اصل نگرش سيستمى
حضرت مولى الموحدين على "ع" در نامه ى پنجاه و سه خطاب به مالك اشتر مى فرمايند:
و اعلم ان الرعيه طبقات لا يصلح بعضها الا ببعض و لا غنى ببعضها عن بعض...
[امامى محمد جعفر و آشتيانى محمد رضا، نهج البلاغه با ترجمه گويا و شرح فشرده
زير نظر آيت اله مكارم شيرازى، جلد سوم، ص 150.]
'"اى مالك" بدان! مردم از گروه هاى مختلف تشكيل يافته اند كه هر كدام جز به
وسيله ى ديگرى اصلاح و تكميل نمى شوند و هيچ كدام از ديگرى بى نياز نيستند'. اين
گروه ها عبارتند از:
لشكريان خدا، نويسندگان عمومى و خصوصى، قضات عادل و دادگستر، عاملان انصاف و
مدارايى- انتظامات داخلى- اهل جزيه و ماليات، اعم از كسانى كه در پناه اسلامند و يا
مسلمانند و تجار و صنعتگران...
جامعه و يا كاركنان يك سازمان و موسسه يك سيستم هستند و از اجزاى گوناگونى تشكيل
يافته كه تمامى اين اجزا با يكديگر به نوعى ارتباط و هماهنگى دارند كه اگر جزيى
داراى نقصان گردد بر اجزاى ديگر اثر مى گذارد، در واقع هر يك به ديگرى وابسته بوده
و مكمل هم مى باشند.
به منظور جلوگيرى از هر ضعف و سستى در قسمتى از سازمان و ايجاد هماهنگى هاى لازم
در همه ى بخش ها، نقش مدير و اهميت آن ايجاب مى كند كه مديريت بايد با نگرش سيستمى
انجام پذيرد. يعنى همه قسمت ها و تمامى افراد شاغل در يك سازمان و موسسه به وظايفى
مشغول هستند كه براى رسيدن به اهداف سازمانى، اهميت خاص خود را دارند كه لازم
است مدير دستگاه روابط صحيح و مناسب تعاملى و تقابلى را ايجاد نمايد.
حضرت امير "ع" در بخشى از خطبه هيجده درباره ى قرآن مى فرمايند:
و ذكر ان الكتاب يصدق بعضه بعضا و انه لا اختلاف فيه
[معاديخواه عبدالمجيد، خورشيد بى غروب نهج البلاغه، ص 36.]
'هر بخشى از قرآن، تصديق كننده ى بخش هاى ديگر است و هيچ تناقض و اختلافى در آن
نيست'.
ديد سيستم ها
يك سيستم عبارت از مجموعه اى از اجزاى وابسته به هم است كه يك مجموعه ى سازمان
يافته را تشكيل مى دهد. سازمان هايى نظير مدارس، سيستم هاى تعامل اجتماعى هستند كه
متشكل از شخصيت هاى متعامل بوده و در داخل روابط متقابل و مربوط به هم، به يكديگر
وابسته اند. تلاش هاى اوليه براى تركيب تاثير اشكال رسمى و غير رسمى زندگى سازمانى،
در زمينه ى تفكر سيستم هاى بسته مطرح است، به اين معنى كه رفتار در سازمان هاى رسمى
تقريبا به طور انحصارى برحسب نيروهاى داخل سازمانى توضيح داده مى شد.
سازمان جدا از محيط خود در نظر گرفته مى شد، به تاثير نيروهاى محيطى يا خارجى در
رفتار درونى سازمان توجه كمترى معطوف مى گرديد.
در اوايل سالهاى 1960 دانشمندان رفتارى به تغيير ديدگاه هاى خود از سيستم هاى
بسته به ديدگاه سيستم هاى باز را شروع كردند. مدل هاى تجزيه و تحليل سازمانى به تاكيد در اين خصوص پرداختند كه سازمان ها نه تنها از
محيط خود متاثر مى شوند، بلكه به آنها وابسته نيز هستند.
امروزه تعداد كمى از نظريه پردازان و محققان سازمانى معاصر، اين قضيه را مى
پذيرند كه سازمان ها را جدا از رويدادهايى كه در خارج اتفاق مى افتد، مى توان كاملا
درك كرد. در واقع 'مارشال ميير' بحث مى كند كه 'موضوع سيستم هاى باز در مقابل سيستم
هاى بسته، به نفع باز بودن، بسته است.' گرچه تفكر سازمانى معاصر بر علوم رفتارى
تكيه دارد. مع هذا سه ديدگاه سيستمى در رقابت با يكديگر در كنار هم در فعاليت هستند
كه هر كدام از آنها نيز طرفدارانى دارند. 'ريچارد اسكات' آنها را ديدگاه هاى
سيستمى، 'معقول، طبيعى و باز' مى نامد.
اين سه ديد سازمانى معروف نسبتا مجزا از هم هستند. با وجود اين، بخشى از آنها
روى هم افتاده مكمل يكديگرند. قسمتى از آنها هم با يكديگر در تعارض مى باشند و هر
كدام از آنها داراى سابقه اى در تفكر اوليه ى سازمانى هستند.
سيستم هاى معقول
ديدگاه سيستم هاى معقول، سازمان ها را به عنوان ابزارى رسمى در نظر مى گيرد كه
براى كسب اهداف سازمانى مشخص طرح شده اند. معقوليت ميزانى است كه مجموعه اى از
اعمال براى كسب اهداف از پيش تعيين شده با حداكثر كارآيى، سازمان يافته و انجام مى
گيرند. رويكرد معقول در تفكر سازمانى كلاسيك مديران علمى ريشه دارد.
بنابراين، رفتار سازمان ها هدف دار، منظم و معقول ديده مى شدند. امور و مفاهيم
تئوريهاى سيستم هاى معقول به وسيله ى اصطلاحاتى نظير اطلاعات، كارآيى، اثر بخشى، به حد كمال مطلوب رساندن، اجرا كردن، معقوليت و طرح،
بيان مى شدند. به علاوه در اين ديدگاه به محدوديت هاى تصميم گيرنده ها در بافت
سازمان ها تاكيد مى شود.
از اين رو مفاهيمى نظير فرصت ها، موانع، اختيار رسمى، قواعد و مقررات، اجابت،
صلاحيت، مقاصد، رسالت و هماهنگى، نماينده ى اجزاى كليدى معقول بودن هستند. مع هذا
تصريح اهداف و رسمى سازى در بوجود آوردن معقوليت در سازمان ها دو جزء حساس هستند.
اهداف، پايانه هاى مورد نظرى هستند كه رفتار سازمانى را راهنمايى و اهداف مشخص
تصميم گيرى را هدايت مى كنند و ساختار رسمى را تحت تاثير قرار مى دهند و وظايف را
روشن مى سازند و تخصيص منابع را راهنمايى و بر طرح و تصميمات نظارت مى كنند.
اهداف مبهم از معقول بودن جلوگيرى مى كنند، زيرا بدون اهداف روشن، مرتب كردن راه
حل ها و انتخاب معقول ممكن نيست از اين رو، حتى زمانى كه اهداف عمومى سازمان مبهم
هستند.- همچنان كه غالبا در موسسات آموزشى چنين است- عمليات روزانه به وسيله ى
اهداف مشخص، هدايت مى شوند. رسمى سازى، يا سطح قواعد و تدوين قوانين شغلى، كيفيت
ديگرى است كه سازمان ها را معقول مى كند. رسمى سازى موجب استاندارد كردن و تنظيم
اجراى كار مى شود.
قواعد به اين دليل توسعه مى يابند كه به طور دقيق و صريح بر رفتار نظارت كنند.
مشاغل بر حسب رفتارهاى قابل قبول به دقت تعريف مى شوند. روابط نقش مستقل از صفات
فرضى شخصى شناسانده شده و بعضى وقت ها جريان كار خود به طور واضح، مشخص مى شود.
رسمى سازى وسيله اى در دست سازمان است كه رفتار را به وسيله ى استاندارد كردن و
تنظيم آن، قابل پيش بينى كند.
رسمى سازى، حتى به نيازهاى رهبرى و ابتكار توجه دارد. چنانكه 'شلدن والين' مى
نويسد:
'سازمان به وسيله ى ساده كردن و راهوار كردن رويه ها، نياز به استعدادهاى برتر
را حذف مى كند.' رسمى سازى به 'انسان هاى معمولى' اطلاق مى شود.
سيستم هاى طبيعى
ديدگاه سيستم هاى طبيعى، ديد ديگرى از سازمان را كه در مقابل ديدگاه سيستم هاى
معقول قرار دارد، ارايه مى دهد. ديدگاه طبيعى از رويكرد روابط انسانى سال هاى 1930
ريشه مى گيرد. اين ديدگاه تا اندازه زيادى به عنوان عكس العملى در مقابل مديران و
بى كفايتى هاى مشاهده شده ى مدل سيستم معقول توسعه يافت. گرچه طرفداران سيستم
معقول، سازمان را به عنوان مديريت ساختارى كه به طور عمده براى كسب اهداف مشخص طرح
شده اند، تصور مى كنند اما حاميان سيستم طبيعى، سازمان را ابتدا به عنوان گروه هاى
اجتماعى كه تلاش مى كنند در موقعيت خاص خودشان انطباق داشته و زنده بمانند، در نظر
مى گيرند. تحليل گران سيستم طبيعى عموما توافق دارند كه تصريح اهداف و رسمى سازى از
خصوصيات ويژه سازمانها هستند. اما آنها معتقدند كه صفات ديگر سازمان ها از اهميت
خيلى بيشترى برخوردار هستند، در صورتى كه بعضى از آنها اظهار مى دارند كه اهداف و
ساختار رسمى ارتباط كمترى با آنچه كه عملا در سازمان ها اتفاق مى افتد، دارند.
ديد سيستم هاى طبيعى به مشابهت هاى گروه هاى اجتماعى توجه دارد. از اين رو
سازمان ها مانند همه ى گروه هاى اجتماعى، اصولا به وسيله ى هدف اساسى بقاء به پيش
مى روند، نه به وسيله ى اهدافى كه مشخصا براى موسسات خاصى طرح ريزى شده اند.
'گلدنر' حق مطلب را در زمينه ى رويكرد رفتارى با اين بيان ادا مى كند:
'بر طبق اين مدل، سازمان براى بقاء و حفظ تعادل خود تلاش مى كند و اين تلاش ممكن
است حتى بعد از كسب اهدافى كه صراحتا در نظر گرفته شده بودند پا برجا باشد. اين
فشار و كشمكش به طرف بقاء ممكن است حتى گاهى به غفلت يا تغيير شكل اهداف سازمان
منجر شود.'
به طور خلاصه، اهداف و ساختار سازمان ها را مشخص نمى كنند، در واقع اشكال رسمى
سازمان با صفات كلى ترى نظير خواسته ى بقاى سيستم و صفات ويژه ى افراد، تحت الشعاع
قرار مى گيرند، در حالى كه ديدگاه سيستم هاى معقول بر اهميت ساختار روى افراد تاكيد
مى كند. رويكرد سيستم هاى طبيعى تاثير افراد روى ساختار را مورد تاكيد قرار مى دهد.
به اصطلاح صريح تر، كانون توجه سيستم هاى معقول 'ساختار بيرون مردم' است. در حالى
كه اولويت هاى معكوس و واضح در مدل سيستم هاى طبيعى جهت گيرى 'مردم بدون سازمان'
ايجاد مى كند.
سيستم هاى باز
ديدگاه سيستم هاى باز، عكس العملى در مقابل اين پيش فرض غير واقعى بود كه رفتار
سازمانى مى تواند از نيروهاى خارجى جدا شود. رقابت، منابع و فشارهاى سياسى، محيط
كار داخلى سازمان ها را تحت تاثير قرار مى دهد. مدل سيستم هاى باز سازمان ها را نه
تنها متاثر از محيط بلكه وابسته به آن مى بيند. در يك سطح كلى تر سازمان ها به راحتى به عنوان سيستم
هاى باز تصوير مى شوند. سازمان ها درونداد خود را از محيط گرفته آنها را تغيير شكل
داده، برونداد توليد مى كنند. براى مثال، مدارس سيستم هاى اجتماعى هستند كه منابعى
نظير، كاركنان، دانش آموزان و جهت اجتماعى را از محيط مى گيرند و اين درون دادها را
در معرض فرا گرد تغيير شكل آموزش قرار داده، تحصيل، دانش آموزان و فارغ التحصيلان
تعليم و تربيت يافته، توليد مى كنند.
سيستم هاى باز داراى صفات ويژه مهمى هستند. در اينجا به طور مختصر فقط چند مورد
از خصوصيات سيستمى مهم سازمان ها نام برده خواهد شد:
اول اينكه، ظرفيت سازمان براى باز خورد الگوى تكرارى و چرخشى 'درون داد- تغيير
شكل- برون داد' را تسهيل مى كند.
باز خورد اطلاعات در مورد سيستم است كه آن را قادر مى سازد خود را اصلاح كند .
مع هذا بر خلاف سيستم هاى مكانيزه، سيستم هاى اجتماعى به منظور تغيير، هميشه از
اطلاعات استفاده نمى كنند. سرپرست ناحيه ى آموزشى كه اطلاعاتى در خصوص كاهش نمرات
دانش آموزان، مشكلات فزاينده ى فارغ التحصيلان براى پيدا كردن كار و ورود به
آموزشكده ى مورد انتخاب آنان، دريافت مى كند، مى تواند اين اطلاعات را براى تشخيص
عوامل درون سيستم كه در اين مشكل سهيم هستند به كار برده و اقدام اصلاحى اتخاذ كند.
اما همه سرپرستان نواحى آموزشى اين عمل را انتخاب نمى كنند، از اين رو گر چه باز
خورد فرصت هاى خود اصلاح كنندگى فراهم مى كند، اين توان بالقوه هميشه
شناخته شده نيست.
دوم اينكه، سيستم هايى كه باقى مى مانند تمايل دارند كه به طرف حالت ثابت-
تعادل- حركت كنند. ولى اين حالت ثابت، ايستا نيست. انرژى از محيط و بالعكس به طور
مداوم وارد شده، صادر مى گردد. اگر چه هر نيرويى كه سيستم را تهديد مى كند با
نيروهايى كه در صدد نگهدارى سيستم هستند، مواجه هستند، سيستم ها نوعى پويايى رشد از
خود نشان مى دهند. رويدادهايى كه سيستم را از تعادل خارج مى كنند، در مقابل اعمالى
كه براى حركت دادن سيستم به طرف يك حالت جديد موازنه يا تعادل برآورد شده اند، قرار
مى گيرند.
سوم اينكه، سيستم هاى باز به وسيله ى نشان دادن انطباق به تمايل از كار افتادگى
چيره مى شوند. آنها نسبت به محيط خود، در جستجوى حفظ يك موقعيت مطلوبى هستند، آنها
خود را با تغيير خواسته هاى تغيير محيط انطباق مى دهند. نوشته اى از اداره ى ايالتى
تعليم و تربيت براى برنامه هاى مهارت هاى اساسى تر، نوعا به هم سازى با اين نيازها
منتج مى شود. آنجايى كه اصل همپايايى در سيستم هاى باز، عملى و مورد استفاده است.
سازمان ها مى توانند از مواضع اوليه ى متفاوت و راههاى متفاوتى، به نتيجه ى يكسانى
دست يابند. بنابراين، براى سازمان بهترين راه وجود ندارد و همين طور براى رسيدن به
يك انتها، نيز بهترين راه موجود نيست. براى نمونه، مدارس مى توانند براى تاكيد
مهارت هاى اساسى، وسايل متعددى انتخاب كنند.
ديدگاه سيستم هاى باز هم به ساختار و هم به فرا گرد علاقه مند است اين ديدگاه ،
سيستم پويايى است كه هم داراى ثبات و قابليت انعطاف و هم داراى روابط ساختارى محكم و سست است. سازمان به عنوان ترتيبى از نقش ها و
روابط ايستا نمى باشد. سازمان بايد براى بقاى خود، انطباق به خرج دهد و براى انطباق
بايد تغيير كند. وابستگى سازمان و محيط به يكديگر حساس است. بجاى غفلت از محيط،
همچنان كه ديدگاه سيستم هاى معقول چنين مى كند يا نگاه خصمانه به آن همچنان كه در
مورد ديدگاه سيستم هاى طبيعى صادق است، 'مدل سيستم هاى باز' پيوندهاى دو جانبه اى
را مورد تاكيد قرار مى دهد كه سازمان را به اجزايى كه آن را محاصره و در آن نفوذ مى
كنند، پيوند داده، ارتباط متقابل برقرار مى كند. در واقع محيط به عنوان مرجع دستور
در نظر گرفته مى شود.
در حال حاضر هر كدام از سه ديد سيستم ها، داراى تعدادى طرفدار هستند، زيرا هر يك
از آنها مجموعه حساسى از خصوصيات سازمانى را برجسته مى كند. با وجود اين نظر ما،
مدل سيستم هاى باز داراى توان بالقوه اى براى فراهم آوردن تركيبى از همه ى ديدگاه
هاى فوق مى باشد. ديدگاه سيستم هاى باز يك چهار چوب وسيعى را ارايه مى كند كه هر دو
مشكل سازمانى طبيعى و معقول در آن جاى گيرد.
[وين ك. هوى و سيسل ج. ميسكل، مديريت آموزشى، ترجمه ى دكتر مير محمد سيد عباس
زاده، جلد اول، برداشت از صفحات 29 -37.]
مدير يك موسسه آموزشى يا خدماتى وظايف متعددى در ارتباط با رسيدن به هدف يا هدف
هاى مورد نظر سازمان خود را دارد و انجام فعاليت هاى متنوع توسط افراد و گروههاى
كارى متعدد به صورت مستقيم از طريق تفويض اختيار و يا غير مستقيم همه در يك سو و
هماهنگ و به نوعى مرتبط با يكديگر يا مكمل و يا لازم و ملزوم هم هستند. در واقع مدير با مديريت توام با نگرش سيستمى خويش قادر خواهد بود تا با
جهت گيريهاى صحيح و مناسب و به موقع و با اتخاذ يك روش يا فن تجزيه و تحليل در حل
مسائل يا تصميم گيرى ها موفق بوده و بر حسب اين نگرش كه در اصل مديريتى نظام گراست،
شرح وظايف سازمانى خود و همكارانش را به عنوان درونداد تلقى كرده با همين ديدگاه به
پردازش و بهبود بخشيدن فعاليت ها و وظايف پرداخته و نسبت به نتايج كار و تلاش فردى
و گروهى و برو نداد، اميدوار خواهد بود.
آن جا كه حضرت على "ع" به مالك اشتر تاكيد مى فرمايند كه 'مردم از گروه هاى
مختلف و متنوعى تشكيل يافته اند و هر كدام به يكديگر نيازمندند. و كارشان اصلاح نمى
گردد و تكميل نمى شود جز به وسيله ى ديگرى'.
مديران بدانند كه به فعاليت هاى همه ى قسمت ها و افراد تحت پوشش خود نيازمندند و
اين طور نيست كه گروهى فعال باشند و بخش هايى غير فعال و در اين صورت سازمان به هدف
يا اهداف خويش نايل آيد.
اصل پيش بينى
حضرت على "ع" در خطبه شانزدهم مى فرمايند:
و لقد نبئت بهذا المقام و هذا اليوم
[جعفرى محمد تقى، ترجمه و تفسير نهج البلاغه، جلد سوم، ص 246.]
'من از پيش، به موقعيت كنونى و وضعى كه امروز جامعه را در بر گرفته است، خبر
داده شده ام'
سرنوشت امروز را مى دانستم
'شما گمان مى كنيد كه من در اقيانوس حيات با هر موج و طوفانى بطور ناگهانى و
بدون آگاهى سابق شناورم؟'
'شما مى پنداريد كه گذشت لحظات زمان با حوادثى كه با خود مى آورند، ساختمان
شخصيت مرا مى سازند و هر لحظه اى از زمان مانند آجرى روى آجرى كه در لحظه ى گذشته
بكار رفته است، نهاده مى شود!'
اگر مى خواستم با انديشه هاى معمولى و هوشيارى هاى متداول سرنوشت حياتم را درك
كنم، چنين حياتى به من مستند نبود، در صورتى كه اين منم كه بايد حياتم را بسازم،
يعنى نيروها و مختصاتى را كه خداوند در پديده ى حياتم بوجود آورده است، در راه كمال
توجيه نمايم در حالى كه:
|
هست هشيارى زياد ماضى |
|
ما مضى و مستقبلت پرده ى خدا |
|
آتش اندر زن به
هر دو تا به كى |
|
پر گره
باشى از اين هر دو چو نى |
'مولوى'
رويدادهاى پيش بينى نشده كه خود در مجراى قانون عليت، تحقق پيدا مى كنند و در
منطقه ى مالكيت و اختصاصى انسان قرار مى گيرند، با شانس و بخت و اتفاق تفسير مى شوند. ولى در اين جهان هستى هيچ پديده و رويدادى
بدون قانون به وجود نمى آيد. اين جهل و بى اطلاعى ما است كه رويدادهاى پيش بينى
نشده را به تصادف و بخت نسبت مى دهيم.
تاريخ نويسان عامى، حركت آن ابر سياه پر باران را كه شبانه در 'واترلو' باريد و
يكى از اساسى ترين عوامل شكست 'ناپلئون' را فراهم آورد، به تصادف و بدبختى ناپلئون
نسبت داده اند، در صورتى كه تشكل اجزاى ابر و حركت آن در مسير معين و رسيدنش به
فضاى 'واترلو' و ريختن باران در آن جبهه، همه و همه از قوانين جبرى طبيعت پيروى
كرده، پيش آمدن آن رويداد را حتمى ساخته بود.
آنچه كه عامل گرفتارى ناپلئون در آن رويداد بود، جهل و عدم محاسبه ى او درباره ى
فضا و ابر آن جبهه بود.
[جعفرى محمد تقى، ترجمه و تفسير نهج البلاغه، جلد چهارم، ص 15.]
مديران بايد برنامه هاى كارى خود را با نگاه بر اهداف تنظيم نمايند.
در اين راستا لازم است با توجه به توان و استعدادهاى موجود در سازمان اعم از
نيروى انسانى، قوانين و مقررات و تجهيزات مورد نياز و غيره هفتاد در صد از زمان را
صرف امور قابل پيش بينى و بقيه را براى فعاليت هاى غير قابل پيش بينى در نظر
بگيرند. البته اين درصدها در انواع سازمان ها و موسسه ها متفاوت است و قابل انعطاف
مى باشد.
حضرت امير "ع" در حكمت يكصد و هشتاد و يك چنين مى فرمايد:
ثمره التفريط الندامه و ثمره الحزم السلامه
[شهيدى سيد جعفر، ترجمه ى نهج البلاغه، ص 392.]
'كوتاهى در كار را پشيمانى بار است و دور انديشى را سلامت در كنار'
برنامه ريزى براى آينده: پيش بينى
پيش بينى عبارت است از فرايندى كه با استفاده از رويدادهاى گذشته، به صورت منظم
درباره ى روندها يا دستاوردهاى آينده پيش بينى مى كنند. بسيارى از كسانى كه روند
آينده را پيش بينى مى كنند بر اين امر گواهى مى دهند:
'تنها چيزى كه به طور قطع و يقين درباره ى پيش بينى مى توان گفت اين است كه
معمولا نادرست از آب در مى آيد.'
در اين گفتار كه به صورت كنايه بيان شده نكته مهمى نهفته است: 'آنچه پيش بينى مى
شود نبايد درست باشد تا مثمر ثمر واقع شود.'
"آنها پيش بينى رويدادهاى آينده هستند و مى توانند راهنماى عملى باشند، مى توان
به آنها اعتماد كرد و هدفها را بر آن اساس تعيين نمود".
اگر چه برخى از پيش بينى ها كه به وسيله متخصصان هواشناسى، اقتصاددانان،
سياستمداران و مديران صورت مى گيرد، درست از آب در نمى آيد، ولى نبايد فراموش كرد
كه اين نوع پيش بينى ها تا چه اندازه شهرت يافته و حائز اهميت شده اند. مهمترين
كاربرد پيش بينى ها در برنامه ريزى است، يعنى زمانى كه مديران مفروضاتى را ارايه مى
كنند، مفروضات اصلى پايه و اساس برنامه ريزى را تشكيل مى دهند، تصميمات هم بر آن
اساس گرفته مى شوند.
[جيمز استو نروفرى من، مديريت، جلد دوم، ترجمه ى سيد محمد اعرابى و على
پارسائيان، ص 608.]
مولاى متقيان حضرت اميرالمومنين على "ع" در قسمتى از نامه ى سى و يكم خطاب به فرزند گراميش حضرت امام حسن "ع" مى فرمايند:
استدل على مالم يكن...
[امامى محمد جعفر و آشتيانى محمد رضا، ترجمه گويا و شرح فشرده، نهج البلاغه زير
نظر آيت اله مكارم شيرازى، جلد سوم، ص 93.]
'با آنچه در گذشته ديده و شنيده اى بر آنچه هنوز نيامده است استدلال كن، چرا كه
امور شبيه يكديگرند'.
بيشتر وظايف مديران در سازمان ها، موسسه ها، مدارس و غيره هر سال تكرار مى شود،
يعنى فعاليت هايى است كه از قبيل مشخص هستند. مديران بايد از آنچه خود يا ديگران
يعنى مديران قبل از آنها انجام داده اند از روش ها و نتايجى كه بدست آورده اند،
سوابق را تجزيه و تحليل كرده و با استفاده از اصل پيش بينى، فعاليت ها و برنامه
هايى را كه جهت نيل به اهداف سازمانى خويش لازم مى دانند، از پيش تعيين نمايند.
مدير داراى روحيه ى رهبرى به منظور نيل به اهداف سازمانى، همواره بايد با
استفاده از تجربيات گذشته و بررسى نقاط ضعف و قوت برنامه هاى اجرا شده از
استعدادهاى انسانى و مادى براى انجام فعاليت هاى لازم در آينده و در قالب تقويم
اجرايى هفتگى، ماهانه، فصلى، سالانه و غيره و به عبارتى برنامه هاى كوتاه مدت، ميان
مدت و بلند مدت را پيش بينى نمايد.
مديران علاوه بر استفاده از تجربيات گذشته ى خود و ديگران، شايسته است براى پيش
بينى امور در آينده از نظرات همكاران و كاركنان شاغل در سازمان تحت مديريت خويش در
قالب تشكيل جلسات مشورتى و كارشناسى بهره بردارى نمايند.
در پيش بينى چند مساله مهم است:
1- مدت زمان فعاليت كه ممكن است كوتاه مدت، ميان مدت و دراز مدت باشد.
2- ميزان بودجه به منظور تامين فعاليت هاى مورد نظر.
3- پيش بينى و تعيين فعاليت ها و اقداماتى كه براى نيل به هدف ضرورت دارد.
4- پيش بينى روش هايى كه براى رسيدن به هدف هاى برنامه ضرورت دارد.
[قرائى مقدم امان، مديريت آموزشى، ص 65.]
بهر حال مديران بايد براى رسيدن به هدف هاى مورد نظر با تامل و تفكر نسبت به همه
ى زوايا و ابعاد كارى، پيش بينى هاى لازم را در زمينه هاى مربوط داشته باشند.
اميرالمومنين على "ع" مى فرمايند:
و لا علم كاالتفكر
[نهج البلاغه فيض الاسلام، ص 1139.]
'هيچ دانشى مانند تفكر و پيش بينى نيست.'
اصل كارآيى و اثر بخشى
حضرت على "ع" در حكمت سيصد و شصت و شش مى فرمايند:
العلم مقرون باالعمل فمن علم عمل. و العلم يهتف باالعمل فان اجابه و الا ارتحل
عنه.
[شهيدى سيد جعفر، ترجمه ى نهج البلاغه، ص 425.]
'علم را با عمل همراه بايد ساخت و آن كه آموخت به كار بايدش پرداخت و علم عمل را
خواند، اگر پاسخ داد و گرنه روى از او بگرداند.'
همچنين حضرت امير "ع" در حكمت هشتاد و هشت مى فرمايند:
اوضع العلم ما وقف على اللسان و ارفعه ما ظهر فى الحوارح و الاركان.
[معاديخواه عبدالمجيد، خورشيد بى غروب نهج البلاغه، ص 411.]
'پست ترين دانش ها آن است كه به گفت و شنودى بسنده شود و برترين دانش ها همان كه
آن را در قلمرو درون و برون كاربردى باشد.'
در خصوص تعريف مديريت و رهبرى، نظرها و عقايد فراوانى عنوان شده و هر كسى از
زاويه و منظرى سخن به ميان آورده است. به نظر مى رسد همه تعاريف و بيان ويژگى هاى
مدير بر اساس آزمون و تجربه و تطبيق نظر با عمل عنوان شده است. بنابراين روش هاى
كاربردى مديريت و رهبرى اگر در عمل ظهور و بروز يابد، كارآيى و اثر بخشى خواهد
داشت.
كارآيى و اثر بخشى مفاهيمى مرتبط و در عين حال مستقل هستند و يكى از اين دو عامل
بر ديگرى تاثير نمى گذارد، يعنى مديران مى توانند:
كاملا كارآمد و اثر بخش،
غير كار آمد و غير اثر بخش،
كار آمد و غير اثر بخش،
غير كار آمد و اثر بخش باشند.
مديرانى كه هم كار آمد و هم اثر بخش هستند، اهداف سازمان را با استفاده از حداقل
منابع متحقق مى سازند.
مديرانى كه غير كار آمد و غير اثر بخش هستند، نمى توانند از منابع به درستى
استفاده كنند، آنها را تلف مى كنند و به اهداف سازمان نمى رسند، احتمال اينكه
سازمان اهداف اشتباهى يا نامناسبى را دنبال كند، وجود دارد.
مديرانى كه كار آمد و غير اثر بخش هستند، از منابع سازمان به نحو صحيحى استفاده
مى كنند و منابع سازمان را تلف نمى كنند ولى اهداف متحقق شده مورد پذيرش قرار نمى
گيرد، زيرا سازمان اهداف نامناسبى را دنبال مى كند و تجديد نظر در اهداف ضرورت مى
يابد.
مديرانى كه اثر بخش و غير كار آمد هستند به اهداف سازمان مى رسند اما از منابع
بسيار زيادى براى رسيدن به اهداف استفاده يا آنها را تلف مى كنند.
[فصلنامه مديريت در آموزش و پرورش، معاونت تامين و تربيت نيروى انسانى وزارت
آموزش و پرورش، پاييز 1375، ص 18.]
اگر مديران به اين باور برسند كه راهها و روش هايى را مى تواند يافت كه بهتر از
شيوه هاى اجرايى است كه آنها انجام مى دهند، كارآيى و اثر بخشى آنان افزايش مى
يابد.
مديران همواره بايد بكوشند تا با تفكر و تعمق نسبت به مسائل مديريتى خويش حساس
بوده از همه ى منابع بخصوص نيروى انسانى و روابط انسانى حاكم بر آن به خوبى بهره
بردارى نمايند.
كارآيى
منظور از اصل كارآيى تحقق هدفهاى سازمان با حداقل هزينه و جلوگيرى از عواقب
نامطلوب است. ظاهرا كارآيى سازمان را مى توان از طريق مقايسه بازده عمليات با منابع
مصرف شده مقدار كار، سرمايه و غيره مورد بررسى قرار داد. بدين ترتيب، كارآيى سازمان
مساوى است با نسبت بين بازده عمليات و منابع مصروف شده، ولى اشكال قضيه در اين است
كه بازده فعاليت هاى سازمان را هميشه نمى توان بر حسب يك واحد قابل سنجشى مانند پول
اندازه گيرى كرد. منظور از كارآيى سازمان فقط كاهش هزينه نيست، بلكه ارضاى تمايلات
و نيازمندى هاى روانى كارمندان و خدمت موثر به جامعه نيز مهم است. مخصوصا اين موضوع
در مورد موسسات دولتى قابل توجه مى باشد، زيرا ضابطه مهم كارآيى سازمان هاى عمومى
درجه ى تاثير خدمات آنها در تامين رفاه جامعه است كه متاسفانه هميشه با ارقام و
اعداد قابل اندازه گيرى نيست.
على رغم اشكالاتى كه در انتخاب معيار سنجش كارآيى- مانند سود، هزينه واحد، خدمت
و غيره- موجود است، كارآيى سازمان شرط بقاء و موجوديت آن است.
[اقتدارى على محمد، سازمان مديريت "سيستم و رفتار سازمانى"، ص 20.]
