مديريت علوى

ابو طالب خدمتى ، على آقا پيروز و عباس شفيعى

- ۲ -

اعتدال و ميانه روى  
اعتدال و ميانه روى از مسائل مهم ، به ويژه در مديريت و هدايت مجموعه هاى سازمانى است . پرهيز از افراط و تفريط ضرورتى است كه بدون توجه به آن نمى توان سازمان را به خوبى اداره كرده و به سوى دستيابى به اهداف از پيش تعيين شده ، رهنمون شد. برنامه هاى دين اسلام بر اصل مهم اعتدال استوار است . هيچ برنامه اى بدون توجه به اين اصل و پرهيز از هر گونه تندروى يا كند روى ، به نتيجه مطلوب نخواهد رسيد.
بررسى اجمالى سيره مديريتى و حكومتى امام على (ع ) مبين آن است كه ايشان در تمام مراحل زندگى ، به ويژه در مديريت جامعه اسلامى همواره به اصل اعتدال و ميانه روى پايبند بوده ، و به شدت از افراط و تفريط اجتناب مى كرد. علاوه بر اين ، كارگزاران خويش را سفارش مى كرد كه كارهاى خود را بر مبناى اصل مهم اعتدال و ميانه روى استوار كنند، و هرگز در اداره امور به وادى افراط و تفريط كشيده نشوند.
اصولا اعتدال و ميانه روى مساءله اى عقلى است ، و به حكم عقل اين نكته دريافت مى شود كه بهترين راه انجام دادن كارها، اعتدال و ميانه روى است ؛ و هيچ گاه با افراط و تفريط نمى توان كارها را به سامان رساند، و به اهداف دست يافت . بر اين اساس ، امام على (ع ) از سويى توصيه به اعتدال كرده و مى فرمايد:
عليك بالقصد فى الامور؛ ⁽⁴⁶⁾ در كارها ميانه رو و معتدل باش ؛ و از ديگر سو افراط و تفريط را نشانه و نتيجه نادانى دانسته و مى فرمايد:
لاترى الجاهل الا مفرطا او مفرطا ⁽⁴⁷⁾ جاهل را نمى بينى مگر اين كه يا افراط مى كند يا تفريط.
فصل دوم : برنامه ريزى 
تعريف برنامه ريزى  
برنامه ريزى ، مانند پلى ، زمان حال را به آينده مربوط مى كند. هر كس ‍ مى تواند با برنامه ريزى و تعيين اهداف مورد نظر و پيش بينى راه هاى دستيابى به آن ها، در جهتى صحيح حركت نموده و به موفقيت لازم دست يابد.
برنامه ريزى ، يكى از اركان اصلى سازمان ها بوده و ادامه حيات سازمان و دستيابى به نتايج مورد نظر، بدون داشتن برنامه اى مشخص ، غير ممكن مى نمايد. فقدان برنامه ريزى در سازمان با عدم توفيق سازمان و شكست آن در ماءموريت هاى محول شده ملازم است .
نويسندگان و صاحب نظران مديريت ، هر كدام تعريف خاصى از برنامه ريزى ارائه داده اند. پيتر دراكر ⁽⁴⁸⁾ يكى از صاحب نظران بنام مديريت ، برنامه ريزى را اين گونه تعريف مى كند:
برنامه ريزى فرايند مستمرى است از تصميمات استراتژيك با در دست داشتن بهترين اطلاعات ممكن نسبت به آينده . برنامه ريزى سازماندهى منظم تلاش هاى لازم براى انجام اين تصميمات و ارزيابى و نتايج به دست آمده با انتظارات ، از طريق فرايند باز خو مى باشد. ⁽⁴⁹⁾
جيمز استونر ⁽⁵⁰⁾ و ادوارد فريمن ⁽⁵¹⁾ دو تن ديگر از صاحب نظران مديريت نيز برنامه ريزى را چنين تعريف مى كنند:
برنامه ريزى ، فرايند تعيين اهداف و راه هاى مناسب براى به دست آوردن آن اهداف سيريل هادسن ⁽⁵²⁾ معتقد است كه برنامه ريزى عبارت است از: ارائه راه هايى براى عمليات آينده كه متضمن نتايج معين با هزينه مشخص و در دوره زمانى معلوم باشد. ⁽⁵³⁾
با تحليل اين تعاريف و تعاريف ديگرى كه در مورد برنامه ريزى ارائه شده است ، مى توان دو مطلب مهم را نتيجه گرفت :
نخست آن كه ، برنامه ريزى دو ركن اصلى دارد كه عبارت است از: تعيين اهداف و پيش بينى راه هاى دستيابى به آن ها.
دوم آن كه ، در برنامه ريزى بايستى دو نكته مهم همواره مورد نظر باشد: يكى داشتن دوره زمانى مشخص و ديگر داشتن بودجه و هزينه معين .
بنابراين ، مى توان برنامه ريزى را در يك عبارت مختصر و جامع اين گونه تعريف كرد:
برنامه ريزى عبارت است از تعيين اهداف و پيش بينى راه هاى دستيابى به آن ها در دوره زمانى مشخص و با هزينه معين .
اهميت و ضرورت برنامه ريزى  
برنامه ريزى به عنوان اصلى از اصول اساسى مديريت ، يكى از وظايف مهم و حياتى مديران بوده و نقش بسيار مهمى در موفقيت و پيشرفت سازمان ها، و كارآيى و اثر بخشى مديران دارد. مديران همواره تلاش مى كنند تا كارآيى و اثر بخشى خود و سازمان شان را افزايش دهند. بى ترديد تلاش آن ها بدون توجه به مساءله برنامه ريزى به نتيجه مطلوب نخواهد رسيد؛ چرا كه اگر در سازمان برنامه ريزى صورت نگيرد و برنامه هاى صحيح و دقيق طراحى نشود، بدين معناست كه اهداف سازمان و نيز راه ها و ابزار مناسب براى دستيابى به آن ها مشخص نشده است ؛ و آن گاه كه اهداف سازمان و راه هاى دستيابى به آن ها روشن و مشخص نشده باشد، اثر بخشى و كارآيى به هيچ وجه تحقق نخواهد يافت .
ضرورت برنامه ريزى قبل از دست زدن به هر كار، و اهميت ويژه آن امرى عقلانى است ؛ و روشن است كه اقدام به هر كار، بدون بررسى جوانب مختلف و برنامه ريزى براى آن ، نشان دهنده نقصان عقل و يا عدم بهره گيرى صحيح و مناسب از اين نعمت بزرگ الهى است .
امام على (ع )، عقلى بودن مساءله برنامه ريزى را مورد تاءكيد قرار داده و مى فرمايد:
لاعقل كالتدبير؛ ⁽⁵⁴⁾ هيچ عقلى مثل تدبير نيست .
هيچ چيز مانند برنامه ريزى نشان دهنده خردمند بودن فرد نيست . امام (ع ) در اين سخن ، برنامه ريزى صحيح و مناسب را محكم ترين و روشن ترين دليل بر خردمندى انسان و كامل بودن عقل او دانسته و در يكى از سخنان گهربار خود، به عقلانى بودن مساءله برنامه ريزى اشاره كرده و مى فرمايد:
من العقل مجانبة التبذير و حسن التدبير ؛ ⁽⁵⁵⁾ دورى از تبذير و برنامه ريزى خوب ، نشانه خردمندى است .
توجه نكردن به اين مساءله مهم و گوش نسپردن به نداى عقل در ضرورت برنامه ريزى قبل از آغاز هر كار، مى تواند پيامدهاى ناگوارى براى سازمان به دنبال داشته باشند؛ و اگر در كارهاى مهم و سرنوشت ساز سازمان نيز اين بى توجهى وجود داشته باشد و برنامه ريزى صورت نگيرد، ناكامى ، شكست ، و فرو پاشى سازمان غير قابل اجتناب خواهد بود.
البته بايد توجه داشت كه صرف برنامه ريزى ، مطلوب نبوده و موجب موفقيت نمى شود؛ بلكه برنامه اى مى تواند موجبات موفقيت و پيشرفت سازمان را فراهم كند كه اصولى ، منطقى و مناسب با امكانات و شرايط سازمان طراحى شده باشد.
برنامه ريزى غير اصولى و نامناسب نه تنها كمكى به ارتقا و پيشرفت سازمان نمى كند؛ بلكه مى تواند موجب شكست ، ناكامى ، و حتى فرو پاشى سازمان شود.
امير مؤ منان ، على (ع ) در تبيين اين نكته مهم مى فرمايد:
سوء التدبير، سبب التدمير؛ ⁽⁵⁶⁾ بدى (و نامناسب بودن ) برنامه ريزى ، موجب فرو پاشى است .
همچنين آن حضرت ، سوء تدبير را سبب پيش افتادن نابودى و هلاكت دانسته و مى فرمايد:
من ساء تدبيره تعجل تدميره ؛ ⁽⁵⁷⁾ هر كس كه تدبيرش بد باشد، نابوديش زودتر است .
آثار و فوايد برنامه ريزى  
برنامه ريزى علاوه بر اين كه نقش هدايت كردن و راهنمايى را در سازمان به عهده دارد، به مديران سازمان ها اين امكان را مى دهد كه از منابع و امكانات سازمان به صورت مناسب و بهينه استفاده نمايند. برنامه ريزى مى تواند در تصميم گيرى درست ، مديران را يارى داده و با شناسايى به موقع فرصت ها، و عوامل تهديد كننده سازمان ، مديران را در استفاده صحيح از فرصت ها و مقابله به موقع در برابر تهديدها كمك كند.
امير مؤ منان على (ع ) به موارد متعددى از فوايد برنامه ريزى و آثار مثبت آن اشاره كرده است كه برخى از آن ها را به اختصار توضيح مى دهيم :
1. جلوگيرى از اشتباه و لغزش  
از فوايد مهم برنامه ريزى در سازمان اين است كه به مديران كمك مى كند تا در مورد كارهايى كه بايستى در سازمان انجام پذيرند، بررسى و مطالعه كافى نموده ؛ جوانب مختلف و آثار و پيامدهاى آن ها را پيش بينى كنند، و بدين وسيله سازمان را از لغزش و اشتباه ، مصون و محفوظ نگه دارند.
لغزش و خطا در سازمان ها زمانى رخ مى دهد كه سازمان ها نسبت به كارى كه مى خواهند انجام دهند، آگاهى و اطلاعات كافى نداشته و عواقب و سرانجام كار را به درستى پيش بينى نكرده باشند. بنابراين ، برنامه ريزى مانع گرفتار شدن سازمان در لغزش و اشتباه خواهد شد؛ زيرا برنامه ريزى مستلزم آن است كه سازمان قبل از اقدام به كار، آن را مورد مطالعه قرار داده باشد؛ آثار و عواقب ناشى از انجام دادن آن ها را پيش بينى كرده و آگاهانه كار را آغاز كند. اين مساءله باعث خواهد شد تا سازمان از غلتيدن در لغزش ها و اشتباهات در امان باشد.
اين نكته در مديريت علوى تاءكيد شده ، آن جا كه امام (ع ) مى فرمايد:
التدبير قبل الفعل يؤ من العثار؛ ⁽⁵⁸⁾ تدبير و برنامه ريزى قبل از كار، باعث مصونيت از لغزش و خطا است .
2. افزايش بهره ورى  
سازمان همواره تلاش مى كند كه از منابع و امكانات خود به صورت مناسب و بهينه استفاده كند. محدوديت منابع و امكانات سازمان ، ضرورت اين تلاش را دو چندان كرده ، و توجه مديران سازمان را به اين نكته جلب مى كند كه بايد همواره سعى كنند تا از منابع موجود سازمان به نحو شايسته و مطلوب استفاده نمايند. بديهى است كه استفاده بهينه و بهره ورى مناسب از امكانات سازمان ، زمانى ميسر خواهد شد كه مديران براى استفاده درست از منابع و امكانات آن ، و تخصيص منابع به بخش هاى مختلف سازمان ، به صورت دقيق و منسجم برنامه ريزى كنند تا بتواند از هدر رفتن منابع و امكانات موجود جلوگيرى نمايند؛ زيرا در سايه برنامه ريزى مؤ ثر و كارآمد است كه مى توان از امكانات و توانايى هاى بالفعل و بالقوه سازمان را به درستى شناخته و براى بهره ورى مناسب از آن ها تلاش ‍ نمود.
بنابراين ، برنامه ريزى ، بهره ورى سازمان را افزايش داده و به سازمان و مديران آن كمك مى كند كه از منابع و امكانات موجود به صورت مطلوب و مناسب استفاده كنند و دچار كمبود و فقر منابع و امكانات نشوند.
امير مؤ منان (ع ) در يكى از بيانات خود، اين حقيقت را متذكر شده و مى فرمايد:
لافقر مع حسن تدبير؛ ⁽⁵⁹⁾ با برنامه ريزى نيكو، فقر (و كمبود امكانات ) وجود نخواهد داشت .
از اين سخن استفاده مى شود كه برنامه ريزى نه تنها از هدر رفتن منابع و امكانات موجود و سازمان جلوگيرى مى كند؛ بلكه باعث مى شود كه سازمان ، به جذب امكانات و منابع ديگر بپردازد؛ زيرا هر سازمان علاوه بر منابع موجود و بالفعل خود، منابع بالقوه اى نيز دارد كه تنها با برنامه ريزى دقيق و اصولى مى تواند آن ها را به دست آورد، و ميزان بهره ورى را تا حد زيادى افزايش دهد.
روشن است كه منابع و امكانات ، تاءثير فراوانى بر كارآيى و اثر بخشى سازمان دارد، و هر چه منابع و امكانات بيش ترى در اختيار سازمان باشد، ميزان موفقيت و پيشرفت سازمان نيز افزايش خواهد يافت ؛ ليكن آنچه بيش از وجود منابع و امكانات مى تواند سازمان را يارى رساند، استفاده بهينه و بهره ورى مناسب از امكانات موجود است . اين نكته اى است كه امام على (ع ) در يكى ديگر از سخنان خود آن را متذكر شده و مى فرمايد:
القليل مع التدبير اءبقى من الكثير مع التبذير ؛ ⁽⁶⁰⁾ (امكانات كمى كه با تدبير مورد استفاده قرار گيرد، از (امكانات ) بسيارى كه با اسراف همراه باشد ماندگار است .
امير مؤ منان (ع ) در يكى از سخنان خود، برنامه ريزى صحيح و اصولى را زمينه ساز افزايش امكانات و سود آورى ؛ و سوء تدبير را موجب از دست رفتن امكانات و سرمايه فراوان دانسته و مى فرمايد:
حسن التدبير ينمى قليل المال و سوء التدبير يفنى كثيره ؛ ⁽⁶¹⁾ برنامه ريزى خوب ، مال (و امكانات ) كم را افزايش مى دهد، و برنامه ريزى بد اموال (و امكانات ) زياد را از بين مى برد.
بنابراين ، توجه ويژه مديران سازمان بايستى به برنامه ريزى مناسب و صحيح براى استفاده بهينه و مناسب از امكانات معطوف باشد، نه به داشتن بيش از حد امكانات و منابع ، و اسراف و زياده روى در استفاده از آن ها.
3. مقابله با تهديدات  
از جمله و آثار مثبت آينده نگرى و برنامه ريزى ، مقابله با تهديدها و عكس العمل مناسب در مقابل آن ها، و نيز در امان ماندن از عواقب و پيامدهاى ناخوشايند آن است .
در بيان امير مؤ منان على (ع ) اين فايده مهم تذكر داده شده است :
بالنظر فى العواقب تؤ من المعاطب ؛ ⁽⁶²⁾ با نگريستن در پيامدها (ى كارها)، ايمنى از هلاكت ها حاصل مى شود.
برنامه ريزى و آينده نگرى علاوه بر اين كه سازمان را در استفاده مناسب از فرصت هاى پيش آمده ، كمك مى كند، به سازمان اين امكان را مى دهد كه براى مقابله درست و خردمندانه با خطراتى كه موجوديت و يا اهداف اصلى سازمان را مورد تهديد قرار مى دهد، آمادگى لازم را داشته باشد؛ زيرا از كارهاى مهم و گام هاى اصلى در فرايند برنامه ريزى ، شناسايى درست مشكلات و خطراتى است كه احتمالا سازمان را تهديد كرده و براى سازمان خطرساز مى باشند. از اين رهگذر سازمان مى تواند به صورت صحيح و اصولى به مقابله با آن ها پرداخته ، و از پيامدهاى ناگوار و ناخوشايندى كه ممكن است براى سازمان پيش آيد، جلوگيرى كند.
4. كمك به تصميم گيرى اثر بخش  
از ديگر آثار برنامه ريزى و آينده نگرى ، كمك به تصميم گيرى اثر بخش است . موفقيت و مؤ ثر بودن تصميم گيرى به عوامل بسيارى بستگى دارد؛ ليكن يكى از مهم ترين عوامل مؤ ثر در موفقيت تصميم گيرى ، برنامه ريزى و آينده نگرى قبل از اقدام به تصميم گيرى است ؛ چرا كه عبارت است از: تعيين اهداف سازمانى و پيش بينى راه هاى دستيابى به آن ها.
بديهى است كه دانستن اهداف سازمان و آشنايى با راه هاى به دست آوردن آن ها، ابهامات فرايند تصميم گيرى را از بين مى برد. در نتيجه تصميم گيرى آسان تر شده ، و نقاط قوت و ضعف آن شفاف مى شود، و ميزان انحرافات ناآگاهانه تصميم ها از اهداف و سياست هاى كلى سازمان ، تا حد زيادى كاهش مى يابد.
اين مساءله علاوه بر اين كه بيانگر ارزش و اهميت خاص برنامه ريزى است ، نشان دهنده رابطه عميق ميان تصميم گيرى و برنامه ريزى مى باشد.
امير مؤ منان على (ع ) در تبيين رابطه ميان تصميم گيرى و برنامه ريزى مى فرمايد:
اءصل العزم الحزم و ثمرته الظفر ؛ ⁽⁶³⁾ اساس تصميم گيرى ، دور انديشى ؛ و نتيجه آن پيروزى است .
از اين كلام امام (ع ) استفاده مى شود كه تصميم گيرى در صورتى موفقيت آميز و اثر بخش است ، و موفقيت و پيشرفت سازمان را در پى خواهد داشت ، كه همگام با برنامه ريزى باشد، و قبل از اتخاذ تصميم ، دور انديشى و آينده نگرى هاى لازم نسبت به آن صورت گرفته باشد.
5. آرامش درونى  
برنامه ريزى اصولى و صحيح موجب اطمينان و آرامش قلبى شده و از بروز بسيارى از ناهنجارهاى رفتارى و آشفتگى ها و اضطراب هاى روحى جلوگيرى مى كند؛ زيرا با برنامه ريزى دقيق است كه مى توان ، تمام ابعاد و زواياى مساءله مورد نظر را بررسى كرد، و با آگاهى كامل و پيش بينى عواقب كار، آرامش و اطمينان قلبى پيدا نمود، و در نتيجه ، اضطراب از چگونگى پيشرفت كار و ترس از تهديدهاى احتمالى از ميان خواهد رفت ، و يا به حداقل ممكن كاهش خواهد يافت .
حضرت على (ع ) يكى از آثار ارزشمند آينده نگرى را همين نكته دانسته و مى فرمايد:
النظر فى العواقب تلقيح للقلوب ؛ ⁽⁶⁴⁾ آينده نگرى (و برنامه ريزى ) براى آينده اطمينان و آرامش دل ها را به همراه دارد.
بى ترديد، اصلى ترين و حياتى ترين عناصر سازمان ، نيروهاى انسانى سازمان هستند، و اگر سازمانى براى كارها و رسيدن به اهداف خود داراى برنامه و راه كارهاى مشخصى باشد، نيروهاى انسانى سازمان ، يعنى مديران و كاركنان ، با آرامش و اطمينان بيش ترى به كار مى پردازند و دچار اضطراب و سر در گمى نمى شوند؛ در نتيجه استمرار فعاليت آن ها با رضايت و اطمينان بيش ترى است ؛ و در اين صورت و موفقيت و اثر بخشى سازمان تا حد زيادى افزايش مى يابد.
6. كمك به حل مشكلات سازمان  
وجود مشكلات مختلف در سازمان امرى طبيعى بوده ؛ و هر سازمان به تناسب اهداف خود، با مسائل مختلفى رو به رو است . اگر سازمان قبلا مشكلات خود را پيش بينى كرده باشد، و يا هنگام مواجهه با آن ها داراى طرح و برنامه مشخص باشد، ميزان موفقيت آن در حل مسائل و مشكلات ، افزايش خواهد يافت . متقابلا اگر سازمان در رويارويى با مشكلات و نيز براى حل و فصل مسائل جارى ، برنامه ريزى اصولى و چاره انديشى منطقى نداشته باشد، در مشكلات غوطه ور شده و از حل آن ها عاجز و ناتوان خواهد ماند.
امام على (ع ) در تبيين اين نكته مى فرمايد:
الا و من تورط فى الامور من غير نظر فى العواقب فقد تعرض لمفدحات النوائب ؛ ⁽⁶⁵⁾ همانا كسى كه بدون عاقبت انديشى در كارها وارد شود، قطعا خود را در معرض مصيبت ها و مشكلات سنگين قرار داده است .
بر اين اساس ، يكى از مزاياى برنامه ريزى اين است كه مشكلات آينده سازمان را پيش بينى كرده ، و براى مقابله درست و مناسب با آن ها، راه كارهايى ارائه مى دهد؛ و از گرفتار شدن سازمان در مشكلات سازمانى پيشگيرى مى كند.
7. مصونيت از پشيمانى  
از ديگر آثار مثبت برنامه ريزى و آينده نگرى ، مصونيت فرد و سازمان از ندامت و پشيمانى است .
امير مؤ منان ، على (ع ) مى فرمايد:
التدبير قبل العمل يؤ من الندم ؛ ⁽⁶⁶⁾ برنامه ريزى قبل از انجام كار، از پشيمانى در امان نگه مى دارد.
اگر قبل از انجام دادن هر كار، جوانب و زواياى گوناگون آن بررسى شود، و براى انجام درست و منطقى آن برنامه ريزى مناسبى صورت پذيرد، مقصد نهايى مشخص گردد و راه هاى دستيابى به اهداف و نيز امكانات و منابع لازم براى رسيدن به هدف پيش بينى شود؛ احتمال موفقيت و دستيابى به اهداف و مقاصد، افزايش يافته ، ميزان خطا و اشتباه كاهش مى يابد؛ و در نتيجه فرد يا سازمان دچار پشيمانى نخواهد شد. متقابلا هر گاه فرد يا سازمان بدون تفكر در ابعاد مختلف كارها و فعاليت هاى خود، اقدامات عملى را شروع ، و خود را مشغول كارهايى نمايد كه در زواياى مختلف آن ها بررسى و مطالعه لازم صورت نگرفته ، و آن فعاليت ها در برنامه اى كلى تعريف نشده باشد، بى گمان دچار سر در گمى شده ، در صد خطا و اشتباه آن زياد مى شود و پشيمانى در نتيجه چنين سهل انگارى هايى دور از انتظار نخواهد بود.
عناصر اصلى برنامه ريزى  
چنان كه گفته شد، برنامه ريزى عبارت است از: تعيين اهداف و پيش ‍ بينى راه هاى دستيابى به آن ها در دوره زمانى مشخص و با هزينه معين . همچنين بيان شد كه تعيين هدف و پيش بينى راه ها و امكانات لازم براى رسيدن به مقصود، دو عناصر اساسى در فرايند برنامه ريزى بوده و نقش مهمى در آن دارند.
پيتر دراكر ⁽⁶⁷⁾ معتقد است كه بايد عملكرد يك مدير با دو معيار اثر بخشى ⁽⁶⁸⁾ (توانمندى در انتخاب موضوعات و مسائل صحيح و مناسب )؛ و كارآيى ⁽⁶⁹⁾ (توانايى در انجام دادن كارها به صورت شايسته و مناسب ) مورد ارزيابى و قضاوت قرار گيرد. دراكر بر اين باور است كه از ميان اين دو معيار، اثر بخشى خيلى مهم تر است ؛ زيرا اگر هدف هاى نادرستى انتخاب شده باشند، با هيچ ميزان از كارآيى نمى توان آن را جبران كرد. اين دو معيار، همان دو جنبه اساسى برنامه ريزى هستند، يعنى تعيين اهداف درست و سپس انتخاب راه درست براى دستيابى به اين اهداف . ⁽⁷⁰⁾
بنابراين ، مى توان گفت كه ترسيم هدف ، و پيش بينى و انتخاب راه دستيابى به آن ، دو ركن اصلى برنامه ريزى هستند، و نقش حياتى در فرايند برنامه ريزى دارند. به منظور آشنايى با زواياى مختلف اين دو مساءله و پى بردن به اهميت آن ها، در اين قسمت ، به صورت مشروح به تبيين آن ها مى پردازيم :
1. تعيين هدف  
اولين نكته مهم و حياتى در فرايند برنامه ريزى ، تعيين هدف يا اهداف است . اهداف ، عنصر اصلى برنامه ريزى بوده و برنامه ها براى دستيابى به آن طراحى و سپس اجرا مى شوند. تمام كارها و وظايف مديران سازمان ، اعم از برنامه ريزى ، تصميم گيرى ، سازماندهى و كنترل ، به منظور دستيابى به اين اهداف است . پس ، اهداف ، مبناى برنامه ريزى ، و هسته اصلى تمام وظايف و كارهاى مديران هستند. همچنين اهداف سازمانى به فعاليت ها، تلاش ها و حركت سازمان جهت داده و آن ها را در مسير معين و مشخصى رهنمون مى شوند.
برخى از صاحب نظران و نويسندگان مديريت ، اهداف و نقش آن ها را در سازمان اين گونه تبيين مى كنند. اهداف دقيقا مشخص مى كنند كه سازمان به كجا مى خواهد برود و چه چيزى را بايد به دست آورد. همچنين اهداف به مديران اين امكان را مى دهند تا برنامه هايى را طراحى كنند كه به رسالت سازمان را به واقعيت تبديل كنند. ⁽⁷¹⁾
در واقع بايد گفت كه هدف سازمان ، نوعى وضعيت مطلوب و مورد نظر است كه سازمان قصد دستيابى به آن ها را دارد. در اين زمينه نقش اصلى مديريت ارشد سازمان ، تعيين اهداف عالى و استراتژى هاى سازمان ، و ايجاد شرايط و محيطى مناسب براى اجراى اين استراتژى ها در جهت رسيدن به اهداف مى باشد. به منظور سنجش اثر بخشى سازمان ، بايد هدف هاى مورد نظر سازمان شناسايى ، سپس عملكرد آن سنجيده و ارزيابى شود؛ زيرا اثر بخشى سازمان عبارت است از درجه يا ميزانى كه سازمان به هدف هاى مورد نظر خود نزديك مى شود. بنابراين ، همه سازمان ها بايد در مرحله اى از زمان تعيين كنند كه تا چه اندازه در جهت رسيدن به اهدافشان عمل كرده و تا چه ميزان به موفقيت دست يافته اند.
از روش هاى شناخته شده در تعيين اهداف سازمانى كه از دهه 1950 ميلادى تاكنون از آن استفاده شده ، مديريت بر مبناى هدف ⁽⁷²⁾ است ، كه پيتر دراكر⁽⁷³⁾ آن را طراحى كرده است . اين روش مديريت بر اساس فلسفه مشاركت كاركنان استوار است . مشاركت كاركنان باعث تقويت ارتباط ميان مديران و كاركنان شده و در نتيجه انگيزه شغلى آنان را افزايش خواهد داد. بنابراين ، مديريت بر مبناى هدف ، به تشخيص ‍ بسيار خوب و روشن ، و برقرارى ارتباط بين مديران و كاركنان نياز دارد.
روش مديريت بر مبناى هدف ، عملا نيز بر اين نكته تاءكيد دارد كه هر قدر سازمان ها در رسيدن به اهدافشان نزديك تر باشند، اثر بخش تر هستند.
اگر هدف هاى سازمان مشخص نشود، مسير حركت سازمان روشن نخواهد شد، و زمانى كه مسير حركت سازمان و جهت فعاليت هاى آن مشخص ‍ نباشد، ابهام و سر در گمى سازمان فرا گرفته و كاركنان دچار بلاتكليفى خواهند شد. بى ترديد اين مساءله ، كاهش ميزان اثر بخشى سازمان را به دنبال دارد.
در مورد ضرورت تعيين هدف ، و مشخص كردن اهداف سازمانى ، مى توان به سيره عملى امير مؤ منان حضرت على (ع ) استناد كرد. آن حضرت در دوران كوتاه حكومت ظاهرى خويش ، هر گاه فردى به عنوان زمامدار و كارگزار خود به منطقه اى اعزام مى كرد، انتظارات خود را به صورت دقيق به اطلاع آن شخص مى رساند، و اهدافى را كه بايد براى دستيابى به آن ها تلاش كند، مشخص مى كرد. آن حضرت اهداف و وظايف اصلى را به صورت روشن و دقيق تبيين ، و معمولا آن ها را مكتوب مى كرد و به صورت نامه اى در اختيار كارگزاران مناطق و شهرهاى مختلف و يا فرماندهان لشكر خود قرار مى داد.
در منابع روايى و متون تاريخى ، موارد بسيارى از اين نامه ها ذكر شده است . در كتاب شريف نهج البلاغه نيز چند مورد از اين نامه ها وجود دارد كه كامل ترين و جامع ترين آن ها، نامه اى است كه حضرت (ع ) خطاب به مالك اشتر نخعى ، زمانى كه تصميم گرفت او را به عنوان استاندار مصر منصوب نمايد، نوشته است . آن حضرت در اين نامه مفصل - كه به عهد نامه مالك اشتر معروف است - اهداف اصلى و انتظارات اساسى خود را از مالك ، روشن و مشخص كرده و به صورت مشروح و جامع ، وظايف و اختيارات او را ذكر كرده است .
ايشان در بخش اول اين نامه ، اهداف كلى ، و وظايف اصلى را مطرح كرده و مى فرمايد:
هذا ما اءمر به عبدالله على اءمير المؤ منين مالك بن الحارث الاشتر فى عهده اليه حين ولاه مصر، جباية خراجها و جهاد عدوها و استصلاح اءهلها و عمارة بلادها ؛ ⁽⁷⁴⁾ اين فرمان بنده خدا، على ، امير مؤ منان ، به مالك بن حارث اشتر است ، هنگامى كه او را والى مصر گردانيد، تا خراج آن ديار را گرفته ، و با دشمنان آن پيكار كند، و كار مردم را سامان داده و شهرهاى آن را آباد سازد.
امام على (ع ) در اين قسمت از نامه ، مبناى اصلى انتصاب و اعزام مالك اشتر را به مصر، گرفتن ماليات ، جنگ با دشمنان ، ساماندهى كار مردم و آباد ساختن شهرهاى آن منطقه اعلام كرده ؛ و در ادامه نامه ، وظايف مالك اشتر، و روش ها و دستور العمل هاى لازم جهت دستيابى به آن ها را توضيح داده است .
ضرورت و اهميت تعيين هدف  
هدف عبارت است از: نقطه اى كه تمام فعاليت هاى سازمان ، معطوف به آن بوده و همه تلاش ها و كوشش ها به منظور دستيابى به آن انجام مى گيرد. بر اين اساس ، هدف تعيين كننده مسير حركت و جهت اصلى سازمان بوده ، و نتيجه نهايى و مقصود غايى است كه سازمان مى خواهد به آن دست بيابد.
امكانات و منابع هيچ فرد و سازمانى نامحدود نيست ؛ از اين رو لازم است كه هر فرد و سازمان ، با در نظر گرفتن منابع ، امكانات و توانايى هاى خود و با توجه به شرايط مختلف سياسى ، اجتماعى ، اقتصادى و فرهنگى ، هدف يا اهداف مشخص و روشنى را براى خود تعريف ، و تمام فعاليت ها و تلاش هاى خود را در جهت دستيابى به آن اهداف هدايت كند.
امام على (ع ) اين نكته اساسى را تذكر داده و مى فرمايد:
ان راءيك لا يتسع لكل شى ء ففرغه للمهم ؛ همانا انديشه تو گنجايش همه چيز را ندارد؛ پس آن را براى چيزهاى مهم فارغ نگه دار.
دلايل بسيارى براى اثبات ضرورت تعريف و تعيين هدف و اهميت ويژه آن در برنامه ريزى وجود دارد كه تنها به چند مورد از آن ها اشاره مى شود:
الف ) تعيين مسير حركت سازمان
از جمله دلايل ضرورت تعيين هدف در سازمان اين است كه هدف ها، تعيين كننده جهت حركت سازمان و روشن كننده مسير تلاش هاى افراد و كاركنان سازمان مى باشند؛ و سازمان ها و افراد بدون داشتن هدف ، مبهوت و سر در گم مى مانند و در برابر تغييرات محيطى ، دست به تلاش و فعاليت مى زنند، بدون اين كه بدانند واقعا در پى كسب چه چيزى هستند. با تعيين هدف ها، افراد و سازمان ها مى توانند عوامل انگيزشى را تعيين ، و منبع الهام بخش را مشخص نمايند. اين كار به آن ها كمك مى كند تا بر موانع و محدوديت هايى كه بر سر راه آن هاست پيروز شوند. ⁽⁷⁵⁾
امام على (ع ) در تبيين اهميت و ضرورت تعيين هدف ، يكى از دلايل ضرورت آن را ايجاد انگيزه در افراد دانسته و مى فرمايد:
بقدر الهمم تكون الهموم ؛ ⁽⁷⁶⁾ تلاش ها و كوشش ها به اندازه اهداف و همت ها است .
بر اين اساس ، اگر اهداف روشن و مشخصى وجود داشته باشد، افراد و سازمان ها انگيزه بيش ترى براى تلاش و كوشش براى رسيدن به آن هدف خواهند يافت .
ب ) تمركز تلاش ها
هر شخص يا سازمان ، منابع و امكانات محدودى دارد كه مى تواند براى رسيدن به يك هدف و يا دسته اى از اهداف به كار بندد. با انتخاب يك هدف ، يا مجموعه اى از هدف هاى وابسته و مرتبط، مى توان راه به كار گيرى اين منابع كمياب را مشخص كرده و اولويت ها را تعيين نمود. ⁽⁷⁷⁾
وقتى كه هدف هاى معين و روشنى براى سازمان تعريف شود، مسير حركت سازمان روشن شده و تمام تلاش ها معطوف به آن اهداف مى شود، و فعاليت هاى سازمان در جهت دستيابى به اهداف مورد نظر متمركز خواهد شد. تمركز تلاش ها و فعاليت ها به منظور دستيابى به اهداف خاص ، سازمان را از سر در گمى و پراكنده كارى نجات مى دهد، و راه روشنى را براى حركت آن مشخص خواهد كرد.
سازمان ها با محدوديت هاى مختلفى مواجه هستند؛ مثل محدوديت منابع و امكانات ، محدوديت نيروى انسانى ، محدوديت زمانى و محدوديت هاى ديگر، كه هر كدام به نوعى سازمان را با مشكل مواجه كرده و ضرورت روشن شدن اهداف و مسير حركت سازمان را نمايان مى سازند. امير مؤ منان على (ع ) در موارد متعددى ضرورت تمركز بر كارهاى مشخص و پرهيز از پراكنده كارى را تذكر داده است . آن حضرت در يكى از بيانات خويش بر اين مورد مى فرمايد:
دع ما لا يعنيك و اشتغل بمهمك الذى ينجيك ⁽⁷⁸⁾ آنچه را براى تو مهم نيست واگذار؛ و به كار مهمى مشغول باش كه موجب نجات تو خواهد شد.
بنابراين ، لازم است كه سازمان ، اهداف روشن و مشخصى را براى خود تعيين و تعريف كند، و تمام فعاليت هاى كاركنان خود را در جهت دستيابى به آن هدف ها سوق دهد.
ج ) تعيين چارچوب براى تصميم گيرى
تعريف و تعيين اهدافى روشن و مشخص براى سازمان باعث خواهد شد كه مديران سازمان ، مبناى مشخصى براى تصميم گيرى هاى خود داشته باشند. اگر مديران سازمان ، چارچوبى روشن براى تصميم گيرى ترسيم كنند، از گام نهادن در تاريكى و سر در گمى نجات يافته ، تصميمات مناسب و مطلوبى اتخاذ خواهند كرد، و از اين رهگذر سازمان را به سوى موفقيت و پيشرفت ، رهنمون خواهند شد.
د) تعيين ميزان پيشرفت
يك هدف روشن و قابل سنجش كه مهلت مشخصى هم داشته باشد، به صورت يك استاندارد عملكرد در آمده ، و به افراد و مديران اين امكان را مى دهد كه ميزان پيشرفت خود را ارزيابى نمايند. از اين رو، اهداف ، بخش ‍ اصلى فرايند كنترل هستند؛ يعنى همان فرايندى كه اطمينان مى دهد كه فعاليت ها و برنامه ها در جهت دستيابى به اهداف قرار دارند.⁽⁷⁹⁾
هدف هاى سازمانى به صورت معيار و استانداردى عمل مى كنند كه مى توان به وسيله آن ها، ميزان پيشرفت و موفقيت سازمان و كاركنان آن را ارزيابى و اندازه گيرى كرد.
شرايط و ويژگى هاى هدف  
يكى از صاحب نظران و نظريه پردازان مديريت در توضيح اهداف و تبيين ويژگى هاى آن مى گويد: سازمان بايد اهداف نهايى داشته باشند، نه اهداف زودگذر. اهداف بايد مشخص بوده و خوب تعريف شوند تا كاركنان تصوير روشنى از آن ها به دست آورند. از جنبه انتزاعى بودن اهداف بايد فاصله گرفت . ⁽⁸⁰⁾
از آن جا كه هدف ، در سازمان ها نقشى محورى بر عهده داشته و هدايت و راهبرى كليه تلاش هاى فرد و سازمان را بر عهده دارد، بايستى داراى خصوصيات و ويژگى هايى باشد كه بتواند اين نقش مهم را به بهترين شكل در سازمان ايفا كند. برخى از اين ويژگى ها و خصوصيات كه در سخنان ارزشمند امام على (ع ) مورد توجه قرار گرفته عبارتند از:
الف ) بزرگ و چالشى بودن
اولين ويژگى مهمى كه مى توان براى هدف ، ذكر كرد، عالى و چالشى بودن آن است ؛ چرا كه اهداف بزرگ ، انگيزه افراد را براى تلاش و كوشش بيش تر افزايش داده ، در نتيجه باعث خواهد شد كه سطح عملكرد افزايش پيدا كند.
داشتن اهداف عالى از مطالبى است كه در روايات و سخنان معصومان (ع ) مورد تاءكيد و سفارش قرار گرفته ، و شايد دليل اصلى اين همه تاءكيد آن باشد كه داشتن اهداف بزرگ ، باعث افزايش انگيزه افراد براى تلاش و كوشش ‍ بيش تر در جهت دستيابى به آن اهداف مى شود. امير مؤ منان على (ع ) در تبيين اين نكته مى فرمايد:
هموم الرجل على قدر همته ؛ ⁽⁸¹⁾ تلاش و كوشش آدمى به اندازه هدف اوست .
بنابراين ، هر قدر كه اهداف پيش بينى شده ، بزرگ و عالى باشند، افراد انگيزه بيش ترى پيدا كرده ، و تلاشى دو چندان براى رسيدن به آن هدف ها از خود نشان خواهند داد؛ چرا كه دستيابى به اهداف بزرگ و عالى مشكل تر بوده و به تلاش و كوشش بيش ترى نياز دارد. در نتيجه هر مقدار كه هدف ها مشكل تر باشند، عملكردها در سطحى عالى تر خواهند بود، و اگر يكى از كاركنان ، كار سخت و مشكلى را پذيرفت ، تقريبا آنچه از دستش بر مى آيد انجام خواهد داد تا به هدف مزبور برسد. ⁽⁸²⁾
به عبارت ديگر؛ هر قدر كه هدف ها بزرگ تر و چالشى بوده و دستيابى به آن ها مستلزم تلاش و كوشش بيش ترى باشد، كاركنان سازمان تمام توانايى خود را براى رسيدن به آن به كار خواهند گرفت ، و اين مساءله باعث خواهد شد كه عملكرد افراد در سطح عالى و مورد قبول باشد.
امام على (ع ) مى فرمايد:
من كبرت همته كبر اهتمامه ؛ ⁽⁸³⁾ هر كس كه هدفش بزرگ باشد، تلاش و كوشش او بسيار خواهد بود.
بنابراين ، مى توان گفت كه يكى از راه هاى انگيزه در ميان كاركنان سازمان و در نتيجه ، ارتقاى سطح عملكرد آن ها، اين است كه سازمان اهدافى بزرگ و عالى انتخاب كند، به طورى كه دستيابى به آن ها مشكل بوده و مستلزم تلاش بيش ترى باشد.
داشتن هدف هاى عالى و بزرگ در سازمان علاوه بر اين كه موجب افزايش ‍ انگيزش كاركنان سازمان مى شود، علامت رشد و بالندگى فرد و سازمان بوده و مبين آن است كه فرد يا سازمان تصميم گرفته است تا مسير تكامل و توسعه را بپيمايد؛ لذا مى تواند افتخار بزرگى محسوب شود؛ چنان كه حضرت على (ع ) فرمود:
ينبغى اءن يكون التفاخر بعلى الهمم ؛ ⁽⁸⁴⁾ سزاوار است كه تفاخر، در عالى بودن اهداف باشد.
همچنين آن حضرت در يكى ديگر از بيانات خود، اين نكته را مورد توجه قرار داده و مى فرمايد:
انما سراة الناس اولو الاخلام الرغيبة و الهمم الشريفة ؛ ⁽⁸⁵⁾ همانا بزرگان مردم ، صاحبان عقل هاى ژرف نگر و گسترده ، و دارندگان اهداف و همت هاى شريف هستند.
بيان اين نكته ضرورى است كه توصيه و سفارش امير مؤ منان على (ع ) در مورد داشتن اهداف عالى و بزرگ ، مخصوص و محدود به داشتن هدف هاى بزرگ دنيوى و مادى نيست ؛ بلكه يكى از مصاديق اصلى و قطعى آن ها، اهداف بزرگ و عالى معنوى و اخروى است ؛ چنان كه در برخى از سخنان ايشان ، به اين مهم تصريح شده است . آن حضرت مى فرمايد:
اجعل همك لآخرتك ؛ ⁽⁸⁶⁾ هدف خود را آخرتت قرار بده .
ب ) واضح و مشخص بودن
هدف يا اهدافى كه براى سازمان مشخص و تعيين مى شود، بايد تصريح و روشن باشد. وضوح و صراحت هدف ، به تعريف دقيق هدف از انجام كار بستگى دارد. به طور معمول ، صراحت به معناى بيان هدف در قالب عبارات روشن ، و در صورت امكان در قالب عبارات كمى مى باشد.
برخى از صاحب نظران مديريت ، مشخص و صريح نبودن هدف را يكى از مشكلات اساسى آن ها دانسته و معتقدند: يكى از رايج ترين ضعف هاى اهداف سازمانى ، اين است كه با عبارات خيلى كلى بيان مى شوند. ⁽⁸⁷⁾ بنابراين ، يكى از صفات و ويژگى هاى مهم هدف خوب و مؤ ثر، آن است كه كاملا روشن و صريح باشد؛ زيرا هدف ، تعيين كننده جهت حركت سازمان و مسير فعاليت هاى آن است ؛ و براى اين كه بتواند اين رسالت را به خوبى انجام دهد بايد به صورت واضح و روشن تبيين شود.
دقت در سيره مديريتى امام على (ع ) اين نكته را روشن مى كند كه آن حضرت همواره به اين مطلب توجه داشته است . چنان كه پيش از اين بيان شد، ايشان هر گاه كسى را به عنوان كارگزار منطقه اى انتخاب مى كرد، قبل از اعزام وى به منطقه مورد نظر، اهداف و انتظارات خود را به روشنى و با صراحت نوشته و در اختيار او مى گذاشت .
ج ) واقع بينانه بودن
يكى ديگر از ويژگى ها و خصوصيات مطلوب در اهداف ، واقع بينانه و قابل حصول بودن آن هاست . اهدافى كه براى سازمان انتخاب مى شوند، بايد به گونه اى باشند كه با امكانات و توانايى هاى سازمان تناسب داشته ، و امكان دستيابى به آن ها براى سازمان وجود داشته باشد.
درست است كه در تعيين اهداف بايستى هدف هاى بزرگ و عالى انتخاب شوند؛ ليكن نبايد اين اهداف خيالى و غيرواقعى باشند، به طورى كه دستيابى به آن ها غير ممكن بنمايد. اهداف انتخابى بايد در عين اين كه والا و بزرگ هستند، قابل دسترسى و امكان پذير بوده ، و با تلاش و كوشش - هر چند زياد - بتوان آن ها را به دست آورد.
تعيين و انتخاب اهداف غير قابل حصول ، و اهدافى كه دستيابى به آن ها با امكانات و توانايى هاى سازمان تناسب ندارد، علاوه بر اين كه سازمان را در رسيدن به هدف ها ناكام مى كنند، موجب گرفتار شدن سازمان در مشكلات و دشوارى ها شده و خطراتى را نيز براى آن به وجود خواهند آورد.
امير مؤ منان على (ع ) در مورد آثار سوء تعيين اهداف غير قابل دسترس ‍ مى فرمايد:
عشرة يفتنون اءنفسهم - الى اءن قال : - و الذى يطلب ما لا يدرك ؛ ⁽⁸⁸⁾ ده گروه خود را به رنج و بلا گرفتار مى سازند؛ تا اين كه فرمود:... و كسى در پى چيزى است كه دست نيافتنى باشد.
برخى از صاحب نظران مديريت ، معتقدند: گر چه اهداف بايد دشوار و چالشى باشند؛ ليكن بايد واقع بينانه و مناسب با منابع موجود نيز باشند. اگر اهداف خيلى دشوار بوده يا بدون توجه به محدوديت هاى محيطى ، يا استعدادها و توانمندى هاى مديريتى تعيين شوند، مديران و كاركنان دلسرد و نااميد شده ، و به سمت و سوى عملكرد ضعيف يا نامناسب هدايت مى شوند. ⁽⁸⁹⁾
بنابراين ، ضرورى است اهدافى كه سازمان براى خود انتخاب مى كند، واقع بينانه باشند؛ و در حقيقت با توجه به توانايى ها و امكانات تعيين گردند؛ زيرا اهدافى كه در تعيين آن ها، امكانات و توانايى هاى سازمان و مديران آن ، مورد توجه جدى قرار نگرفته باشد، نه تنها كمكى به رشد و پيشرفت سازمان نمى كنند، بلكه مى توانند مانعى بزرگ در راه حركت سازمان بوده و تاءثيرات منفى بر عملكرد سازمان داشته باشند.
2. پيش بينى  
دومين عنصر اصلى برنامه ريزى و يكى از مهم ترين محورهاى آن ، پيش ‍ بينى است .
برنامه ريزى بدون پيش بينى ، نتيجه موفق و مؤ ثرى در پى نخواهد داشت . از آن جا كه برنامه ريزى ، معطوف به آينده بوده و در حقيقت روشى منظم و معقول براى تعيين جهت حركت سازمان به سوى آينده به حساب مى آيد؛ قهرا پيش بينى ، يكى از بخش هاى اصلى و حياتى برنامه ريزى به ويژه برنامه ريزى جامع و استراتژيك سازمان مى باشد؛ چرا كه برنامه ريزى استراتژيك غالبا براى آينده دور و بلند مدت سازمان طراحى مى شود، لذا پيش بينى در آن و بروز بيش ترى پيدا مى كند.
پيش بينى ، مطالعه و حدس زدن اوضاع و شرايط آينده و محاسبه آن هاست ، و معمولا بر اطلاعات و آمار كنونى ، و بينش شخصى مديران در خصوص حوادث و رخدادهاى آينده مبتنى مى باشد.
امام على (ع ) در موارد متعددى بر اهميت و ضرورت پيش بينى و دور انديشى تاءكيد نموده و از دست زدن به كارهاى مختلف بدون دور انديشى ، ژرف نگرى و پيش بينى نهى كرده است . آن حضرت ، عاقبت انديشى را عامل اصلى و حيات نجات از گرفتارى ها و مشكلات طاقت فرساى آينده معرفى مى كند، و در يكى از بيانات نورانى خويش مى فرمايد:
الفكر فى العواقب يؤ من مكروه النوائب ؛ ⁽⁹⁰⁾ فكر در مورد پيامدها (ى هر كار) از حادثه ها و مصيبت هاى ناخوشايند ايمن مى سازد.
ضرورت پيش بينى و توجه به پيامد كارها، حكمى عقلى است ، و هر كس با مراجعه به خرد خويش به ضرورت آن پى خواهد برد. امير مؤ منان على (ع ) در يكى از سخنان ارزشمند خود، توجه به عواقب و پيامد كارها و پيش ‍ بينى آن ها قبل از دست زدن به اقدامات عملى را نشانه خردمندى دانسته و مى فرمايد:
حد العقل النظر فى العواقب و الرضا بما يجرى به القضاء ؛ ⁽⁹¹⁾ حد عقل و خردمندى ، آينده نگرى و رضايت به چيزى است كه طبق قضاى الهى اتفاق مى افتد.
سازمان ها رو به تكامل بوده و مديران و مسئولان سازمان ها همواره تلاش ‍ مى كنند تا كارآيى و اثر بخشى سازمان را افزايش داده و به رشد و توسعه لازم دست يابند. براى رسيدن به اين مقصود، فعاليت هاى متعددى در سازمان انجام مى شود؛ ليكن توجه به اين نكته ضرورى است كه قبل از انجام دادن هر گونه فعاليت ، به ويژه فعاليت هاى ابتكارى و نو، پيامدها و عواقب ناشى از آن فعاليت ، به خوبى پيش بينى شود تا اگر اثر بخشى ، كارآيى و توسعه سازمان را در پى داشت ، به اجرا و انجام آن اقدام شود؛ و اگر براى سازمان فايده اى نداشت و يا داراى پيامدى نامطلوب و غير مناسب براى سازمان بود، از انجام دادن آن خوددارى گردد؛ و يا به گونه اى برنامه ريزى شود كه پيامدهاى نامطلوب آن به حداقل رسيده و يا از بين برود. امام على (ع ) مى فرمايد:
اذا هممت باءمر فاجتنب ذميم العواقب فيه ؛ ⁽⁹²⁾ آن گاه كه تصميم به كارى گرفتى ، از پيامدهاى ناگوار آن بپرهيز.
فوايد پيش بينى  
سازمان همواره با مسائل و مشكلاتى رو به روست كه مديران و مسئولان سازمان بايد خود را براى موجهه و حل و فصل آن ها آماده كنند. بديهى است كه بهترين و مطمئن ترين راه براى حل مناسب و معقول مشكلات و مسائلى كه در آينده براى سازمان به وجود خواهند آمد، در ابتدا پيش ‍ بينى صحيح آن ها، و سپس انتخاب راه كار و روش مناسب و معقول براى مقابله با آن هاست . اگر مديران و مسئولان سازمان قبل از رو به رو شدن با هر گونه مشكل ، آن را پيش بينى كرده باشند، تلاش خواهند كرد كه از به وجود آمدن آن مشكل پيشگيرى نمايند؛ و چنانچه پيشگيرى از وقوع مشكل نيز غير ممكن بنمايد، سعى مى كنند كه راه كارها و راه حل هاى مناسبى براى مقابله اصولى و صحيح با مشكلات و حل و فصل آن ها در نظر بگيرند.
در صورتى كه مديران سازمان ، مشكلات و مسائل آينده را پيش بينى كرده و براى مقابله صحيح با آن ها روش هاى مناسبى در نظر گرفته باشند، هنگام بروز مشكلات خود را نباخته و سر در گم نخواهند شد؛ بلكه با اتخاذ راه حل هاى منطقى به حل آن ها خواهند پرداخت . امام على (ع ) اين نكته را تذكر داده و مى فرمايد:
لا يدهش عند البلاء الحازم ؛ ⁽⁹³⁾ دور انديش و آينده نگر، هنگام بلا و مصيبت سرگردان و مبهوت نمى ماند.
بى ترديد سازمان ها همواره با فرصت ها و تهديداتى مواجه هستند. هر سازمانى كه بتواند فرصت ها و تهديدات آينده را به خوبى پيش بينى كرده و نقاط قوت و ضعف خود و كاركنان را به صورت صحيح ارزيابى كند، از كاستى ها و نقص ها رهايى يافته و از مشكلات و تهديدات احتمالى به سلامت عبور خواهد كرد. على (ع ) در يكى از بيانات خود، ضمن توصيه به دور انديشى و توجه به پيامد كارها، اين مهم را سبب نجات از مشكلات و ناگوارى ها مى داند:
راقب العواقب تنج من المعاطب ؛ ⁽⁹⁴⁾ مراقب پيامدها باش ، تا از گرفتارى ها نجات يابى .
عوامل تاءثير گذار بر پيش بينى  
مديران سازمان ها به منظور دستيابى به پيش بينى هايى كه از دقت و صحت بيش ترى برخوردار باشند، بايستى عوامل تاءثير گذار بر پيش بينى را شناسايى كرده و از آن ها استفاده كنند؛ چرا كه پيش بينى همواره با در صدى از خطا و اشتباه همراه است . به منظور كاهش ميزان خطا و اشتباه ، لازم است علل و عوامل تاءثير گذار بر پيش بينى مورد توجه جدى آنان قرار بگيرد.
عوامل متعددى در روند پيش بينى مؤ ثر بوده و آن را تحت تاءثير قرار مى دهند. در اين جا تنها دو مورد از مؤ ثرترين عوامل تاءثير گذار بر پيش بينى مطرح و تبيين مى شود:
الف ) تجربه
از عوامل مهمى كه مى تواند پيش بينى را تحت تاءثير قرار داده و بر صحت و دقت آن بيفزايد، تجربه است ؛ زيرا گذشته ، چراغ راه آينده مى باشد و اصولا آينده از همان روندى تبعيت مى كند كه گذشته بر اساس آن شكل گرفته است . بنابراين ، وضعيت گذشته ، و تجربياتى كه از مسائل و موضوعات مربوط به گذشته به دست آمده است ، مى تواند به عنوان ملاك و معيارى براى ارزيابى آينده قرار بگيرد؛ و آينده و مسائل مربوط به آن ، بر اساس اطلاعات و آمار موجود از وضعيت گذشته ، پيش بينى شود.
حفظ تجربه هاى قبلى و استفاده مناسب و بجا از اطلاعات و آمار مربوط به گذشته ، ميزان صحت و دقت پيش بينى هاى مربوط به مسائل و موضوعات آينده سازمان را افزايش داده و اين امر احتمال خطا و اشتباه در پيش ‍ بينى ها
را كاهش مى دهد؛ در نتيجه مديران و مسئولان سازمان مى توانند تا حدود قابل توجهى به پيش بينى ها اعتماد كنند.
امام على (ع ) تجربه را موجب افزايش دور انديشى و ژرف نگرى ، معرفى كرده و مى فرمايد:
من يجرب يزدد حزما؛ ⁽⁹⁵⁾ هر كس كه تجربه كند، دور انديش تر مى شود.
از آن جا كه موفقيت سازمان در زمينه دستيابى به اهداف خود، در گرو اين است كه پيش بينى هاى نسبتا دقيق و صحيحى از مسائل آينده و تغيير و تحولات آن داشته باشد، و با توجه به اين كه يكى از راه هاى دستيابى به پيش بينى هاى صحيح و دقيق تر، استفاده از تجربيات و اطلاعات مربوط به گذشته مى باشد، ضرورى است كه مديران و برنامه ريزان با استفاده از تجربيات و توجه كافى به اطلاعات و آمار مربوط به گذشته ، براى موفقيت سازمان خود تلاش كنند.
امير مؤ منان حضرت على (ع ) اين نكته مهم را متذكر شده و مى فرمايد:
الظفر بالحزم و الحزم بالتجارب ؛ ⁽⁹⁶⁾ پيروزى و موفقيت به دور انديشى ، و دور انديشى به داشتن تجربه هاست .
بديهى است هر قدر تجربه بيش تر و اطلاعات ما از گذشته دقيق تر و كامل تر
باشد، پيش بينى ها دقيق تر و صحيح تر خواهد بود. البته اين نكته به معناى نفى احتمال خطا در پيش بينى ها نيست ؛ زيرا با وجود اطلاعات دقيق و كامل باز هم احتمال خطا را نمى توان صد در صد منتفى دانست .
بيان اين نكته ضرورى است كه لزوم استفاده از تجربه ، به استفاده از تجربيات خود فرد يا سازمان منحصر نمى گردد؛ بلكه بايد از تجربيات افراد و سازمان هاى ديگر، به ويژه سازمان هاى مشابه نيز استفاده كرد؛ و در پيش ‍ بينى هاى مربوط به سازمان ، آن ها را نيز به عنوان يكى از ملاك ها و معيارهاى پيش بينى مورد توجه قرار داد.
ب ) نظر كارشناسان
دومين عامل از عوامل اصلى كه تاءثير فراوانى بر پيش بينى ها دارد، و مى تواند ميزان صحت و دقت آن ها را افزايش دهد، نظر كارشناسان و متخصصان فن مى باشد. مديران و كسانى كه وظيفه برنامه ريزى را در سازمان ها بر عهده مى گيرند، بايستى نظرات افراد كارشناس و خبره ، و پيش ‍ بينى آن ها در مورد آينده و اتفاقات و رويدادهاى آن را جمع آورى كرده ؛ سپس نقطه نظرهاى آنان را به دقت ارزيابى كنند، و به عنوان اساس و مبناى پيش بينى در مورد مسائل آينده سازمان مورد توجه قرار دهند.
دو عامل مهم در استفاده از نظر كارشناسان و خبرگان ، بايد مورد توجه حدى قرار بگيرند، نخست آن كه افرادى برگزيده شوند كه در خصوص ‍ موضوع مورد نظر، واقعا كارشناس و صاحب نظر باشند، و ديگر آن كه از تجربه و تحليل و قضاوت كردن در مورد نظرات و پيشنهادهايى كه در مراحل اول ارائه مى شوند، به شدت اجتناب شود، تا افراد جراءت ابراز نظر پيدا كرده و از همرنگ شدن با جماعت ، و پنهان ساختن نظرات كارشناسى خود بپرهيزند.
امير مؤ منان على (ع ) به استفاده از نظرات كارشناسان و صاحب نظران و مشورت كردن با خردمندان سفارش كرده و مى فرمايد:
لا يستغنى الحازم اءبدا عن راءى سديد راجح ؛ ⁽⁹⁷⁾ انسان دور انديش هيچ گاه از نظر درست و برتر بى نياز نيست .
بنابراين ، مديران و همه كسانى كه وظيفه برنامه ريزى را در سازمان ها بر عهده دارند، براى اين كه بتوانند آينده و مسائل و مشكلات مربوط به آن را به خوبى پيش بينى نموده ، و بر اساس آن براى سازمان برنامه ريزى نمايند، لازم است كه از نظرات ديگران به ويژه افراد صاحب نظر و متخصص ‍ استفاده كنند و از خودراءيى و بسنده كردن به راءى و نظر خود اجتناب نمايند؛ چنان كه امام على (ع ) فرمود:
الحازم لا يستبد براءيه ؛ ⁽⁹⁸⁾ شخص دور انديش ، در راءى و نظر خود استبداد به خرج نمى دهد.
فصل سوم : تصميم گيرى 
تعريف تصميم گيرى  
هر يك از صاحب نظران و انديشمندان مديريت براى شناساندن تصميم گيرى ، تعريفى ارائه كرده اند كه اگر چه در ظاهر با هم متفاوت است ، ولى با دقت در هر يك از اين تعريف ها و مقايسه آن ها با يكديگر، اين نتيجه به دست مى آيد كه تصميم گيرى فرايندى است كه طى آن ، راه حلى مناسب و معقول از ميان راه حل ها و بديل هاى متفاوت ، انتخاب و گزينش ‍ مى شود. به منظور آشنايى با تعريف هاى صاحب نظران و نويسندگان از تصميم گيرى برخى از اين تعريف ها را بيان مى كنيم :
1. برخى از صاحب نظران مديريت ، تصميم گيرى را از اين گونه تعريف مى كنند: تصميم گيرى به معناى برگزيدن يك راه از ميان راه حل هاست . ⁽⁹⁹⁾
2. عده اى چنين اعتقاد دارند كه : تصميم گيرى فرايند شناسايى و گزينش ‍ يك روند كار براى حل يك مساءله مشخص است . ⁽¹⁰⁰⁾
3. برخى نيز در تعريف تصميم گيرى مى گويند: تصميم گيرى فرايندى را تشريح مى كند كه از طريق آن ، راه حل مساءله معينى انتخاب مى گردد. ⁽¹⁰¹⁾
بنابراين مى توان گفت كه تصميم گيرى ، انتخاب گزينه مناسب از ميان گزينه هاى مختلف است .
اهميت تصميم گيرى  
تصميم گيرى از اهميت زياد و جايگاه ويژه اى در مديريت برخوردار است ، تا جايى كه برخى از پژوهشگران و صاحب نظران برجسته ، مديريت و تصميم گيرى را هم معنا و مترادف دانسته و معتقدند كه مديريت چيزى جز تصميم گيرى نيست . از نظر اين دسته از محققين ، كانون اصلى مديريت را تصميم گيرى تشكيل مى دهد، و انجام دادن وظايفى چون برنامه ريزى ، سازماندهى و يا كنترل ، در حقيقت فرايندى جز تصميم گيرى درباره نحوه انجام دادن اين فعاليت ها نيست .
تصميم گيرى ، اصل و اساس وظايف مدير را تشكيل مى دهد؛ چرا كه اگر تعيين هدف ، سياستگذارى ، تعيين استراتژى ، تعيين قوانين و مقررات ، راه و روش كار، انتخاب و استخدام نيروى انسانى ، تعيين وظايف و مسئوليت اى كاركنان و همچنين سرپرستى و كنترل و ارزيابى عملكرد آن ها را از جمله وظايف مدير به شمار آوريم ؛ لازمه همه اين اقدامات تصميم گيرى است . بنابراين ، مى توان گفت :
تصميم گيرى ، پايه و اساس تمام وظايفى است كه مدير در سازمان انجام مى دهد.
برخى از صاحب نظران ، كيفيت مديريت را تابع كيفيت تصميم گيرى دانسته و معتقدند كه تصميم گيرى به تنهايى مهم ترين وظيفه مدير است ؛ زيرا كيفيت تصميم گيرى طرح و برنامه ها، اثر بخشى و كارآمدى استراتژى ها و كيفيت نتايجى كه از اعمال آن ها به دست مى آيد، همه تابع كيفيت تصميماتى است كه مدير اتخاذ مى كند.
اگر چه با هدفگذارى ، و تعيين سياست و ترسيم خط مشى هاى كلى ، مسيرى كه سازمان بايد بپيمايد، معين مى شود؛ ولى براى هدايت سازمان در طول اين مسير و براى رسيدن به مقصد، لازم است مدير تصميمات مهم و حياتى بسيارى اتخاذ نمايد تا ضمن بهره بردارى مناسب از امكانات و فرصت هاى به دست آمده ، از برخورد با موانع و تهديدها نيز مصونيت يابد.
تصميم گيرى ، در هماهنگ كردن فعاليت هاى سازمان در جهت اهداف آن نيز نقش مهمى دارد. بنابراين ، مديران معمولا تصميم گيرى را وظيفه اصلى خود به شمار مى آورند؛ زيرا براى آن ها بديهى است كه براى پيشبرد اهداف سازمان بايستى در پى اين باشند كه چه راهى را برگزينند، چه كارى را انجام دهند، چه كسى را ماءمور و مسئول چه كارى كنند، و كارها چگونه ، در كجا و در چه زمانى انجام شوند.
تصميم گيرى ، مفهومى فراگير بوده و منحصر به سازمان و مديريت نيست ؛ بلكه حضور يا دخالت مستقيم و غير مستقيم آن در بسيارى از زمينه ها، توجه محققان و دانشمندان را به خود جلب كرده است . هر كس در طول زندگى خود، تصميمات مختلف و گوناگونى مى گيرد؛ مثلا اين كه به كدام مدرسه برود، چه تحصيلاتى داشته باشد، چه حرفه و شغلى را انتخاب كند، چگونه تشكيل خانواده بدهد و موارد فراوان ديگر، از جمله تصميماتى است كه هر كس بايد اتخاذ نمايد؛ ولى تصميم گيرى در سازمان و مديريت ، از اهميت و جايگاه ويژه اى برخوردار مى باشد، و هميشه به عنوان بخشى جدايى ناپذير از مديريت ، در ادبيات مديريت مطرح بوده است .
از جمله مسائلى كه اهميت بحث تصميم گيرى در مديريت را نشان مى دهد، اين است كه تصميمات مديران مى تواند رفتار كاركنان سازمان را در جهت مطلوب تغيير داده و آن را عقلانى تر نمايد. به عبارت ديگر؛ تصميم مدير مى تواند عملكرد و رفتار سازمانى كاركنان را به سمتى هدايت كند كه با اهداف سازمان مطابقت و هماهنگى بيش ترى داشته باشد؛ چرا كه تصميمات مدير، بيانگر اهداف سازمان و منعكس كننده آن هاست . بنابراين ، تصميم گيرى مدير، به كاركنان كمك مى كند تا اين اهداف را بهتر دريابند. همچنين تصميمات مدير، رفتار عالى و نوع عملكردى را كه از افراد در مشاغل مختلف سازمانى انتظار مى رود، معين مى كند. ⁽¹⁰²⁾
مباحث مهم در تصميم گيرى و عناصر كليدى آن  
1. جمع آورى اطلاعات  
يكى از مباحث مهم در تصميم گيرى ، اطلاعات و ضرورت جمع آورى آن ها مى باشد.
زمانى مى توان تصميمى را مؤ ثر و مفيد دانست كه تصميم گيرنده ، هنگام اخذ تصميم ، اطلاعات لازم و مناسب در مورد مساءله مورد نظر را در اختيار داشته و به صورت بهينه از آن ها استفاده نمايد. اطلاعات ، حلقه اتصالى است كه همه عناصر تشكيل دهنده سازمان را به هم متصل مى كند تا فعاليت هاى سازمان با هماهنگى و انسجام بيش ترى انجام شوند؛ در نتيجه موفقيت و بقاى سازمان تضمين شود. امروزه نياز به اطلاعات از گذشته به مراتب بيش تر و ضرورى تر است ؛ چرا كه علل و عوامل تاءثير گذار بر مسائل بيش تر از گذشته مى باشد.
از عوامل مهم و تاءثير گذار بر مسائل مختلف ، محيط و پديده هاى محيطى است .
هنگام تصميم گيرى در مورد يك مساءله ، شناخت و بررسى پديده هاى محيطى تاءثير گذار بر آن ، و نيز بررسى تاءثيرات احتمالى ، آن ها از ضرورت هاى اوليه بوده ، و اثر بخش بودن و موفقيت تصميم گيرى در صورتى تاءمين خواهد شد كه محيط و پديده هاى محيطى آن مساءله به خوبى مورد بررسى قرار گرفته و تصميم مورد نظر با توجه به تاءثيرات محيط و پديده هاى مختلف محيطى اتخاذ شده باشد.
بنابراين ، تصميم گيرى ، به ويژه تصميم گيرى در سازمان بايد با توجه به محيط و بررسى عوامل و پديده هاى اثر گذار محيطى انجام شود. بديهى است كه شناخت محيط و بررسى عوامل محيطى نياز به در اختيار داشتن اطلاعات وسيع در اين زمينه دارد. به عنوان مثال ، عوامل محيطى كه ممكن است بر تصميم گيرى در مورد مسائل مختلف سازمان تاءثير گذار باشند عبارتند از: قوانين و مقررات دولت ، نگرش كاركنان ، برداشت ها و نظرات مختلف مشتريان يا مراجعه كنندگان ؛ همچنين فرهنگ ، باورها و انتظارات زيردستان و نيازهاى اجتماعى آنان ؛ و نيز عوامل و پديده هاى ديگرى كه برخى از آن ها ممكن است غير قابل پيش بينى باشند.
اطلاعات ، يكى از منابع اصلى و با ارزش سازمان بوده و از اهميت و جايگاه ويژه اى در سازمان به ويژه براى تصميم گيرى هاى سازمان برخوردار است . ضرورت در اختيار داشتن اطلاعات و ارزش ويژه آن در شرايط عدم اطمينان ، بيش تر نمايان شده ، و اين شرايط باعث مى شود تا مديران براى اتخاذ تصميمات مناسب ، و هدايت كردن سازمان در مسير مطلوب و مناسب ، تمام تلاش خود را در سمت و سوى دستيابى به اطلاعات لازم به كار گيرند.
همان گونه كه اشاره كرديم ، محيط و عوامل مختلف محيطى يكى از عناصر مهم و تاءثير گذار بر سازمان و تصميم گيرى هاى آن مى باشد. از طرف ديگر مى دانيم كه محيط و عوامل آن به سرعت در حال تغيير و تحول هستند و همچنين سازمان ها روز به روز توسعه پيدا كرده و پيچيده تر مى شوند. وجود اين مسائل باعث مى شود كه نياز مديران و تصميم گيرندگان در سازمان ها به اطلاعات افزايش يابد.
بر اين اساس ، ميزان موفقيت و اثر بخشى سازمان ها و مديران و مسئولان آن ها در فعاليت هاى مختلف از جمله تصميم گيرى و تعيين خط مشى ، به توانايى و خلاقيت آن ها در جمع آورى ، سازماندهى ، توزيع و كنترل اطلاعات بستگى فراوانى دارد تا آنان بتوانند در برابر محيطى بسيار پيچيده و در حال تغيير، و نيز عوامل تاءثير گذار محيطى ، واكنش مناسب نشان داده و تصميم هاى مؤ ثر و كارآمدى براى مسائل مختلف سازمان اتخاذ كنند.
سازمان ها و شركت هاى مختلف ، براى اين كه بتوانند فعاليت هاى مختلف خود به ويژه تصميم گيرى هاى خويش را به روز، كار آمد و اثر بخش نمايند، همواره تلاش مى كنند تا اطلاعات مورد نياز خود را به دست آورده و در اختيار مديران و مسئولان بخش هاى مختلف قرار دهند. بدين منظور در سازمان ها، سيستم دقيق و كارآمد اطلاعات طراحى و ايجاد مى شود. در گذشته كه سازمان ها ساده تر بود، و از پيچيدگى و تغيير و تحولات محيطى كم ترى برخوردار بودند، سيستم اطلاعاتى سازمان ها نيز ساده و بسيط بود؛ ليكن در سازمان هاى بزرگ و پيچيده امروزى ايجاد سيستم هاى دقيق ترى براى اين منظور ضرورى است . بدين منظور، تلاش هاى زيادى صورت گرفت و پيشرفت فراوانى نيز به دست آمد. با پيدايش رايانه - ابزارى كه مى تواند انبوهى از اطلاعات را جمع آورى و پردازش كند - طراحى سيستم اطلاعات مديريت به صورت فرايندى رسمى و يك رشته علمى و تحقيقاتى در آمد، و در نتيجه تحول اساسى و بنيادين در اين زمينه پديد آمد.
در بيانات و عملكرد امام على (ع ) جمع آورى اطلاعات و كسب اخبار در مورد مسائل مختلف ، از اهميت و جايگاهى ويژه برخوردار بوده است . آن حضرت در صورت نياز و ضرورت حكومت اسلامى براى كسب اخبار و جمع آورى اطلاعات ، نيروها و ماءموران ويژه اطلاعاتى را، به صورت ناشناس ، به نقاط مختلف مى فرستاد تا اطلاعات و اخبار لازم را در مورد افراد و گروه هاى گوناگون ، و نيز مسائل مربوط به آنان جمع آورى كرده و براى آن حضرت ارسال كنند، تا ايشان تصميمات لازم و مناسب را در مورد آن ها اتخاذ نمايد.
به عنوان نمونه مى توان از فردى به نام حصين بن مالك نام برد كه همراه معاويه بود و با امام على (ع ) مكاتبه مى كرد و اخبار و اطلاعات مربوط به معاويه را در اختيار آن حضرت قرار مى داد. ⁽¹⁰³⁾
البته ماءموران اطلاعاتى آن حضرت در شام ، منحصر به اين فرد نبود، و افراد متعددى اطلاعات و اخبار مربوط به معاويه را در اختيار امام على (ع ) قرار مى دادند. همچنين ماءموران اطلاعاتى آن حضرت تنها در شام نبودند، بلكه در همه مناطق پراكنده بودند، حتى در مناطق تحت كنترل خود آن حضرت نيز ماءمورانى از طرف ايشان اطلاعات و اخبار مربوط به آن منطقه ، خصوصا اخبار مربوط به كارگزاران آن حضرت در آن نواحى را جمع آورى و براى ايشان ارسال مى كردند.
از دلايل روشن اين نكته ، نامه هايى است كه آن حضرت به برخى از كارگزاران خويش نوشته است . دقت در اين نامه ها، بيانگر اين حقيقت است كه ايشان همواره عده اى را به عنوان ماءمور اطلاعاتى در نقاط مختلف معين مى نمود تا اطلاعات لازم را جمع آورى كرده و در اختيار آن حضرت قرار دهند. از جمله اين نامه ها، نامه اى است كه ايشان به مصقلة بن هبيرهى شيبانى ، كه از طرف ايشان فرماندار يكى از شهرهاى فارس بود، نوشته است .
قسمتى از نامه ، چنين است :
بلغنى عنك اءمر ان كنت فعلته فقد استخطت الهك و عصيت امامك ... ؛ ⁽¹⁰⁴⁾ در مورد تو گزارشى به من رسيده است كه اگر تو اين كار را انجام داده باشى ، پروردگارت را به خشم آورده و از امام خود نافرمانى كرده اى !....
همچنين آن حضرت به يكى ديگر از كارگزاران خويش مى نويسد:
فاذا انت فيما الى عنك لا تدع لهواك انقيادا و لا تبقى لآخرتك عتادا... ؛ ⁽¹⁰⁵⁾ حال به من خبر دادند كه تو در پيروى از هوا و هوس فرو گذار نمى كنى ، و براى آخرت خود چيزى باقى نمى گذارى !....
اين دو مورد - كه به عنوان نمونه بيان شد - بيانگر اين واقعيت است كه آن حضرت در مناطق مختلف ، ماءموران اطلاعاتى و افراد بسيارى داشت كه اطلاعات و اخبار مربوط به آن مناطق ، به ويژه اطلاعات مربوط به كارگزاران و حاكمان آن نقاط، را جمع آورى كرده و براى ايشان ارسال مى كردند، تا آن حضرت تصميمات لازم و مناسب را در مورد آنان اتخاذ نمايد.
الف ) ويژگى هاى اطلاعات مطلوب  
بدون شك ، اطلاعات يكى از عوامل مهم در مباحث مختلف خصوصا در فرايند تصميم گيرى و تعيين خط مشى است ؛ ليكن اين امر در صورتى مى تواند نقش اساسى خود را به خوبى ايفا كند كه داراى ويژگى هاى مهم اطلاعات ، كيفيت و دقت است . مديران و خط مشى گذاران سازمان ، هنگامى مى توانند در مورد مساءله اى درست و منطقى اتخاذ كنند كه اطلاعات كافى و دقيقى در مورد آن داشته باشند.
هر مقدار كه اطلاعات دقيق تر باشد، كيفيت آن بهتر بوده و مدير هنگام تصميم گيرى ، بيش تر مى تواند به آن اعتماد و تكيه كند. بنابراين ، براى اين كه اطلاعات ، سودمند و اثر بخش باشد، لازم است كه از دقت و صحت لازم برخوردار باشد، در غير اين صورت نمى توان هنگام تصميم گيرى به آن اعتماد نمود، و بر اساس آن خط مشى گذارى كرد.
اطلاعات علاوه بر صحيح و دقيق بودن ، بايد به موقع و به هنگام باشد. هنگام اتخاذ تصميم در مورد يك مساءله ، اطلاعات لازم در مورد آن بايستى به موقع و در زمان مناسب در اختيار مديران و تصميم گيران قرار گيرد، تا آنان بتوانند به صورت بهينه و مناسب از آن استفاده نمايند. اگر اطلاعات لازم به موقع و در زمانى كه مورد نياز است در اختيار مسئولان و خط مشى گذاران قرار نگيرد، ارزش و اهميت خود را از دست داده و كارآيى لازم را نخواهد داشت .
همچنين اطلاعات بايد مناسب و در حد نياز باشد. اطلاعات در صورت كارآيى لازم را خواهد داشت كه نه ناقص ، هر دو مشكل آفرين و مساءله ساز هستند؛ چرا كه اگر تمامى اطلاعات لازم در مورد يك مساءله جمع آورى نشود مديران و خط مشى گذاران سازمان نمى توانند با اعتماد به آن تصميم گيرى نمايند. همچنين اگر اطلاعات جمع آورى شده بيش از مقدار مورد نياز باشد، مديران و خط مشى گذاران با انبوهى از اطلاعات مواجه شده و توان استفاده بهينه از آن ها را نخواهند داشت . بنابراين ، لازم است كه سيستم اطلاعاتى به گونه اى طراحى و به كار گرفته شود كه اطلاعات مورد نياز مديران را به صورت جامع ، مختصر، گويا و سازمان يافته در اختيار آنان بگذارد تا آن ها نيز بتوانند در كم ترين زمان ممكن از آن اطلاعات استفاده نمايند.
از ديگر ويژگى هاى اطلاعات مناسب و اثر بخش ، مرتبط بودن آن هاست . اطلاعات و اخبارى كه به مديران و مسئولان داده مى شود، بايد با حوزه كارى آنان و نيز مساءله اى كه بايد در زمينه آن تصميم گيرى كنند، ارتباط و تناسب داشته باشد. شايد بتوان اين نكته را از اين سخن امام على (ع ) استفاده كرد:
و اقصر راءيك على ما يعنيك ؛ ⁽¹⁰⁶⁾ توجه و نظرات را تنها به امورى كه به تو مربوط است محدود كن .
بر اين اساس ، لازم است سيستم اطلاعاتى به گونه اى طراحى شود كه تنها اطلاعات مرتبط را در اختيار افراد قرار دهد، و از دادن اطلاعات بى ارتباط و نامناسب اجتناب نمايد. سرگرم شدن افراد به اطلاعات غير مرتبط مقدارى از وقت آنان را اشغال كرده و آنان را از پرداختن به وظايف اصلى شان باز مى دارد.
ب ) سيره عملى امام على (ع ) در جمع آورى اطلاعات  
امام على (ع ) توجه خاصى به شناخت دقيق مسائل و جمع آورى اطلاعات لازم در مورد آن ها داشت ، و آن گاه كه مى خواست در مورد مساءله اى تصميم بگيرد، آن را به دقت سنجيده و جوانب مختلف و زواياى گوناگون و عواقب و پيامدهاى احتمالى آن را مورد بررسى قرار مى داد؛ و هنگامى كه مساءله به خوبى براى آن حضرت تبيين مى شد، تصميم لازم و مناسب را در مورد آن اتخاذ مى كرد. آن حضرت در يكى از خطبه هاى خود، نحوه تصميم گيرى در مورد يك مساءله را اين گونه بيان مى كند:
و لقد ضربت اءنف هذا الامر و عينه ، و قلبت ظهره و بطنه فلم اءرلى فيه الا القتال او الكفر بما جاء محمد صلى الله عليه ؛ ⁽¹⁰⁷⁾ من اين كار (مناسبات خود با معاويه ) را به خوبى بررسى كرده و سنجيدم ؛ و درون و برون ، و پشت و روى آن را ژرف ديدم ؛ به اين نتيجه رسيدم كه راهى جز جنگ كردن و يا كافر شدن نسبت به آنچه محمد - كه درود خدا بر او باد - آورده است ، ندارم .
همچنين در يكى ديگر از خطبه ها، فرايند تصميم گيرى خويش را اين گونه بيان مى فرمايد:
و قد قلبت هذا الامر بطنه و ظهره حتى منعنى النوم فما وجدتنى يسعنى الا قتالهم او الجحود بما جاء به محمد صلى الله عليه و آله و سلم ، فكانت معالجة القتال اهون على من معالجة العقاب ، و موتات الدنيا اهون على من موتات الآخرة ؛ ⁽¹⁰⁸⁾ اين مساءله را زير و رو كردم ، و همه جهاتش را سنجيدم ، تا جايى كه خواب را از چشمانم ربود؛ ديدم چاره اى نيست جز اين كه يا با آنان به مبارزه برخيزم ؛ و يا آنچه را محمد - كه درود و سلام خدا بر او باد - آورده است ، انكار كنم . تن به جنگ دادن آسان تر است از اين كه تن به كيفر پروردگار دهم ؛ و از دست رفتن دنيا و رنج اين جهان ، برايم سهل تر از كيفر آن جهان و از دست رفتن آخرت است .
همچنين آن بزرگوار در دوران كوتاه حكومت و مديريت خويش ، عده اى را ماءموريت مى داد تا از اوضاع دشمن و يا از عملكرد كارگزاران خود، اطلاعاتى كسب كرده و گزارش آن را به اطلاع آن حضرت برسانند. علاوه بر اين ، به كارگزاران خويش سفارش مى كرد كه همواره عده اى را براى جمع آورى اطلاعات در نظر بگيرند.
از مواردى كه بيانگر حساسيت آن حضرت در مورد اطلاعات و تلاش براى به دست آوردن آن مى باشد، ماجراى خريت بن راشد است . خريت كه يكى از سران خوارج بود، بعد از جنگ صفين و مساءله حكميت ، عليه حكومت امام على (ع ) دست به شورش زد و به مدائن ، و از آن جا به منطقه اهواز و فارس رفت ؛ عده اى را كشت ، و عشاير بنى ناجيه را تحريك و با خود هماهنگ كرد. وى به آن ها مى گفت كه لازم نيست زكات اموال خود را بپردازند! لذا عده اى از آن ها كه مسلمان شده بودند، مرتد گرديده و كارگزار حضرت على (ع ) در عمان به نام حلو بن عوف ازدى را به قتل رساندند.
امام على (ع ) در ابتداى خروج خريت ، از وضعيت او مطلع نبود؛ لذا طى بخش نامه اى به كارگزاران خويش چنين نوشت :
بسم الله الرحمن الرحيم . من عبدالله على امير المؤ منين الى من قراء كتابى هذا من العمال ، اما بعد فان رجالا لنا عندهم بيعة خرجوا هرابا فنظنهم خرجوا نحو بلاد البصرة ، فاسئل عنهم اءهل بلادك و اجعل عليهم العيون فى كل ناحية من اءرضك ثم اكتب الى بما ينتهى اليك عنهم ؛ ⁽¹⁰⁹⁾ به نام خداوند بخشنده مهربان . از بنده خدا، على امير مؤ منان به تمام كارگزارانى كه اين نامه را مى خوانند! اما بعد: گروهى از مردان كه بايد از ما پيروى مى كردند، فرار كرده كه ما گمان مى كنيم به طرف بصره حركت كرده اند. از مردم شهر خود سؤ ال كنيد، ماءموران مخفى در هر ناحيه از منطقه خود بگماريد و در صورتى كه خبرى به شما رسيد، آن را به من گزارش كنيد!.
مالك بن كعب يكى از كارگزاران آن حضرت ، وقتى اين بخش نامه را دريافت كرد، طى نامه اى به ايشان اطلاع داد كه آن ها از منطقه عين التمر عبور كرده اند. بر اساس اين اطلاع امام على (ع ) معقل بن قيس را همراه دو هزار نفر در تعقيب او و يارانش فرستاد. ⁽¹¹⁰⁾