه ريزى عملياتى را مى توان پيش بينى عمليات براى نيل به هدفهاى معين ، با توجه به امكانات و محدوديتها و خطوط كلى ترسيم شده در برنامه هاى جامع ، تعريف كرد. با توجه به اينكه برنامه هاى عملياتى از طريق انتخاب و طراحى شيوه ها و راه حلهاى مناسب ، به منظور دست يابى به اهداف استراتژيك برنامه هاى جامع ، طراحى مى شوند، مى توان گفت كه اين برنامه ها زاييده برنامه هاى استراتژيك و حمايت كننده آنها مى باشند و به منظور تحقيق و به مرحله اجرا در آوردن برنامه هاى استراتژيك به وجود آمده اند.
ويژگى هاى برنامه ريزى عملياتى
برنامه ريزى عملياتى كه جهت گيرى خود را از برنامه هاى استراتژيك مى گيرد، و خط مشى عمومى عمليات را كمى مى كند، مسئوليت چگونگى دست يابى به اهداف را بر عهده دارد و داراى خصوصيات و ويژه گى هايى است كه بعضى از آنها عبارت اند از:
1. در برنامه ريزى عملياتى ، بيشتر به جزئيات پرداخته مى شود و نسبت به برنامه هاى استراتژيك و جامع ، از ابهام كمترى برخوردار است ؛
2. برنامه ريزى عملياتى ، مدت زمان كمترى را به خود اختصاص مى دهد؛
3. اين نوع برنامه ريزى در سطوح پايين و اجرايى سازمان انجام مى شود؛
4. در اين برنامه ريزى بر بازدهى عملياتى و صرفه جويى اقتصادى تاكيد فراوانى مى شود؛
5. در برنامه ريزى عملياتى ، بيشتر دستيابى به منافع فعلى سازمان مورد توجه قرار دارد؛
6. تعيين بودجه ، زمان بندى و تعيين معيارهاى عملكرد، بيشتر در اين برنامه ريزى صورت مى گيرد؛
7. روشهاى كار غالبا متكى بر تجربه ها و دستاوردهاى گذشته است ؛
8. برنامه ريزى عملياتى در مقايسه با برنامه ريزى جامع ، ريسك و مخاطره كمترى را در بر دارد.
شايان ذكر است براى آنكه بخشها و سرپرستان رده هاى عملياتى بتوانند راهكارهاى عملى شاخص مذكور را براى ورود در فرايند، بررسى نمايند، پاسخ صحيح و دقيق به پرسشهاى ذيل راه گشا خواهد بود؛
1. فعاليتهاى لازم براى تحقق هدف در برنامه كدامند؟ و اساسا چه فعاليتهايى براى اجراى برنامه و دست يابى به اهداف پيش بينى مى شود؟
2. روش انجام هر يك از اين فعاليتها بايد چگونه باشد؟
3. فعاليتهاى برنامه به كمك چه تشكيلاتى قابل عمل خواهد بود؟
4. به منظور دست يابى به اهداف سازمان ، به چه منابعى - اعم از منابع انسانى ، مالى ، تجهيزات و...- نياز است ؟
5. فعاليتهاى برنامه در چه محل و مكانى اجرا خواهند شد؟
6. هر يك از فعاليتها چه زمانى را به خود اختصاص مى دهند؟
همان گونه كه ملاحظه شد، برنامه ريزان قبل از دست زدن به هر اقدامى ، شايسته است كه پارامترها و عوامل مهمى چون هدف ، روش ، منابع و امكانات ، تشكيلات ، زمان به مكان انجام فعاليت و فرايند برنامه را مد نظر قرار دهند.
اهميت زمان و زمان بندى در برنامه
يكى از عوامل مهم و موثر در برنامه ، عنصر زمان است كه از اهميت فوق العاده اى برخوردار است . در متون اسلامى نيز (( زمان )) به عنوان عاملى مهم در فرايند كار معرفى شده و توجه به آن مورد تاءكيد واقع شده است . در عهد نامه معروف حضرت على (عليه السلام ) به مالك اشتر آمده است :
وامض لكل يوم عمله ؛ فان لكل يوم ما فيه ؛ ⁽⁴⁶⁾
هر روز، كار همان روز را انجام بده ؛ زيرا هر روز كار مخصوص خود را دارد.
اهميت عنصر زمان در برنامه ريزى تا جايى است كه تعيين جدول زمانى ، به عنوان شاخص اصلى برنامه عملياتى تلقى شده است و حتى برخى از دانشمندان مديريت ، برنامه ريزى عملياتى را به معناى زمان بندى و تعيين جدول زمانى دانستند. شايد تعريف برنامه ريزى عملياتى به زمان بندى هم از اين جهت باشد كه در اين نوع از برنامه ريزى ، اهداف كلى و جامع ، كمى مى شوند، و به صورت جداول زمان بندى شده در مى آيند. از اين رو زمان بندى در كارها پديده اى است كه تحقق و تسهيل برنامه ها در گرو آن است و همين مسئله ، اهميت گفتار پيامبر گرامى اسلام (صلى الله عليه و اله و سلم ) را نشان مى دهد كه فرمود:
(( الامور مرهونة باءوقاتها )) ⁽⁴⁷⁾ ؛
كارها در گرو دقت خود هستند.
اهميت و جايگاه ويژه اى كه زمان براى مديران دارد به خاطر اين است كه اگر كارها در زمان خود انجام شوند، از تلف شدن و منابع سازمان جلوگيرى مى شود و مديريت سازمان ، روند رشد و تكامل را سريع تر طى مى كند و در ظرف زمانى تعيين شده به اهداف خود مى رسد.
البته چنان كه بى توجهى به زمان و از دست دادن آن مذموم است ، عجله و شتاب زدگى نيز كار درستى نيست . اميرمومنان حضرت على (عليه السلام ) مى فرمايد:
اياك و العجلة بالامور قبل اءوانها اءو التسقط فيها عند امكانها اءو اللجاجة فيها اذا تنكرت ، اءو الوهن عنها اذا استوضحت ؛ فضع كل اءمر موضعه و اءوقع كل امر موقعة ؛ ⁽⁴⁸⁾
از شتابزدگى در كارها قبل از رسيدن وقت آنها يا غرق شدن در آنها، آن گاه كه در دسترس قرار گرفتند، و يا لجاجت در آنها هنگامى كه پيچيده شدند، يا سستى در آنها هنگامى كه روشن شدند، بپرهيز؛ پس هر چيزى را در جاى خودش قرار داده و هر امرى را به وقت خود انجام بده .
فصل سوم : مباحث ويژه در برنامه ريزى
1. هدف گذارى
اولين مسئله مهم و حياتى در فرايند برنامه ريزى ، تعيين هدف يا اهداف است ؛ هدف ، ركن اصلى برنامه ريزى است و تمامى برنامه ها براى دست يابى به آن طراحى و اجرا مى شوند و تمامى كارها و وظايف مديران - مثل برنامه ريزى ، سازماندهى ، تصميم گيرى و كنترل - به منظور دست يابى به آن اهداف است .
اهداف سازمانى به فعاليتها، تلاشها و حركت سازمان جهت مى دهد و آنها را در مسير معين و مشخصى رهنمون مى شود.
اهداف دقيقا مشخص مى كنند كه سازمان به كجا مى خواهد برود و چه چيزى را بايد به دست آورد. همچنين اهداف به مديران اين امكان را مى دهند كه برنامه هايى را طراحى كنند كه رسالت سازمان را به واقعيت تبديل كنند. ⁽⁴⁹⁾
اگر هدفهاى سازمان مشخص نباشد، مسير حركت سازمان روشن خواهد شد؛ و وقتى مسير حركت سازمان و جهت فعاليتهاى آن مشخص نباشد، ابهام و سردرگمى ، سازمان را فرا مى گيرد و كاركنان سازمان دچار بلاتكليفى خواهند شد؛ و اين باعث كاهش ميزان موفقيت و كارآيى لازم خواهد شد. بنابراين يكى از مباحث مهم و اساسى بر برنامه ريزى ، بحث در مورد هدف و مباحث مربوط به آن است .