اصل پرسشگرى
حضرت امير "ع" در بخشى از خطبه ى دويست و دو مى فرمايند:
... و كان لايمر بى من ذلك شى ء الا سالته عنه حفظته
[معاديخواه عبدالمجيد، خورشيد بى غروب نهج البلاغه، ص 240.]
'... و من چنان بودم كه هر آن چه را بر من مى گذشت مى پرسيدم و به خاطر مى
سپردم.'
همچنين در وصيت معروف خويش به حضرت امام حسن "ع" مى فرمايند:
فان اشكل عليك شى ء من ذالك فاحمله على جهالتك...
[جعفرى محمد تقى، ترجمه و تفسير نهج البلاغه، جلد 18، ص 225.]
'فرزندم اگر درباره ى واقعياتى كه براى تو بيان نمودم، مشكلى پيش آمد، آنرا بر
جهالت خود حمل كن. زيرا تو در آغاز خلقت به آن جاهل بودى و چه بسيار است جهالت تو
درباره ى واقعياتى كه راى تو در آنها حيران و بينايى ات در آنها گمراه بوده است، پس
درباره ى آنها بينايى بدست مى آورى.'
اين جملات شريف، انسان را به سئوال و جست و جو تحريك مى نمايد و اين نكته سازنده
را گوشزد مى نمايد كه وقتى حقيقتى براى تو تاريك جلوه كند، حقيقت را متهم مكن و آن
را منحرف مساز، بلكه آن را به جهل خود مستند نما. اين انسان بزرگ همچنين مى
فرمايند:
... و لا نسئل عما جهلنا.
[سفينه البحار- ج 1، ص 585.]
'... و درباره ى آن چه كه نمى دانيم سئوال و جستجو نمى كنيم.'
جالب ترين مساله اى كه مى تواند انسان حق شناس را از ديدگاه حقوق به خود جلب
نمايد، مطلبى است كه على "ع" در هنگام پاسخ به سئوالى كه يكى از ياران آن حضرت براى او طرح كرده بود، در حاليكه آن سئوال موقعيت مناسبى
نداشت، آن حضرت پاسخش را با اين جمله شروع فرمود:
'تو اى مرد اسدى، انسان مضطربى هستى، زبانت را در غير موضعش رها مى كنى. ولى چه
بايد كرد كه از دو جهت داراى حق هستى:
يكى اينكه با پيامبر اكرم "ص" رابطه ى سببى دارى و دوم اين كه، تو حق سئوال
دارى.'
اگر در اين جمله اخير بيشتر دقت كنيد، خواهيد ديد كه همه انسان ها در تحصيل
معرفت از دو حق عظيم برخوردارند:
1- حق طرح سئوال
2- حق شنيدن پاسخ
و حق دوم، هر دانايى را مكلف مى سازد كه پاسخ سئوالى را كه مى داند، بدهد.
مرحوم محدث بزرگ، حاج شيخ عباس قمى
[كتاب سفينه البحار، ج 1 ص 585.] از امام باقر "ع" نقل مى كند كه آن حضرت فرمود:
الا ان السئوال مفتاح العلم'
'آگاه باشيد، سئوال كليد علم است'.
طرح صحيح سئوال، اساسى ترين عامل تسهيل جواب است:
اين مبحث را مى توان با نام 'مساله شناسى' يا 'سئوال شناسى' نيز مطرح نمود.
شناخت اين كه 'مساله چيست' و 'ابهام در كجا است' بسيار كار بزرگى است و مى توان
گفت:
مشخص ساختن نقطه ى حقيقى ابهام و مجهول كه سئوال براى كشف و روشن ساختن آن ابراز
خواهد شد، به درجه قابل توجهى از معرفت در مسائل پيرامون آن نقطه ى ابهام نيازمند
است.
اين مثال را در نظر بگيريم:
فرض كنيم مورد سئوال اين است كه آيا بشر روزى خواهد توانست از قدرتى كه بدست مى
آورد، سوء استفاده نكند و خود از داشتن قدرت ناتوان نگردد و اصول و ارزش هاى ثابت
شده ى انسانى را زير پا نگذارد؟
اگر ما مفاهيم روشنى درباره ى 'بشر'، 'قدرت'، 'آينده'، 'استفاده'، 'ناتوانى' و
'اصول و ارزش هاى ثابت' نداشته باشيم، قطعا نخواهيم فهميد كه اصل مساله چيست و
مجهول ما كدام است.
[كتاب سفينه البحار، ج 7 ص 228.]
پيامبر اكرم "ص" فرموده اند:
حسن المساله نصف العلم
[تحت العقول، ص 56.]
'سئوال را نيكو طرح كردن، مساوى نصف علم- جواب- است.'
مسائلى كه علم مطرح مى كند:
علم از چگونگى سخن مى گويد و با چرايى كارى ندارد و سالهاست كه اين مطلب، مسلم و
محرز است. اما فكر آدمى سئوال 'چرا' را مانند سئوال 'چگونه' بوجود مى آورد و نمى
تواند به بهانه اين كه اين سئوال ها جواب ندارند يا جوابشان متقن نيست، از طرح آنها
صرف نظر كند.
به علاوه آيا پيش از ظهور استدلال تجربى، فكر مى بايد از طرح سئوال 'چگونه' صرف
نظر كند؟ و اگر امثال 'ارشميدس و گاليله و توريچلى' از طرح سئوالاتى كه تا آن زمان بى جواب بود خوددارى كرده بودند، آيا اين گونه
استدلال مى توانست بوجود آيد؟
سئوال عامل اساسى ترقى معرفت است و خود محصول طبيعى و غير ارادى فكر است كه پليس
و سانسور و اعتقاد به پيروى كوركورانه از مقررات نمى توانند جريان طبيعى آن را قطع
كنند.
سئوالات بى جواب و نگرانى ها يا جذبه هايى كه ايجاد مى كنند جزيى از وضع هستى
آدمى است و بى شك يكى از خواص حيات اين است كه احتياج به دانستن بر احتياج به اخبار
غلبه دارد.
همين كه علم تجربى به سئوال مربوط به چگونگى امرى جواب مى دهد، فكر مى تواند
فورا چند سئوال به صورت 'چرا' مطرح كند. و به اين ترتيب، به مجموعه گفتگوهايى كه
درباره علت ها و معلول ها و محرك هاى اوليه و غايات نهايى و تعدد و تكثر جهان ها از
ديرباز به عمل آمده است، همواره موضوعات تازه اى افزوده مى شود كه اگر چه لااقل در
وضع كنونى امور راه حل اطمينان بخشى ندارد، در وجود آنها ترديدى نيست.
[ژان فوراستيه، وضع و شرايط روح علمى، ص 182.]
انسان فطرتا صاحب ذهنى جست و جوگر و ناآرام است كه دايما با سئوال هاى تازه
روبرو است و چون سئوال در ذهنش آمد، تا جواب را نگيرد آرام نخواهد گرفت، اما همين
كه پاسخ سئوالى را يافت همين پاسخ دريچه اى مى شود به جهانى تازه كه سرشار از سئوال
هاى تازه است و اين جريان، پايانى ندارد.
همچنين انسان نيازهايى دارد كه براى برآوردن آنها تلاش مى كند، تلاشى كه به خصوص
در مورد رفع نيازهاى مادى مستلزم تصرف بيشتر در طبيعت و ابداع و اختراع آثار جديد است و همين تصرف و آفرينندگى، چهره ى زندگى
او را عوض مى كند و زندگى كه عرضه شد پرسش ها و نيازهاى ديگر رخ مى نمايند.
[خاتمى سيد محمد، بيم موج، ص 173.]
مدير با تقويت روحيه ى پرسشگرى در خود و همكاران زير مجموعه اش، موجب آشنا شدن
مسائل ناآشنا و مجهول و همچنين پويايى، نو انديشى و بالندگى مى شود.
اصولا سازمان به اهداف از پيش تعيين شده ى خود، زمانى نايل مى شود كه هدف ها
براى مدير و ساير افراد روشن و شفاف باشد. توجه به 'اصل پرسشگرى' اين امر را ميسر
مى سازد.
چنانچه پرسش و سئوال بدون پاسخ بماند بر ابهامات و تعداد پرسش ها افزوده مى
گردد.
مدير بايد با ايجاد بسترى مناسب براى پرسشگرى و حق قايل شدن براى همكاران كه با
طرح سئوال و شنيدن پاسخ، جو سازمانى را فضايى پويا و بالنده سازد.
اصل مشاركت و هميارى
حضرت على "ع" در بخشى از خطبه ى يكصد و سى و ششم مى فرمايند:
ايها الناس، اعينونى على انفسكم
'اى مردم، مرا براى اصلاح خود، يارى نماييد.'
در طول گذرگاه تاريخ، انسان هاى تكامل يافته اى را مى بينيم كه با كمال خلوص و
صفا و با كمال اطلاع از دردهاى بشرى و از درمان آنها، همه ى موجوديت خود را وقف
بهبود و اصلاح حال انسان ها نموده و گذشت و فداكارى هاى فوق تصور در اين عرصه ى
مجاهدت از خود بروز داده اند. به اتفاق همه ى تاريخ نويسان و تحليل گران تاريخ و
صاحب نظران تشريح و تحقيق واقعيات صدر اسلام تا پايان حيات اميرالمومنين على بن ابى
طالب "ع"، اين شخصيت الهى در رديف اول آن انسان هاى كمال يافته بوده است، بلكه با
يك دقت نظر لازم و كافى، به اين نتيجه مى رسيم كه اولين شخصيت پس از پيامبر عظيم
الشان اسلام على بن ابى طالب "ع" بوده است كه لحظه اى از فداكارى و روشنگرى انسان
ها، بيان دردها و درمان آنها و تكاپوى عملى در مسير ايجاد 'حيات معقول' فرو گذارى
نكرده است. مخصوصا اگر اين حقيقت را در نظر بگيريم كه اين بزرگ مرد تاريخ هيچ گونه
توقع و طمع مادى و ارزش هاى اعتبارى از جامعه نداشته است، به عبارت ديگر بدون اين
كه نيرو و سعادت خود را از جامعه بگيرد، در راه سعادتمند ساختن جامعه نهايت تلاش را
مبذول نموده است. آن بزرگ بزرگان با كمال خلوص و صفا و به اصطلاح از اعماق قلب با
ايمانش، از مردم كمك مى طلبد، نه با كلمات فريبنده اى كه براى تثبيت موقعيت خود در جامعه سخن پردازى مى نمايد. حال ببينيم چه چيزى را
مورد استمداد نموده است؟
آيا از مردم مى خواهد او را براى تصدى مقام كمك كنند كه چند صباحى در اين دنيا
از لذت جاه و مقام و قدرتمندى برخوردار گردد؟
نه سوگند به خدا، او همان انسانى است كه بارها قولا و عملا اثبات فرمود كه طالب
جاه و مقام نيست و تصريح فرمود كه ارزش زمامدارى براى او از ارزش بند يك كفش وصله
خورده بالاتر نيست و هم اين انسان وارسته از ماده و مقام بود كه فرمود:
'سوگند به خدايى كه دانه را شكافت و روح را آفريد، اگر گروهى براى يارى من آماده
نبودند و حجت خداوندى با وجود ياران براى من تمام نمى گشت و... مهار اين زمامدارى
را بدوشش مى انداختم.'
همچنين حضرت امير "ع" در بخشى از خطبه ى دويست و شانزده چنين مى فرمايد:
'از حقوق واجب خداوند بر بندگان اين است كه به اندازه توانايى خود در خيرخواهى و
نصيحت بندگانش كوشش كنند و در راه برقرارى حق در ميان خود، همكارى نمايند- و نيز
توجه داشته باشيد- هيچ گاه نمى توان كسى را يافت- هر چند مقام و منزلتش در حق بزرگ
باشد و سابقه دار در دين و فضيلت- كه در انجام حقى كه به عهده دارد نياز به كمك
نداشته باشد و همچنين هرگز كسى را نتوان پيدا نمود- هر چند مردم او را كوچك شمارند
و با چشم حقارت وى را بنگرند- كه در كمك كردن به حق يا كمك به او در انجام حق از او
بى نياز بود.
[امامى محمد جعفر و آشتيانى محمد رضا، نهج البلاغه با ترجمه گويا و شرح فشرده،
جلد دوم، ص 402.]
مبانى مشاركت
پرسش اين است چرا انسان ها گرايش به مشاركت دارند؟ ريشه و منشا مشاركت ها چيست؟
آيا بشر ذاتا مشاركت جو خلق شده است يا هميارى ها نتيجه زندگى اجتماعى است؟ به اين
پرسش ها و پرسش هاى ديگرى از اين نوع، فيلسوفان، اهل دين، جامعه شناسان و روان
شناسان و صاحب نظران اقتصادى و سياسى و مديريت هر كدام پاسخ ويژه اى داده اند.
بررسى همه اين پاسخ ها نشان مى دهد كه مشاركت از ديرباز همواره مورد نظر بزرگان
انديشه و دين بوده است. چنان كه در آموزه هاى زرتشت آمده است: و از سه راه به بهشت
برين مى توان رسيد: اول دستگيرى نيازمندان و بينوايان، دوم يارى كردن در ازدواج بين
دو نفر بينوا، سوم كوشش و كمك به تعليم و تربيت نوع بشر، كه به نيروى دانش، شر و
ستم، اين دو آثار جهل، از جهان رخت بربندد.
'افلاطون' در كتاب پنجم جمهورى در بحث از بهترين جامعه، استدلال مى كند كه
بهترين جامعه، جامعه اى است كه افراد آن همانند اعضاى يك تن، چنان با هم ارتباط
داشته باشند كه رنج و درد يك عضو سبب رنج و درد تمام اعضاى جامعه باشد. هم او آورده
است، جامعه اى سعادتمند است كه همه اعضاى آن در غم و شادى هم شريك باشند و همه با
هم بگويند كه 'اين خوشبختى من است'. در اسلام نيز موضوع مشاركت و مشاوره و تعاون
همواره تشويق شده است.
در قلمرو قرآن كريم، امورى از قبيل انفاق شامل صدقه و غيره، جهاد و امر به معروف
و نهى از منكر مصاديق بارز مشاركت به شمار مى آيند. بر 'تعاون' در امور صواب و سفارش هاى متقابل در اين جهت تاكيد شده است- 'مائده، 2'-
مشاوره در اداره امور جامعه اسلامى امرى نهادى است و جزو ساختار نظام اسلامى است-
'شورى، 38'- در نظام اسلامى و در آيات قرآنى يارى مومنين در كنار يارى خداوند قرار
گرفته است- 'انفاق، 62'- و يارى مومنين نقطه اسباب يارى خداوند است.
بسيارى از فلاسفه ى اسلامى، مشاركت در زندگى اجتماعى را جزو ذات انسان دانسته
اند. از اين جمله است امام محمد غزالى كه منشاء تعاون را ضرورت زندگى آدمى دانسته
است. همچنين است ابن خلدون و ديگران. افزوده بر اين ها، روان شناسان نيز به اين
نتيجه رسيده اند كه مشاركت رضامندى را افزايش مى دهد.
انسان هاى مشاركت جو مورد تاييد قرار گرفته و سلامت روانى پيدا مى كنند. انگيزه
هاى افراد را براى كار، بيشتر مى كنند. افراد خير و مشاركت جو سرمشق ديگران قرار مى
گيرند. وقتى انسان ها به مشاركت روى مى آورند، صميميت ميان آنان افزايش مى يابد و
نسبت انحراف كم مى شود. شخصى كه با شما در يك قايق نشسته است- هيچ وقت در آن سوراخ
ايجاد نمى كند. درست گفته اند كه: 'فرق است ميان كسى كه با تو در قايق در دريا
نشسته است با شخصى كه از دور نظاره گر شماست.'
[نشريه مدرسه نو، سازمان نوسازى، توسعه و تجهيز مدارس كشور، شماره 11، ص 16.]
مديريت مشاركت جو
مشاركت در معنى و مفهوم بنيادى خود به پيوندى سازنده و سودمند ميان دو تن اشاره
دارد، هر گاه دو تن، زن و مرد در قالب زن و شوهر، با يكديگر به گونه اى پيوند برقرار مى كنند كه هر دوى آنان از آن بهره مند شوند و
در عين بهره مندى، رشد و كمال بيشترى به دست آورند، مى توانيم اين پيوند را سودمند
و سازنده بخوانيم. بطور مثال، اگر يك واحد آموزشى ميان مدير، كاركنان ادارى و
آموزگاران و دبيران براى كارگردانى آموزشگاه چنان پيوندى برقرار شود كه همه كسان
درگير در كار به بهره مندى برسند و از راه انجام دادن وظيفه هاى خويش رشد كنند و
راه بالندگى به پويند، مى توانيم فضاى آن آموزشگاه را فضايى 'مشاركت جو' بنماميم.
مديريت مشاركت جو از سال هاى دهه ى 1950 پس از پاره اى آزمايش هاى علوم رفتارى
از سوى دانشمند گرانمايه 'كرت لوين' پذيرشى نيكو يافت و مردم بسيارى براى پيش بردن
كار گروهى از آن بهره گرفتند. بررسى هاى بى شمارى در نيمه ى دوم سده ى بيستم درباره
ى آثار مشاركت صورت گرفته كه نمايان ترين نتيجه آنها گواه بر آن است كه 'هر گاه
مردم فرصت بيان انديشه هاى خود را بيابند و در تصميمى كه بر سرنوشت آنان اثر مى
گذارد، شركت جويند، به آفرينندگى و نوآفرينى بيشتر روى مى آورند و به پذيرش مسئوليت
بيشتر دلبسته تر مى شوند.'
افزوده بر آن، كاربردن شيوه ى مشاركت در كارگردانى سازمان ها نتيجه هاى ديگرى در
بردارد كه برخى از آنها چنين است:
كيفيت كار بهبود و كاستى هاى آن، اندك اندك كاهش مى يابد.
مردم به پذيرش دگرگونى رغبت بيشتر نشان مى دهند و از تحول و تغيير بيم و هراس به
خود راه نمى دهند.
نتيجه ى كار و كوشش گروهى فزونى مى يابد و بهره ورى در كار بالا مى رود.
روحيه ى سازمانى نيرومند مى شود و وفادارى كاركنان به سازمان تقويت مى گردد.
فضاى دلپذيرى براى رشد و بالندگى فردى پديدار مى گردد و مردم براى بالا بردن
دانش و تخصص خود به كوشش مى پردازند.
تعارض، دشمنى و ستيز ميان مديران و كاركنان از يك سو و ميان خود كاركنان از سوى
ديگر به كمترين درجه ممكن مى رسد.
مردم نسبت به يكديگر بردبارتر مى شوند. شنيدن كلام مخالف آسان تر مى شود و بيان
انديشه هاى تازه فزونى مى يابد.
از ميزان نظارت و سرپرستى كاسته مى شود، هر كس به نظارت در كار خود متعهد مى
گردد و از اين راه، هزينه هاى مادى سازمان رو به كاهش مى گذارد.
در ميان كاركنان سازمان احساس 'ما' و همبستگى با سازمان پديد مى آيد و فضاى كارى
دلپسندى بر سازمان حاكم مى گردد.
كاركنان، خود را با سازمان همانند مى سازند و نسبت به آن هويت استوار پيدا مى
كنند و هدف هاى سازمان را در شمار هدف هاى خود و در پاره اى از حالات، حتى بالاتر
از هدف هاى شخصى خويش قرار مى دهند.
آشكار است كه براى دست يابى به دستاوردهاى نيكوى مشاركت، بايد كوشش شود تا
مشاركت به معنى واقعى آن در فضاى سازمان به وجود آيد. مشاركت واقعى زمانى پديد مى
آيد كه مردم از نظر ذهنى و عاطفى درگير و شريك شوند و به انديشه ها و عواطف آنان
توجه بسيار مبذول گردد. به عبارت ديگر، هستى روانى مردم درگير گردد و از آنان تنها درخواست
درگيرى جسمى و بدنى نشود. هرگاه مشاركت در معنى فراخوانى ذهنى و عاطفى مردم به كار،
پديد آيد، آنان برانگيخته مى شوند تا همه توان خود را براى يارى رساندن به سازمان
بسيج كنند و از پذيرش بار مسئوليت نهراسند.
[بخشى از مقاله دكتر محمد على طوسى، نشريه مديريت در آموزش پرورش، شماره ى 3-
سال1371.]
اصل هماهنگى و ارتباطات
حضرت اميرالمومنين على "ع" در بخشى از خطبه ى يكصد و چهل و شش مى فرمايند:
و مكان القيم باالامر مكان النظام من الخرز، يجمعه و يضمه، فاذا انقطع النظام...
[معاديخواه عبدالمجيد، خورشيد بى غروب نهج البلاغه، ص 146.]
'كسى كه سرپرستى نظامى را عهده دار است، درست همانند رشته اى است كه مهره ها را
نظام مى بخشد و تا رشته بگسلد، تمامى مهره ها پراكنده شوند و چه بسا كه ديگر هرگز
فراهم نيايند.'
منظور از هماهنگى، وحدت بخشيدن به عمليات گروهى است. در هر سازمان وظايف متعددى
مطرح است، ولى در نهايت همه ى اين فعاليت ها و وظايف بايد به يك سو ختم شود. وظيفه
هماهنگى اين است كه پل ها و رابطه هاى اين ارتباط را مشخص كند تا از پراكندگى و
گسيختگى كارها جلوگيرى به عمل آيد.
[فرجاد محمد على، مديريت عمومى در آموزش و پرورش، ص 27.]
هماهنگى
لزوم هماهنگ كردن عمليات دستگاه به توضيح زياد نياز ندارد. همان طور كه اجزاى يك
ماشين به خودى خود كار نمى كنند و براى به حركت در آوردن ماشين لازم است كه اجزاى
آن به دقت و احتياط روى هم سوار شوند، به همين ترتيب نيز ايجاد ارتباط مناسب و
منطقى ميان وظايف افرادى كه عمليات گوناگونى را انجام مى دهند، براى جلوگيرى از
اختلاط مسئوليت و ايجاد وحدت عمل به منظور تحقق هدف هاى مشترك سازمان، لازم است.
هماهنگ كردن عمليات كارمندان معدودى كه در موسسه ى كوچكى كار مى كنند، اشكالى
ندارد، زيرا نتيجه ى سهولت ارتباط و تماس هاى مداوم هدف نهايى سازمان براى كليه ى
افراد روشن است و هر كارمندى سعى مى كند كه عمليات خود را با فعاليت هاى ساير
كارمندان هماهنگ سازد. در سازمان هاى بزرگ، عوامل مختلفى مانند كندى عمل ارتباط،
تقسيم كار و تفويض اختيارات، ايجاب مى كند كه تدابير موثرى براى هماهنگى كردن
عمليات افراد به منظور تحقق هدف هاى مشترك سازمان برقرار شود. لزوم اين عمل بيشتر
از اين جهت است كه 'تمايل گريز از مركز' در اغلب واحدهاى سازمانى وجود دارد، بدين
معنى كه هر واحدى ممكن است خود را غايت وجودى سازمان بداند و از تاثير عمليات خود
در نتايج فعاليت هاى ساير واحدهاى سازمان بى خبر باشد.
از اين رو تطبيق عمليات واحدهاى متعدد سازمان به منظور نيل به هدف هاى مشترك آن
يكى از وظايف مهم مديريت به شمار مى رود.
شكى نيست كه هر قدر دامنه تقسيم كار بر اساس تخصص وسيع تر باشد، هماهنگ كردن
فعاليت هاى تخصصى دشوارتر خواهد بود. بدين جهت در سازمان هاى وسيع تدابير خاصى براى
هماهنگ كردن فعاليت هاى متعدد دستگاه به كار مى رود.
در نظريه هاى كلاسيك روى هماهنگى از طريق تمركز اختيارات و سلسله مراتب ادارى
تاكيد شده است، بدين معنى كه هر مقامى موظف است فعاليت هاى واحدهاى زير نظر خود را
با توجه به هدف هاى عمومى دستگاه هماهنگ كند. لكن در سازمان هاى وسيع، راههاى ديگرى
نيز براى هماهنگ كردن فعاليت هاى دستگاه به كار مى رود، مانند: تقويت ستاد مركزى رياست عالى سازمان، تركيب سازمان و حيطه نظارت، تشكيل
كميته، يكسان كردن امور تكرارى و غيره.
[اقتدارى على محمد، سازمان و مديريت، ص 201.]
ارتباطات
ارتباطات عبارت از توزيع اطلاعات به منظور رفتار انسانى است.
شبكه ارتباطات، دستگاه اعصاب سازمان را تشكيل مى دهد. توزيع اطلاعات، لازمه ى
عمل تصميم گيرى است. ارتباطات يك سيستم تلقى مى شود كه عناصر ضرورى آن عبارتند از
پيام گيرنده و باز خورد اطلاعات جهت هدايت.
در سيستم ارتباطات، از يك سو دريافت كننده ى اطلاعات بايستى قصد و نيت فرستنده
اطلاعات را به خوبى درك كند و از سوى ديگر لازم است كه از طريق مكانيسم باز خورد-
كنترل- فرستنده ى اطلاعات اطمينان حاصل كند كه دريافت كننده ى اطلاعات قصد و نيت او
را بخوبى درك كرده و رفتار او در جهت نيل به هدف هاى مورد نظر هدايت گرديده است.
[اقتدارى على محمد، سازمان و مديريت، ص 218.]
از ميان تمام اعمالى كه در ارتباطات دخالت دارند مانند نوشتن، صحبت كردن، نگاه
كردن، خواندن و شنيدن، آنچه كه بيشتر و تنها با كمترين دقت انجام مى دهيم، شنيدن و
گوش فرا دادن است. آزمايش هاى مختلف ارزشيابى توانايى فهميدن و به خاطر سپردن صحيح
كلمات شفاهى، نشان داده است كه تجار به طور متوسط در اين زمينه تنها 25% كارآيى
دارند. با اين همه كارآيى آنان به عنوان يك مدير، تا حدود زيادى به گوش فرا دادن
بستگى دارد و آنها نيمى از روز را مصروف آن مى دارند.
معمولا كاركنان احساس مى كنند كه خوب گوش كردن، قسمتى از خوب نظارت كردن است، در
حالى كه براى يك مدير يا سرپرست، گوش فرا دادن به حرفى كه ديگران دارند، يكى از
معتبرترين راه هاى كسب اطلاعات است، سه تمرين شخصى كه مى توانيد در اين زمينه انجام
دهيد، به قرار زير است:
مشخص كنيد چه نسبت از روز كارى شما صرف شنيدن مى شود.
به طور صادقانه كارآيى خود را در شنيدن ارزشيابى كرده و سعى كنيد فهرستى از
عادات بد خود تهيه كنيد.
درباره ى نتايج خوب گوش ندادن در سازمان خود به تامل بپردازيد.
شنيدن را تا چه اندازه خوب انجام مى دهيد؟
برحسب يافته هاى علمى، مردم مى توانند با سرعتى معادل چهار برابر سرعت طبيعى
سخنرانى، به تفكر بپردازند، سئوالات زير را در نظر بگيريد:
آيا در هنگام شنيدن، اين وقت اضافى را براى فكر كردن درباره ى چيزهايى صرف مى
كنيد كه ربطى به آنچه گفته مى شود ندارد؟
آيا واكنشى كه نسبت به بعضى كلمات، عبارات يا افكار نشان مى دهيد، ناشى از تعصب
شما در مقابل صحبت كننده است؟
آيا نمى توانيد با بى نظرى به آنچه كه ممكن است گفته شود، گوش فرا دهيد؟
آيا به عمد گوش نمى دهيد، زيرا به اين نتيجه رسيده ايد، كسى كه براى شما صحبت مى
كند، چيزى ندارد كه شنيدنش براى شما جالب باشد؟
آيا نظرات شما درباره ى اين كه حرف هاى كسى ارزش شنيدن دارد يا نه، بر ظاهر او
مبتنى است يا بر قدرت بيان وى؟
آيا گاهى در حالى كه واقعا حواستان به حرف هاى كسى نيست، به توجه داشتن به او
تظاهر مى كنيد؟
آيا هنگام گوش كردن، حواستان به راحتى پرت مى شود؟
اگر پاسخ شما به هر يك از اين سئوالات، مثبت است. عادات بدى در شنيدن داريد!
راهنمايى هايى براى خوب گوش دادن:
گوش دادن مانند همه مهارت ها، اكتسابى است. رهنمودهاى زير را به كار بنديد تا
كارآيى خود را بالا ببريد:
1- چيزى به عنوان موضوع غير قابل توجه وجود ندارد، اين اشخاص هستند كه اغلب فاقد
علاقه اند. "جى. كى. جسترتون" سعى كنيد، نكته ى جالبى در موضوعى كه خطاب به شما
عنوان مى شود، پيدا كنيد.
2- تحت تاثير تعصبات قرار نگيريد، حتى اگر شخصى كه خطاب به شما صحبت مى كند،
سخنران خوبى نيست، مسئوليت داريد كه پيام او را كشف كنيد.
3- سعى كنيد بى طرف و معقول باشيد. آنچه را كه در حال گفته شدن است، پيش از آنكه
گوينده، صحبت خود را تمام كند، مورد ارزشيابى قرار ندهيد. نگذاريد كه حالت احساسى
واژه ها و نظريات، ادراك شما را مخدوش كند.
4- به نظريات گوش فرا دهيد، يك شنونده ى خوب حواس خود را به نظريات اصلى معطوف
مى دارد و مى تواند زبان خاصى را كه معمولا در بيان آنها به كار مى رود، تشخيص دهد.
عوامل و اصول، نظريات و مثال ها، مدارك و مباحث را از يكديگر تفكيك كنيد.
5- انعطاف داشته باشيد، وقتى كه موضوع صحبت هاى گوينده، مبهم، پرواژه يا نامربوط
است، آمادگى تشخيص وضعيت را داشته باشيد.
6- جلو پراكندگى حواس خود را بگيريد. اجازه ندهيد در هنگام گوش دادن، توجه شما
به چيزهاى اطراف معطوف گردد.
7- ذهن خود را تمرين دهيد. به دنبال فرصتى باشيد كه به سخنان دشوار گوش فرا دهيد
تا مهارت خود را افزايش دهيد.
8- بر سرعت انديشه ى خود سرمايه گذارى كنيد. در هنگام گوش فرا دادن، وقت اضافى
خود را صرف موارد زير كنيد:
- سعى كنيد كه نتيجه گيرى بعدى سخنگو را پيش بينى كنيد.
- آنچه را كه تا به حال گفته است، جمع بندى و خلاصه كنيد.
- مدارك ارايه شده را ارزشيابى كنيد.
- معناى آنچه گفته مى شود و همين طور، معناى كلمات را مورد تامل قرار دهيد.
ارتباط با رده هاى بالا
كل سيستم ارتباطى در داخل يك سازمان، بايد داراى خصوصياتى باشد كه به كاركنان
اجازه دهد و حتى آنها را تشويق كند تا با رده هاى بالاتر سازمان ارتباط برقرار
كنند. دلايل زير اين امر را توجيه مى كند:
مديريت براى تصميم گيرى، نياز به گرفتن اطلاعات از رده هاى پايين دارد.
كاركنان نياز دارند كه به نحوى فشارها و ناراحتى هاى خود را تسكين دهند.
رغبت مشاركت كاركنان در كارها افزايش مى يابد.
كيفيت ارتباط از پايين به بالا نشان دهنده ى كارآيى ارتباطات در جهت بالا به
پايين است.
ممكن است برقرارى ارتباط از پايين نشانه ى بهبود ارتباطات در جهت بالا به پايين
باشد.
عامل ترغيب كننده ى برقرارى ارتباط خوب در جهت پايين به بالا، همان برقرارى
ارتباط خوب از سطوح بالاست. اگر اين ارتباط منسجم و صريح باشد، محيط مناسبى براى
ايجاد ارتباط از طرف كاركنان فراهم خواهد آمد.
[نشريه مديريت در آموزش پرورش، بخشى از مقاله برقرارى ارتباط در مديريت، ترجمه ى
نوشيار حميدى.]
اصل اعتماد
حضرت على "ع" خطاب به مالك اشتر مى فرمايند:
فليكن منك فى امر يجتمع لك به حسن الظن برعيتك
[فاضل لنكرانى، محمد، آيين كشوردارى از ديدگاه على "ع"، ص 129.]
'پس لازم است از جانب تو برنامه اى باشد كه با آن اعتماد تو بر مردم فراهم
گردد.'
براى اينكه اعتماد به مردم و حسن ظن به آنان، ذهنى و بى پايه نباشد على "ع" ضمن
اينكه مالك را به حسن ظن و اطمينان به مردم دعوت مى كند، راهنمايى را نيز جهت تثبيت
اين ادعا و نشان دادن اعتماد به مردم ارايه مى دهد:
1- احسان،
2- تخفيف هزينه ها "رعايت وضع مالى و اقتصادى افراد"،
3- جلوگيرى از كارهاى تحميلى،
حضرت امير "ع" در حكمت دويست و چهل مى فرمايند:
من ظن بك خيرا فصدق ظنه
[معاديخواه عبدالمجيد، خورشيد بى غروب نهج البلاغه، ص 454.]
'چون كسى به تو اعتماد كند، بكوش گمانش راست باشد.'
از دو فرمايش فوق مى توان چنين استنباط كرد كه لازم است، مقوله ى اعتماد در
روابط دو سويه ى بين مدير و زيردستان در نظر گرفته شده و به آن توجه شود. همان طور
كه مدير بايد به همكارانش اعتماد داشته باشد تا فعاليت ها و وظايف، به خوبى انجام
پذيرد، متقابلا افراد زير مجموعه نيز بايد به مدير خود اعتماد داشته باشند و مدير
بايد تلاش كند كه اعتماد افراد زير مجموعه به او حفظ گردد.
